Є відрядження, без яких на будмайданчику не обійтися. Огляд об’єкта, технічна перевірка, координація з бригадами не можуть бути замінені екраном.
А є інші поїздки.
Ті, що здійснюються, щоб передати документ, отримати підпис, привезти оновлену копію креслення, перевірити чекліст або запитати в офісі, яка версія є останньою.
Те саме стосується паперу. Проблема не в тому, щоб друкувати, коли це потрібно. Проблема виникає тоді, коли ми продовжуємо друкувати, бо процес не дає нам змоги працювати інакше.
Саме тут цифровізація будівництва стає значно більшою, ніж технологічний вибір. Вона може стати практичним способом усунути зайві етапи, зменшити дублювання інформації та краще поєднати офіс, будмайданчик, підрядників і постачальників.
У цьому посібнику розглянемо, з чого почати, яких помилок уникати та як виміряти, чи дає зміна реальну перевагу.
Прихована вартість: проблема не в папері, а в усьому, що навколо нього відбувається
Вартість аркуша A4 незначна.
А вартість процесу навколо нього може бути значно більшою.
Документ готують в офісі, друкують, передають відповідальній особі, використовують на об’єкті, а потім архівують.
Потім з’являється редакція.
Потрібно створити нову копію, повідомити про зміни й переконатися, що попередню більше не використовують.
Якщо інформацію потрібно фізично доставити на будмайданчик, додаються також час у дорозі, пальне та час працівника, якому це доручено.
Отже, реальна вартість складається з:
- часу підготовки;
- повторного друку;
- пошуку правильних версій;
- відряджень, яких можна уникнути;
- телефонних перевірок;
- можливих помилок через застарілу інформацію.
Якісна цифровізація означає усунення цих етапів, а не просте перетворення аркуша на PDF.
Переломний момент: цифровізація та сталість починаються з однієї проблеми
Операційну ефективність і сталість часто представляють як два різні проєкти.
Насправді багато дій можуть працювати на обидві цілі.
Зменшення повторного друку означає менше паперу та витратних матеріалів.
Відмова від поїздки, здійсненої лише для обміну документацією, означає економію часу й водночас уникнення переміщення.
Цей напрям також визнаний на європейському рівні. Construction Transition Pathway Європейської Комісії визначає зелений і цифровий переходи як два центральні напрями для підвищення конкурентоспроможності, стійкості та сталості будівельного сектору.
Однак для МСП важливо уникати гасел.
Спочатку вимірюють використання паперу, відрядження та ручні операції.
Потім змінюють процес.
Нарешті вимірюють знову.
Перший ефективний крок: визначити, що досі друкується
Протягом тижня нічого не змінюйте.
Рахуйте.
Записуйте, які документи друкують і навіщо.
Наприклад:
- креслення;
- чеклісти;
- щоденні звіти;
- протоколи;
- замовлення;
- документи для підписання;
- сертифікати;
- документацію, яку використовують бригади.
Щодо кожного друку запитайте себе:
він справді потрібен на папері чи ми друкуємо його, бо простої альтернативи ще немає?
Ця відмінність принципова.
Другий крок: визначити поїздки, які насправді не потребують присутності людини
Так само проаналізуйте відрядження.
Не враховуйте огляди, координацію чи інші дії, які справді потребують фізичної присутності.
Зосередьтеся на поїздках, здійснених переважно для:
- отримання документації;
- передавання оновлених копій;
- отримання підпису;
- перевірки інформації, яка могла б бути доступною дистанційно;
- отримання фотографій або звітів;
- передавання інформації між будмайданчиком та офісом.
З екологічного погляду ця тема також важлива. За даними European Environment Agency, у 2023 році на автомобільний транспорт припадало близько 73% викидів парникових газів транспортного сектору в Європейському Союзі.
Звичайно, окреме підприємство впливає на цей показник лише незначною мірою.
Але уникнених кілометрів — простий, конкретний і вимірюваний показник.
Цифровий чекліст: невелика зміна, яка добре демонструє принцип
Візьмімо дуже просту щоденну операцію.
Операційний чекліст друкують, заповнюють, підписують і зберігають.
Натомість цифрову версію можна заповнювати безпосередньо з планшета або смартфона, за потреби додаючи фотографії та інші корисні елементи.
Після завершення вона залишається пов’язаною з відповідним замовленням і правильною датою.
Перевага полягає не лише у відмові від аркуша.
Вона також усуває:
- ручний збір;
- перенесення до офісу;
- фізичне архівування, коли воно не потрібне;
- подальший пошук у різних папках.
