Es gibt Dienstfahrten, die auf der Baustelle unverzichtbar sind. Eine Ortsbesichtigung, eine technische Prüfung oder die Abstimmung mit den Teams lassen sich nicht durch einen Bildschirm ersetzen.
Und dann gibt es die anderen Fahrten.
Fahrten, die unternommen werden, um ein Dokument zu übergeben, eine Unterschrift einzuholen, eine aktualisierte Zeichnungskopie zu bringen, eine Checkliste zu prüfen oder im Büro nachzufragen, welche Version die aktuellste ist.
Dasselbe gilt für Papier. Das Problem ist nicht, bei Bedarf zu drucken. Das Problem entsteht, wenn wir weiterdrucken, weil der Prozess uns keine andere Arbeitsweise ermöglicht.
Hier wird die Digitalisierung im Bauwesen zu weit mehr als einer Technologieentscheidung. Sie kann zu einer konkreten Möglichkeit werden, unnötige Arbeitsschritte zu beseitigen, doppelte Informationen zu reduzieren und Büro, Baustelle, Unternehmen und Lieferanten besser miteinander zu verbinden.
In diesem Leitfaden zeigen wir, wo Sie beginnen können, welche Fehler Sie vermeiden sollten und wie Sie messen, ob die Veränderung einen echten Vorteil bringt.
Die versteckten Kosten: Nicht das Papier ist das Problem, sondern alles, was damit zusammenhängt
Die Kosten für ein A4-Blatt sind vernachlässigbar.
Die Kosten des Prozesses rund um dieses Blatt können deutlich höher sein.
Ein Dokument wird im Büro erstellt, gedruckt, an die verantwortliche Person übergeben, vor Ort verwendet und anschließend archiviert.
Dann kommt eine neue Version.
Eine neue Kopie muss erstellt, die Änderung kommuniziert und sichergestellt werden, dass die vorherige Version nicht weiter verwendet wird.
Wenn die Information physisch zur Baustelle gebracht werden muss, kommen außerdem Reisezeit, Kraftstoff und die Verfügbarkeit der beauftragten Person hinzu.
Die tatsächlichen Kosten setzen sich daher zusammen aus:
- Vorbereitungszeit;
- Nachdrucken;
- Suche nach den richtigen Versionen;
- vermeidbaren Dienstfahrten;
- Telefonaten zur Überprüfung;
- möglichen Fehlern durch veraltete Informationen.
Eine gute Digitalisierung bedeutet, diese Arbeitsschritte zu beseitigen – nicht einfach nur ein Blatt in eine PDF-Datei umzuwandeln.
Der Wendepunkt: Digitalisierung und Nachhaltigkeit beginnen beim selben Problem
Operative Effizienz und Nachhaltigkeit werden häufig als zwei unterschiedliche Projekte dargestellt.
Tatsächlich können viele Maßnahmen beide Ziele unterstützen.
Weniger Nachdrucke bedeuten einen geringeren Verbrauch von Papier und Verbrauchsmaterialien.
Eine Fahrt zu vermeiden, die ausschließlich dem Dokumentenaustausch dient, bedeutet Zeit zu gewinnen und gleichzeitig eine Fahrt einzusparen.
Diese Richtung ist auch auf europäischer Ebene anerkannt. Der Construction Transition Pathway der Europäischen Kommission benennt den grünen und den digitalen Wandel als zentrale Wege, um den Bausektor wettbewerbsfähiger, resilienter und nachhaltiger zu machen.
Für ein KMU ist es jedoch wichtig, Schlagworte zu vermeiden.
Zuerst werden Papierverbrauch, Dienstfahrten und manuelle Tätigkeiten gemessen.
Dann wird der Prozess verändert.
Anschließend wird erneut gemessen.
Der erste wirksame Schritt: Erfassen, was noch gedruckt wird
Ändern Sie eine Woche lang nichts.
Zählen Sie.
Notieren Sie, welche Dokumente gedruckt werden und warum.
Zum Beispiel:
- Zeichnungen;
- Checklisten;
- Tagesberichte;
- Protokolle;
- Bestellungen;
- zu unterzeichnende Dokumente;
- Zertifikate;
- von den Teams verwendete Dokumentation.
Fragen Sie sich bei jedem Ausdruck:
Wird er wirklich auf Papier benötigt, oder drucken wir ihn, weil es noch keine einfache Alternative gibt?
Diese Unterscheidung ist entscheidend.
Der zweite Schritt: Fahrten ermitteln, für die tatsächlich keine Person erforderlich ist
Führen Sie dieselbe Übung für Dienstfahrten durch.
