Neka su putovanja na gradilište neophodna. Obilazak, tehnička provjera i koordinacija s ekipama ne mogu se zamijeniti zaslonom.
A tu su i ostala putovanja.
Ona koja se poduzimaju kako bi se dostavio dokument, pribavio potpis, donijela ažurirana kopija nacrta, provjerio kontrolni popis ili u uredu pitalo koja je posljednja dostupna verzija.
Isto vrijedi i za papir. Problem nije u tome da se nešto ispiše kada je potrebno. Problem nastaje kada nastavljamo ispisivati zato što nam postupak ne omogućuje da radimo drukčije.
Upravo tu digitalizacija graditeljstva postaje mnogo više od tehnološkog izbora. Može postati konkretan način za uklanjanje nepotrebnih koraka, smanjenje dupliciranja informacija i bolju povezanost ureda, gradilišta, izvođača i dobavljača.
U ovom vodiču razmatramo odakle krenuti, koje pogreške izbjeći i kako izmjeriti donosi li promjena stvarnu korist.
Skriveni trošak: nije riječ o papiru, već o svemu što se oko njega događa
Trošak jednog lista A4 papira zanemariv je.
Trošak postupka koji ga okružuje može biti mnogo veći.
Dokument se priprema u uredu, ispisuje, predaje odgovornoj osobi, koristi na terenu, a zatim arhivira.
Zatim stiže revizija.
Treba izraditi novu kopiju, obavijestiti o promjeni i pobrinuti se da se prethodna verzija više ne koristi.
Ako informaciju treba fizički donijeti na gradilište, tome se pridružuju vrijeme putovanja, gorivo i dostupnost osobe zadužene za taj zadatak.
Stvarni trošak zato čine:
- vrijeme potrebno za pripremu;
- ponovni ispisi;
- traženje ispravnih verzija;
- putovanja koja se mogu izbjeći;
- pozivi radi provjere;
- moguće pogreške nastale zbog zastarjelih informacija.
Kvalitetna digitalizacija znači ukloniti te korake, a ne samo pretvoriti list papira u PDF.
Prekretnica: digitalizacija i održivost počinju rješavanjem istog problema
Operativna učinkovitost i održivost često se predstavljaju kao dva različita projekta.
U stvarnosti mnoge aktivnosti mogu pridonijeti i jednom i drugom cilju.
Manje ponovnih ispisa znači manju potrošnju papira i potrošnog materijala.
Izbjegavanje putovanja poduzetog isključivo radi razmjene dokumentacije znači uštedu vremena, ali i izbjegavanje vožnje.
Takav je smjer prepoznat i na europskoj razini. Put tranzicije za građevinski sektor Europske komisije (Construction Transition Pathway) prepoznaje zelenu i digitalnu tranziciju kao dva ključna smjera za veću konkurentnost, otpornost i održivost građevinskog sektora.
Za malo i srednje poduzeće važno je, međutim, izbjeći prazne slogane.
Najprije izmjerite potrošnju papira, putovanja i ručne aktivnosti.
Zatim promijenite postupak.
Na kraju ponovno izmjerite rezultate.
Prvi učinkovit korak: evidentirajte što se još uvijek ispisuje
Tjedan dana nemojte ništa mijenjati.
Brojite.
Zabilježite koji se dokumenti ispisuju i zašto.
Primjerice:
- nacrti;
- kontrolni popisi;
- dnevni izvještaji;
- zapisnici;
- narudžbe;
- dokumenti za potpisivanje;
- certifikati;
- dokumentacija koju koriste ekipe.
Za svaki ispis zapitajte se:
treba li nam doista papir ili ispisujemo zato što još ne postoji jednostavna alternativa?
Ta je razlika ključna.
Drugi korak: utvrdite za koja putovanja osoba doista nije potrebna
Istu analizu provedite i za putovanja.
Nemojte uzimati u obzir obilaske, koordinaciju ni aktivnosti koje doista zahtijevaju fizičku prisutnost.