Саме така цифровізація має цікавити МСП: менше етапів для отримання того самого або кращого результату.
Дорога помилка №1: цифровізувати все одночасно
Якщо підприємство досі використовує багато паперу, може виникнути спокуса відмовитися від усього за кілька днів.
Зазвичай у цьому немає потреби.
Натомість я почав би з трьох процесів, які породжують найбільше:
- друку;
- переміщень;
- запитів на роз’яснення;
- дублювань.
Цифровізуйте їх.
Вимірюйте.
Потім вирішуйте, за що братися далі.
Неефективний процес не стає кращим лише тому, що його перенесли на екран.
Дорога помилка №2: замінити папір п’ятьма різними застосунками
Існує форма фрагментації, ще гірша за паперову: цифрова фрагментація.
Застосунок для обліку присутності.
Хмарна папка для документів.
WhatsApp для комунікацій.
Excel для бюджету.
Інше програмне забезпечення для завдань.
Кожен інструмент може працювати бездоганно.
Але хтось усе одно має переносити інформацію з одного до іншого.
Саме для зменшення цієї проблеми виникло поняття Construction Operating System: не обов’язково інструмент, який замінює все, а середовище, у якому основна операційна інформація може перебувати в одному контексті.
Дорога помилка №3: назавжди залишити цифрові та паперові процеси
На етапі переходу нормально, що стара й нова системи співіснують.
Проблема виникає, коли цей етап ніколи не завершується.
Бригада заповнює цифровий документ.
А потім усе одно друкує копію.
Офіс зберігає файл у новій системі, а також у старій папці.
У результаті цифровізація не усунула роботу.
Вона подвоїла її.
Тому для кожної процедури потрібно визначити, коли нове джерело стає офіційним, звичайно з дотриманням усіх конкретних вимог, що можуть застосовуватися до відповідної документації.
Цифрові документи: організувати їх — одне, зберігати відповідно до вимог — інше
Важливо не плутати ці два рівні.
Збереження документа в хмарі може зробити його доступнішим.
Але це автоматично не означає виконання всіх можливих юридичних вимог щодо підпису, чинності, зберігання чи пред’явлення.
Залежно від документа й контексту можуть застосовуватися різні правила.
Тому операційна цифровізація має спрощувати щоденну роботу, не перетворюючись на загальну обіцянку автоматичної відповідності вимогам.
Безпека: менше паперу не означає менше обов’язків
Той самий принцип діє і щодо безпеки.
Краща доступність документів та інформації може допомогти організації.
Однак вона не замінює оцінювання ризиків, навчання, інструктаж, засоби індивідуального захисту, нагляд та інші передбачені обов’язки.
Міністерство праці та соціальної політики узагальнює основні обов’язки роботодавця, а також розрізняє делеговані та неделеговані завдання.
Технологія може зробити організацію інформації ефективнішою. Вона не передає відповідальність.
Залучайте будмайданчик: якщо процес повільніший, люди повернуться до паперу
Цифровізацію часто проєктують в офісі.
Але працювати вона має на об’єкті.
Якщо пошук документа на планшеті потребує десяти кроків, керівник будмайданчика й надалі телефонуватиме.
Якщо заповнення цифрового чекліста займає більше часу, ніж паперового, його сприйматимуть як додаткову роботу.
Тому кожну процедуру має випробувати той, хто реально нею користуватиметься.
Ефективне навчання має зосереджуватися на реальних діях:
- відкрити правильний документ;
- заповнити чекліст;
- завантажити фотографію;
- зареєструвати присутність;
- повідомити про зміну.
Решта може зачекати.
Практичний метод: цифровізувати пілотний будівельний об’єкт
Для МСП я б почав лише з одного будмайданчика.
Потім обрав би три потоки:
- документи;
- чеклісти або операційні звіти;
- комунікації між об’єктом та офісом.
Протягом 30 днів я вимірював би:
- кількість роздруківок;
- кілометри, подолані виключно для обміну документами;
- час, необхідний для пошуку документа;
- кількість повторних друків через редакції;
- повторні запити на ту саму інформацію.
Через місяць ви матимете результат, значно корисніший за загальний відсоток, прочитаний в інтернеті:
реальні дані вашого підприємства.
Вимірювати сталість, не перетворюючи її на маркетинг
Якщо ви хочете розповідати і про екологічну користь, почніть із надзвичайно простих показників.
- аркуші, надруковані до і після;
- уникнені повторні друки;
- усунені кілометри;
- документи, опрацьовані виключно в цифровому форматі;
- адміністративні відрядження, які більше не потрібні.