Berücksichtigen Sie keine Ortsbesichtigungen, Abstimmungen oder Tätigkeiten, die tatsächlich physische Anwesenheit erfordern.
Konzentrieren Sie sich auf Fahrten, die überwiegend dazu dienen:
- Unterlagen abzuholen;
- aktualisierte Kopien zu liefern;
- eine Unterschrift einzuholen;
- Informationen zu prüfen, die aus der Ferne verfügbar sein könnten;
- Fotos oder Berichte abzuholen;
- Informationen zwischen Baustelle und Büro zu übertragen.
Auch aus ökologischer Sicht ist das Thema relevant. Nach Angaben der European Environment Agency entfielen 2023 etwa 73 % der Treibhausgasemissionen des Verkehrssektors in der Europäischen Union auf den Straßenverkehr.
Ein einzelnes Unternehmen trägt natürlich nur in sehr geringem Maße zu dieser Gesamtsumme bei.
Doch vermiedene Kilometer sind ein einfacher, konkreter und messbarer Indikator.
Die digitale Checkliste: Eine kleine Veränderung, die das Prinzip anschaulich macht
Nehmen wir eine ganz einfache tägliche Tätigkeit.
Eine operative Checkliste wird gedruckt, ausgefüllt, unterschrieben und aufbewahrt.
Die digitale Version kann dagegen direkt auf einem Tablet oder Smartphone ausgefüllt und bei Bedarf um Fotos und andere hilfreiche Elemente ergänzt werden.
Nach dem Abschluss bleibt sie dem richtigen Auftrag und Datum zugeordnet.
Der Vorteil besteht nicht nur darin, das Blatt einzusparen.
Entfallen können auch:
- das manuelle Einsammeln;
- der Transport ins Büro;
- die physische Archivierung, wenn sie nicht erforderlich ist;
- die spätere Suche in verschiedenen Ordnern.
Genau diese Art der Digitalisierung sollte für ein KMU interessant sein: weniger Arbeitsschritte für dasselbe oder ein besseres Ergebnis.
Teurer Fehler Nr. 1: Alles gleichzeitig digitalisieren
Wenn ein Unternehmen noch viel Papier verwendet, kann die Versuchung groß sein, innerhalb weniger Tage alles abzuschaffen.
Das ist selten notwendig.
Ich würde stattdessen mit den drei Prozessen beginnen, die am meisten erzeugen:
- Ausdrucke;
- Fahrten;
- Rückfragen;
- Doppelarbeit.
Diese werden digitalisiert.
Dann wird gemessen.
Erst danach wird entschieden, was als Nächstes angegangen wird.
Ein ineffizienter Prozess wird nicht allein dadurch besser, dass er auf einen Bildschirm übertragen wird.
Teurer Fehler Nr. 2: Papier durch fünf verschiedene Anwendungen ersetzen
Es gibt eine noch problematischere Form der Fragmentierung als die auf Papier: die digitale Fragmentierung.
Eine App für die Zeiterfassung.
Ein Cloud-Ordner für Dokumente.
WhatsApp für die Kommunikation.
Excel für das Budget.
Eine weitere Software für Aufgaben.
Jedes einzelne Tool kann einwandfrei funktionieren.
Trotzdem muss jemand Informationen von einem Tool in das andere übertragen.
Genau zur Verringerung dieses Problems entstand das Konzept des Construction Operating System: nicht unbedingt ein Tool, das alles ersetzt, sondern eine Umgebung, in der zentrale operative Informationen denselben Kontext teilen können.
Teurer Fehler Nr. 3: Digitale und papierbasierte Prozesse dauerhaft parallel führen
Während einer Übergangsphase ist es normal, dass altes und neues System nebeneinander bestehen.
Problematisch wird es, wenn diese Phase nie endet.
Das Team füllt das digitale Dokument aus.
Dann wird trotzdem eine Kopie ausgedruckt.
Das Büro speichert die Datei im neuen System und zusätzlich im alten Ordner.
Dann hat die Digitalisierung keine Arbeit beseitigt.
Sie hat sie verdoppelt.
Für jedes Verfahren muss daher festgelegt werden, wann die neue Quelle zur offiziellen Quelle wird – selbstverständlich unter Einhaltung etwaiger besonderer Pflichten, die für die betreffende Dokumentation gelten.
Digitale Dokumente: Sie zu organisieren ist etwas anderes, als sie regelkonform aufzubewahren
Es ist wichtig, diese beiden Ebenen nicht zu verwechseln.
Das Speichern eines Dokuments in der Cloud kann den Zugriff erleichtern.
Es bedeutet jedoch nicht automatisch, dass alle etwaigen rechtlichen Anforderungen an Unterschrift, Gültigkeit, Aufbewahrung oder Vorlage erfüllt sind.