Usredotočite se na putovanja koja se uglavnom poduzimaju radi:
- preuzimanja dokumentacije;
- dostave ažuriranih kopija;
- pribavljanja potpisa;
- provjere informacija koje bi mogle biti dostupne na daljinu;
- preuzimanja fotografija ili izvještaja;
- prijenosa informacija između gradilišta i ureda.
Tema je važna i s okolišnog gledišta. Prema Europskoj agenciji za okoliš, cestovni promet 2023. činio je oko 73 % emisija stakleničkih plinova iz prometnog sektora u Europskoj uniji.
Pojedinačno poduzeće, naravno, utječe na taj ukupni iznos samo u vrlo maloj mjeri.
No izbjegnuti kilometri jednostavan su, konkretan i mjerljiv pokazatelj.
Digitalni kontrolni popis: mala promjena koja dobro pokazuje načelo
Razmotrimo vrlo jednostavan svakodnevni zadatak.
Operativni kontrolni popis ispisuje se, ispunjava, potpisuje i pohranjuje.
Digitalnu verziju, pak, voi ispuniti izravno na tabletu ili pametnom telefonu, uz mogućnost dodavanja fotografija i drugih korisnih materijala.
Nakon ispunjavanja ostaje povezana s odgovarajućim radnim nalogom i datumom.
Prednost nije samo uklanjanje papira.
Uklanjaju se i:
- ručno prikupljanje;
- prijevoz u ured;
- fizičko arhiviranje kada nije potrebno;
- naknadno pretraživanje različitih mapa.
To je vrsta digitalizacije koja bi trebala zanimati malo i srednje poduzeće: manje koraka za isti ili bolji rezultat.
Skupa pogreška br. 1: digitalizirati sve istodobno
Ako poduzeće još uvijek mnogo koristi papir, može doći u iskušenje da ga se riješi u samo nekoliko dana.
To je rijetko potrebno.
Umjesto toga, krenuo bih od triju postupaka koji stvaraju najviše:
- ispisa;
- putovanja;
- zahtjeva za pojašnjenjem;
- dupliciranja.
Digitalizirajte te postupke.
Izmjerite rezultate.
Zatim odlučite čime ćete se pozabaviti sljedeće.
Neučinkovit postupak neće se poboljšati samo zato što je prebačen na zaslon.
Skupa pogreška br. 2: zamijeniti papir s pet različitih aplikacija
Postoji oblik fragmentacije koji je čak i gori od papirnatog: digitalna fragmentacija.
Aplikacija za evidenciju prisutnosti.
Mapa u oblaku za dokumente.
WhatsApp za komunikaciju.
Excel za proračun.
Još jedan softver za zadatke.
Svaki alat može savršeno funkcionirati.
No netko i dalje mora prenositi informacije iz jednog alata u drugi.
Upravo je radi smanjenja tog problema nastao koncept Construction Operating Systema: ne nužno alata koji zamjenjuje sve ostalo, nego okruženja u kojem se ključne operativne informacije mogu povezati u istom kontekstu.
Skupa pogreška br. 3: zauvijek zadržati i digitalne i papirnate postupke
Tijekom prijelaznog razdoblja normalno je da stari i novi sustav postoje usporedno.
Problem nastaje kada to razdoblje nikada ne završi.
Ekipa ispunjava digitalni dokument.
Zatim ipak ispisuje kopiju.
Ured sprema datoteku u novi sustav, ali i u staru mapu.
U tom slučaju digitalizacija nije uklonila posao.
Udvostručila ga je.
Za svaki postupak stoga treba utvrditi kada novi izvor postaje služben, uz, naravno, poštovanje svih posebnih obveza koje se mogu primjenjivati na dotičnu dokumentaciju.
Digitalni dokumenti: jedno je organizirati ih, a drugo čuvati ih u skladu s propisima
Važno je ne miješati te dvije razine.
Pohrana dokumenta u oblaku može ga učiniti dostupnijim.
To ne znači automatski da su ispunjeni svi mogući pravni zahtjevi u pogledu potpisa, valjanosti, čuvanja ili predočavanja dokumenta.