Лише після збору цих даних має сенс перетворювати їх на комунікацію.
Європейський будівельний сектор саме рухається до більшої інтеграції цифрового та екологічного переходів; Європейська Комісія й надалі визначає ці два напрями як частини однієї трансформації галузі.
Сталість стає переконливішою, коли її можна виміряти.
Реалістичний приклад: МСП, яке перестає возити документи туди й назад
Уявімо невелике підприємство з трьома партнерами, кількома працівниками та двома активними будмайданчиками.
Щотижня один із відповідальних працівників здійснює кілька поїздок між офісом і об’єктом.
Деякі з них необхідні.
Інші переважно потрібні для передавання документів, отримання звітів або перевірки інформації.
Підприємство обирає пілотний об’єкт і переводить в онлайн чеклісти, щоденні звіти та операційні документи, які використовуються найчастіше.
Через місяць воно порівнює:
скільки роздруківок було усунуто;
які поїздки більше не були потрібні;
скільки часу витрачається на пошук документів;
які проблеми залишилися.
Ми не обіцяємо скорочення на 50%, 70% чи 80%.
Правильний результат — той, який підприємство виміряло у власному процесі.
Де з’являється Construction Operating System
Навіть цифровізація самих документів уже може створювати цінність.
Але будмайданчик містить набагато більше інформації.
Люди.
Етапи.
Присутність.
Комунікації.
Бюджет.
Постачальники.
Коли кожен із цих типів інформації існує в окремому застосунку, є ризик замінити папір новими цифровими ізольованими системами.
Поняття Construction Operating System намагається вирішити саме цю проблему: створити середовище, у якому інформація може перебувати в одному операційному контексті.
Щоб порівняти різні моделі, можна також переглянути посібник про програмне забезпечення для управління будмайданчиками.
Як Edil-Up вписується в цей шлях
Edil-Up розвивається саме в цьому напрямі.
Мета полягає не просто в перетворенні паперових документів на файли.
Йдеться про те, щоб будмайданчики, етапи, співробітники, ролі й дозволи, документи, присутність і комунікації поступово працювали в одному операційному середовищі.
Для будівельних компаній це означає можливість почати з конкретної потреби — наприклад, управління документацією — і згодом розширити процес, не змінюючи обов’язково інструмент щоразу, коли виникає нова потреба.
Цінність не слід вимірювати кількістю доступних функцій.
Її слід вимірювати кількістю зайвих етапів, які нам вдалося усунути.
Щоб дізнатися більше про бачення, відвідайте також сторінку, присвячену проєкту Edil-Up.
Простий розрахунок: скільки сьогодні коштує нецифровізація?
Почніть зі звичайного тижня.
Підсумуйте:
- години, витрачені на друк, збір і архівування;
- години на пошук або перевірку документів;
- час неминучих відряджень;
- вартість відповідних поїздок за кілометражем;
- можливий повторний друк або переробки через неправильні версії.
Потім помножте результат на кількість робочих тижнів.
Ви не отримаєте ідеально точну фінансову оцінку.
Але отримаєте порядок величини, набагато корисніший за просту річну вартість програмного забезпечення.
Практичний чекліст: почати цього тижня
- Визначити три документи або процеси, які створюють найбільше паперу.
- Порахувати відрядження, здійснені переважно для обміну інформацією.
- Обрати один пілотний будмайданчик.
- Визначити офіційне джерело для цифровізованих документів.
- Встановити прості ролі та дозволи.
- Навчати людей безпосередньо на пристрої, яким вони користуватимуться.
- Після початкового перехідного етапу уникати подвійної реєстрації.
- Вимірювати папір, кілометри та заощаджений час щонайменше 30 днів.
Висновок: найкраща цифровізація — та, яку перестають помічати
Хороша цифровізація не повинна змушувати будмайданчик постійно говорити про цифровізацію.
Вона має просто спрощувати роботу.
Менше документів для перевезення.
Менше копій для повторного друку.
Менше поїздок, здійснених лише для передавання інформації.
Менше часу на з’ясування, яку версію використовувати.
Більше часу на координацію людей, розв’язання проблем і просування роботи.
Справжня цифровізація будівництва починається не тоді, коли ми усуваємо папір. Вона починається тоді, коли ми усуваємо причину, через яку були змушені ним користуватися.
Ті, хто хоче порівняти різні підходи, можуть також переглянути альтернативи для управління будмайданчиком.
Команда Edil-Up