Je nach Dokument und Kontext können unterschiedliche Regeln gelten.
Die operative Digitalisierung sollte die tägliche Arbeit daher vereinfachen, ohne sich in ein allgemeines Versprechen automatischer Konformität zu verwandeln.
Sicherheit: Weniger Papier bedeutet nicht weniger Pflichten
Dasselbe Prinzip gilt für die Sicherheit.
Eine bessere Verfügbarkeit von Dokumenten und Informationen kann die Organisation unterstützen.
Sie ersetzt jedoch weder die Gefährdungsbeurteilung noch Schulungen, Unterweisungen, persönliche Schutzausrüstung, Aufsicht oder andere vorgeschriebene Pflichten.
Das Ministerium für Arbeit und Sozialpolitik fasst die wichtigsten Pflichten des Arbeitgebers zusammen und unterscheidet auch zwischen delegierbaren und nicht delegierbaren Aufgaben.
Technologie kann die Organisation von Informationen effizienter machen. Sie überträgt keine Verantwortung.
Die Baustelle einbeziehen: Wenn der Prozess langsamer ist, kehren die Menschen zum Papier zurück
Die Digitalisierung wird häufig im Büro geplant.
Sie muss jedoch vor Ort funktionieren.
Wenn das Abrufen eines Dokuments auf dem Tablet zehn Schritte erfordert, wird der Bauleiter weiterhin anrufen.
Wenn das Ausfüllen einer digitalen Checkliste länger dauert als bei der Papierfassung, wird sie als zusätzliche Arbeit wahrgenommen.
Deshalb sollte jedes Verfahren von den Personen getestet werden, die es tatsächlich nutzen.
Eine wirksame Schulung sollte sich auf echte Tätigkeiten konzentrieren:
- das richtige Dokument öffnen;
- eine Checkliste ausfüllen;
- ein Foto hochladen;
- eine Anwesenheit erfassen;
- eine Änderung mitteilen.
Alles Weitere kann später folgen.
Die praktische Methode: Ein Pilotprojekt digitalisieren
Für ein KMU würde ich mit einer einzigen Baustelle beginnen.
Anschließend würde ich drei Abläufe auswählen:
- Dokumente;
- Checklisten oder operative Berichte;
- Kommunikation zwischen Baustelle und Büro.
30 Tage lang würde ich messen:
- die Zahl der Ausdrucke;
- die ausschließlich für den Dokumentenaustausch gefahrenen Kilometer;
- die für das Auffinden eines Dokuments benötigte Zeit;
- die Zahl der Nachdrucke aufgrund von Überarbeitungen;
- wiederholte Anfragen nach derselben Information.
Nach einem Monat haben Sie ein deutlich nützlicheres Ergebnis als einen allgemeinen Prozentsatz aus dem Internet:
die tatsächlichen Daten Ihres Unternehmens.
Nachhaltigkeit messen, ohne sie in Marketing zu verwandeln
Wenn Sie auch über den ökologischen Nutzen sprechen möchten, würde ich mit äußerst einfachen Kennzahlen beginnen.
- vorher und nachher gedruckte Blätter;
- vermiedene Nachdrucke;
- eingesparte Kilometer;
- ausschließlich digital bearbeitete Dokumente;
- nicht mehr erforderliche Verwaltungsfahrten.
Erst nachdem diese Daten erfasst wurden, lohnt es sich, sie in Kommunikation zu übersetzen.
Der europäische Bausektor bewegt sich gerade in Richtung einer stärkeren Verbindung des digitalen und des ökologischen Wandels; die Europäische Kommission bezeichnet diese beiden Wege weiterhin als Bestandteile ein und derselben Transformation der Branche.
Nachhaltigkeit wird glaubwürdiger, wenn sie messbar ist.
Ein realistisches Beispiel: Das KMU, das aufhört, Dokumente hin und her zu transportieren
Stellen wir uns ein kleines Unternehmen mit drei Gesellschaftern, einigen Beschäftigten und zwei aktiven Baustellen vor.
Jede Woche unternimmt eine der verantwortlichen Personen mehrere Fahrten zwischen Büro und Baustelle.
Einige sind unverzichtbar.
Andere dienen hauptsächlich dazu, Dokumente zu übergeben, Berichte abzuholen oder Informationen zu prüfen.
Das Unternehmen wählt eine Pilotbaustelle aus und stellt Checklisten, Tagesberichte sowie die am häufigsten verwendeten operativen Dokumente online bereit.