Ovisno o dokumentu i kontekstu, mogu se primjenjivati različita pravila.
Zato operativna digitalizacija treba pojednostaviti svakodnevni rad, a ne prerasti u općenito obećanje automatske usklađenosti.
Sigurnost: manje papira ne znači manje obveza
Isto načelo vrijedi i za sigurnost.
Lakša dostupnost dokumenata i informacija može pomoći organizaciji.
Međutim, ona ne zamjenjuje procjenu rizika, osposobljavanje, uvježbavanje, osobnu zaštitnu opremu, nadzor ni druge propisane obveze.
Ministarstvo rada i socijalne politike sažima glavne obveze poslodavca te razlikuje i delegabilne obveze od onih koje se ne mogu delegirati.
Tehnologija može učiniti organizaciju informacija učinkovitijom. Ne prenosi odgovornost na drugoga.
Uključite gradilište: ako je postupak sporiji, ljudi će se vratiti papiru
Digitalizacija se često osmišljava u uredu.
No mora funkcionirati na terenu.
Ako je za pronalaženje dokumenta na tabletu potrebno deset koraka, voditelj gradilišta nastavit će zvati telefonom.
Ako ispunjavanje digitalnog kontrolnog popisa traje dulje nego papirnatog, doživljavat će se kao dodatni posao.
Zato svaki postupak treba isprobati s osobama koje će ga doista koristiti.
Učinkovito osposobljavanje trebalo bi se usredotočiti na stvarne zadatke:
- otvaranje ispravnog dokumenta;
- ispunjavanje kontrolnog popisa;
- učitavanje fotografije;
- evidentiranje prisutnosti;
- obavještavanje o promjeni.
Ostalo može pričekati.
Praktična metoda: digitalizirajte probni projekt
Malom i srednjem poduzeću preporučio bih da krene s jednim gradilištem.
Zatim bih odabrao tri procesa:
- dokumente;
- kontrolne popise ili operativne izvještaje;
- komunikaciju između gradilišta i ureda.
Tijekom 30 dana mjerio bih:
- broj ispisa;
- kilometre prijeđene isključivo radi razmjene dokumentacije;
- vrijeme potrebno za pronalaženje dokumenta;
- broj ponovnih ispisa zbog revizija;
- ponovljene upite za istom informacijom.
Nakon mjesec dana imat ćete rezultat mnogo korisniji od općenitog postotka pročitanog na internetu:
stvarne podatke svojeg poduzeća.
Mjerenje održivosti bez pretvaranja u marketing
Ako želite prikazati i korist za okoliš, krenuo bih od vrlo jednostavnih pokazatelja.
- broj listova ispisanih prije i nakon promjene;
- izbjegnuti ponovni ispisi;
- uklonjeni kilometri;
- dokumenti obrađeni isključivo digitalno;
- administrativna putovanja koja više nisu potrebna.
Tek nakon prikupljanja tih podataka ima smisla pretvoriti ih u komunikacijske poruke.
Europski građevinski sektor kreće se upravo prema boljem povezivanju digitalne i zelene tranzicije; Europska komisija i dalje te dvije putanje navodi kao dijelove iste preobrazbe sektora.
Održivost postaje vjerodostojnija kada je možemo izmjeriti.
Realističan primjer: malo i srednje poduzeće prestaje prenositi dokumente s mjesta na mjesto
Zamislimo malo poduzeće s tri suvlasnika, nekoliko zaposlenika i dva aktivna gradilišta.
Svaki tjedan jedan od odgovornih obavlja nekoliko putovanja između sjedišta i gradilišta.
Neka su neophodna.
Druga služe uglavnom za dostavu dokumenata, preuzimanje izvještaja ili provjeru informacija.
Poduzeće odabire probno gradilište i postavlja na internet kontrolne popise, dnevne izvještaje i najčešće korištene operativne dokumente.
Nakon mjesec dana uspoređuje:
koliko je ispisa uklonjeno;
koja putovanja više nisu bila potrebna;
koliko se vremena troši na pronalaženje dokumenata;
koji su problemi ipak ostali.