Nach einem Monat vergleicht es:
wie viele Ausdrucke entfallen sind;
welche Fahrten nicht mehr erforderlich waren;
wie viel Zeit für die Suche nach Dokumenten aufgewendet wird;
welche Probleme bestehen geblieben sind.
Wir versprechen keine Reduzierung um 50 %, 70 % oder 80 %.
Das richtige Ergebnis ist das, welches das Unternehmen in seinem eigenen Prozess gemessen hat.
Wo ein Construction Operating System ins Spiel kommt
Schon die Digitalisierung von Dokumenten allein kann einen Mehrwert schaffen.
Die Baustelle enthält jedoch viele weitere Informationen.
Personen.
Phasen.
Anwesenheiten.
Kommunikation.
Budget.
Lieferanten.
Wenn jede dieser Informationen in einer separaten Anwendung lebt, besteht das Risiko, Papier lediglich durch neue digitale Silos zu ersetzen.
Das Konzept des Construction Operating System versucht genau dieses Problem zu lösen: eine Umgebung zu schaffen, in der Informationen denselben operativen Kontext teilen können.
Um verschiedene Modelle zu vergleichen, können Sie auch den Leitfaden zu Software für die Baustellenverwaltung konsultieren.
Wie Edil-Up in diesen Weg passt
Edil-Up wird genau in diese Richtung entwickelt.
Das Ziel besteht nicht einfach darin, Papierdokumente in Dateien umzuwandeln.
Es geht darum, dass Baustellen, Phasen, Mitarbeitende, Rollen und Berechtigungen, Dokumente, Anwesenheiten und Kommunikation schrittweise in derselben operativen Umgebung zusammenarbeiten können.
Für Bauunternehmen bedeutet das, mit einem konkreten Bedarf – etwa der Dokumentenverwaltung – beginnen und den Prozess später erweitern zu können, ohne bei jedem neuen Bedarf zwangsläufig das Tool wechseln zu müssen.
Der Wert sollte nicht an der Zahl der verfügbaren Funktionen gemessen werden.
Er sollte an der Zahl der unnötigen Arbeitsschritte gemessen werden, die wir beseitigen können.
Wenn Sie mehr über die Vision erfahren möchten, können Sie auch die Seite zum Edil-Up-Projekt besuchen.
Einfache Berechnung: Was kostet es uns heute, nicht zu digitalisieren?
Sie können mit einer normalen Woche beginnen.
Addieren Sie:
- Stunden für Drucken, Sammeln und Archivieren;
- Stunden für die Suche oder Prüfung von Dokumenten;
- Zeit für vermeidbare Dienstfahrten;
- kilometerabhängige Kosten der entsprechenden Fahrten;
- mögliche Nachdrucke oder Nacharbeiten aufgrund falscher Versionen.
Multiplizieren Sie das Ergebnis anschließend mit der Zahl der Arbeitswochen.
Sie erhalten keine perfekte finanzielle Bewertung.
Sie erhalten jedoch eine Größenordnung, die deutlich nützlicher ist als die reinen jährlichen Softwarekosten.
Praktische Checkliste: Diese Woche beginnen
- Die drei Dokumente oder Prozesse ermitteln, die am meisten Papier erzeugen.
- Die Fahrten zählen, die hauptsächlich dem Informationsaustausch dienen.
- Eine einzige Pilotbaustelle auswählen.
- Eine offizielle Quelle für digitalisierte Dokumente festlegen.
- Einfache Rollen und Berechtigungen definieren.
- Die Mitarbeitenden direkt am Gerät schulen, das sie verwenden werden.
- Nach der anfänglichen Übergangsphase doppelte Erfassungen vermeiden.
- Papier, Kilometer und eingesparte Zeit mindestens 30 Tage lang messen.
Fazit: Die beste Digitalisierung ist die, die nicht mehr auffällt
Eine gute Digitalisierung sollte die Baustelle nicht dazu zwingen, ständig über Digitalisierung zu sprechen.
Sie sollte die Arbeit einfach leichter machen.
Weniger Dokumente, die transportiert werden müssen.
Weniger Kopien, die nachgedruckt werden müssen.
Weniger Fahrten, die nur dem Übertragen von Informationen dienen.
Weniger Zeit für die Frage, welche Version verwendet werden soll.
Mehr Zeit für die Koordination von Menschen, die Lösung von Problemen und den Fortschritt der Arbeiten.
Die echte Digitalisierung im Bauwesen beginnt nicht, wenn wir das Papier beseitigen. Sie beginnt, wenn wir den Grund beseitigen, aus dem wir es verwenden mussten.
Wer verschiedene Ansätze vergleichen möchte, kann auch die Alternativen für die Baustellenverwaltung konsultieren.
Das Edil-Up-Team