Ne obećavamo smanjenje od 50 %, 70 % ili 80 %.
Ispravan je rezultat onaj koji poduzeće izmjeri na vlastitom postupku.
Uloga Construction Operating Systema
Sama digitalizacija dokumenata već može donijeti korist.
No na gradilištu postoji mnogo drugih informacija.
Ljudi.
Faze.
Prisutnost.
Komunikacija.
Proračuni.
Dobavljači.
Kada se svaka od tih informacija nalazi u zasebnoj aplikaciji, postoji opasnost da papir zamijenimo novim digitalnim silosima.
Koncept Construction Operating Systema nastoji riješiti upravo taj problem: stvoriti okruženje u kojem se informacije mogu povezati u istom operativnom kontekstu.
Za usporedbu različitih modela možete pogledati i vodič za softver za upravljanje gradilištima.
Kako se Edil-Up uklapa u taj proces
Edil-Up razvija se upravo u tom smjeru.
Cilj nije samo pretvoriti papirnate dokumente u datoteke.
Cilj je omogućiti da gradilišta, faze, suradnici, uloge i dozvole, dokumenti, evidencije prisutnosti i komunikacija postupno budu smješteni u istom operativnom okruženju.
Za građevinska poduzeća to znači da mogu krenuti od konkretne potrebe — primjerice upravljanja dokumentacijom — i kasnije proširiti postupak bez potrebe da svaki put mijenjaju alat kada se pojavi nova potreba.
Vrijednost se ne bi trebala mjeriti brojem dostupnih funkcija.
Treba je mjeriti brojem nepotrebnih koraka koje uspijemo ukloniti.
Više o toj viziji možete saznati i na stranici posvećenoj projektu Edil-Up.
Jednostavan izračun: koliko nas danas stoji to što ne digitaliziramo?
Možete krenuti od uobičajenog radnog tjedna.
Zbrojite:
- sate utrošene na ispis, prikupljanje i arhiviranje;
- sate provedene u traženju ili provjeravanju dokumenata;
- vrijeme utrošeno na putovanja koja se mogu izbjeći;
- trošak prijeđenih kilometara na tim putovanjima;
- moguće ponovne ispise ili ponovljene radove zbog pogrešnih verzija.
Zatim rezultat pomnožite s brojem radnih tjedana.
Nećete dobiti savršenu financijsku procjenu.
No dobit ćete mnogo korisniju okvirnu procjenu od same godišnje cijene softvera.
Praktični kontrolni popis: krenite ovaj tjedan
- Utvrdite koja tri dokumenta ili postupka stvaraju najviše papira.
- Prebrojite putovanja koja se uglavnom poduzimaju radi razmjene informacija.
- Odaberite samo jedno probno gradilište.
- Odredite službeni izvor za digitalizirane dokumente.
- Jasno definirajte uloge i dozvole.
- Osposobite ljude izravno na uređaju koji će koristiti.
- Izbjegavajte dvostruko evidentiranje nakon početne prijelazne faze.
- Najmanje 30 dana mjerite potrošnju papira, kilometre i ušteđeno vrijeme.
Zaključak: najbolja je digitalizacija ona koja se prestaje primjećivati
Dobra digitalizacija ne bi trebala tjerati gradilište da neprestano govori o digitalizaciji.
Trebala bi jednostavno olakšati rad.
Manje dokumenata za prijevoz.
Manje kopija za ponovno ispisivanje.
Manje putovanja poduzetih samo radi prijenosa informacija.
Manje vremena utrošenog na utvrđivanje verzije koju treba koristiti.
Više vremena za koordinaciju ljudi, rješavanje problema i napredovanje radova.
Prava digitalizacija graditeljstva ne počinje uklanjanjem papira. Počinje uklanjanjem razloga zbog kojeg smo ga morali koristiti.
Ako želite usporediti različite pristupe, pogledajte i alternative za upravljanje gradilištem.
Tim Edil-Up
