Są wyjazdy, które na budowie są niezbędne. Wizja lokalna, kontrola techniczna czy koordynacja z ekipami nie mogą zostać zastąpione ekranem.
Są jednak także inne podróże.
Te odbywane po to, by dostarczyć dokument, uzyskać podpis, przywieźć aktualną kopię rysunku, sprawdzić checklistę albo zapytać w biurze, która wersja jest najnowsza.
To samo dotyczy papieru. Problemem nie jest drukowanie wtedy, gdy jest potrzebne. Problem pojawia się, gdy nadal drukujemy, ponieważ proces nie pozwala nam pracować inaczej.
Właśnie wtedy cyfryzacja budownictwa staje się czymś więcej niż wyborem technologicznym. Może stać się konkretnym sposobem na eliminowanie zbędnych etapów, ograniczenie powielania informacji i lepsze połączenie biura, budowy, wykonawców oraz dostawców.
W tym poradniku pokazujemy, od czego zacząć, jakich błędów unikać i jak sprawdzić, czy zmiana przynosi rzeczywistą korzyść.
Ukryty koszt: problemem nie jest papier, lecz wszystko, co dzieje się wokół niego
Koszt jednej kartki A4 jest pomijalny.
Koszt procesu, który jej towarzyszy, może być znacznie wyższy.
Dokument jest przygotowywany w biurze, drukowany, przekazywany osobie odpowiedzialnej, wykorzystywany na budowie, a następnie archiwizowany.
Potem pojawia się kolejna wersja.
Trzeba przygotować nową kopię, poinformować o zmianie i upewnić się, że poprzednia nie jest już używana.
Jeśli informację trzeba fizycznie dostarczyć na budowę, dochodzą także czas podróży, paliwo i dostępność osoby, której to powierzono.
Rzeczywisty koszt obejmuje więc:
- czas przygotowania;
- dodruki;
- wyszukiwanie właściwych wersji;
- wyjazdy, których można uniknąć;
- telefony weryfikacyjne;
- ewentualne błędy wynikające z nieaktualnych informacji.
Dobra cyfryzacja oznacza eliminowanie tych etapów, a nie samo przekształcenie kartki w PDF.
Punkt zwrotny: cyfryzacja i zrównoważony rozwój zaczynają się od tego samego problemu
Efektywność operacyjna i zrównoważony rozwój są często przedstawiane jako dwa różne projekty.
W rzeczywistości wiele działań może wspierać oba cele.
Ograniczenie dodruków oznacza mniejsze zużycie papieru i materiałów eksploatacyjnych.
Uniknięcie podróży odbywanej wyłącznie w celu wymiany dokumentacji oznacza odzyskanie czasu, a jednocześnie uniknięcie przejazdu.
Ten kierunek jest również uznawany na poziomie europejskim. Construction Transition Pathway Komisji Europejskiej wskazuje zieloną i cyfrową transformację jako dwa kluczowe kierunki zwiększania konkurencyjności, odporności i zrównoważonego charakteru sektora budowlanego.
Dla MŚP ważne jest jednak unikanie sloganów.
Najpierw mierzy się zużycie papieru, liczbę wyjazdów i czynności wykonywanych ręcznie.
Następnie zmienia się proces.
Na końcu ponownie wykonuje się pomiar.
Pierwszy skuteczny krok: zmapować to, co nadal jest drukowane
Przez tydzień niczego nie zmieniajcie.
Liczcie.
Zapisujcie, jakie dokumenty są drukowane i dlaczego.
Na przykład:
- rysunki;
- checklisty;
- raporty dzienne;
- protokoły;
- zamówienia;
- dokumenty do podpisu;
- certyfikaty;
- dokumentacja wykorzystywana przez ekipy.
Przy każdym wydruku zapytajcie siebie:
czy naprawdę potrzebujemy go na papierze, czy drukujemy go dlatego, że nie istnieje jeszcze prosta alternatywa?
To rozróżnienie ma kluczowe znaczenie.
Drugi krok: wskazać podróże, które w rzeczywistości nie wymagają obecności człowieka
Wykonajcie takie samo ćwiczenie w przypadku wyjazdów.
Nie uwzględniajcie wizji lokalnych, koordynacji ani działań, które rzeczywiście wymagają fizycznej obecności.
Skupcie się na podróżach odbywanych głównie w celu:
- odbioru dokumentacji;
- dostarczenia aktualnych kopii;
- uzyskania podpisu;
- sprawdzenia informacji, które mogłyby być dostępne zdalnie;
- odebrania zdjęć lub raportów;
- przekazania informacji między budową a biurem.
Temat jest istotny również z punktu widzenia środowiska. Według European Environment Agency w 2023 roku transport drogowy odpowiadał za około 73% emisji gazów cieplarnianych sektora transportu w Unii Europejskiej.
Pojedyncza firma ma oczywiście tylko minimalny wpływ na tę sumę.
Ale uniknięte kilometry są prostym, konkretnym i mierzalnym wskaźnikiem.
Cyfrowa checklista: mała zmiana, która dobrze pokazuje tę zasadę
Weźmy bardzo prostą codzienną czynność.
Checklista operacyjna jest drukowana, wypełniana, podpisywana i przechowywana.
Jej cyfrową wersję można natomiast wypełniać bezpośrednio na tablecie lub smartfonie, w razie potrzeby dołączając zdjęcia i inne przydatne elementy.
Po zakończeniu pozostaje ona przypisana do właściwego zlecenia i daty.
Korzyść nie polega wyłącznie na wyeliminowaniu kartki.
Eliminujemy także:
- ręczne zbieranie;
- transport do biura;
- fizyczne archiwizowanie, gdy nie jest konieczne;
- późniejsze wyszukiwanie w różnych folderach.
To właśnie taki rodzaj cyfryzacji powinien interesować MŚP: mniej etapów do uzyskania tego samego lub lepszego rezultatu.
Kosztowny błąd nr 1: cyfryzować wszystko jednocześnie
Jeśli firma nadal korzysta z dużej ilości papieru, może pojawić się pokusa, by wyeliminować go w ciągu kilku dni.
Rzadko jest to konieczne.
Zacząłbym natomiast od trzech procesów, które generują najwięcej:
- wydruków;
- przemieszczania się;
- próśb o wyjaśnienia;
- duplikatów.
To je cyfryzujemy.
Mierzymy.
Dopiero potem decydujemy, czym zająć się w następnej kolejności.
Nieefektywny proces nie staje się lepszy tylko dlatego, że przeniesiono go na ekran.
Kosztowny błąd nr 2: zastąpić papier pięcioma różnymi aplikacjami
Istnieje forma rozdrobnienia jeszcze gorsza niż papierowa: fragmentacja cyfrowa.
Aplikacja do ewidencji obecności.
Folder w chmurze na dokumenty.
WhatsApp do komunikacji.
Excel do budżetu.
Inne oprogramowanie do zadań.
Każde narzędzie może działać doskonale.
Mimo to ktoś nadal musi przenosić informacje z jednego do drugiego.
Właśnie po to, by ograniczyć ten problem, powstała koncepcja Construction Operating System: niekoniecznie narzędzia zastępującego wszystko, lecz środowiska, w którym najważniejsze informacje operacyjne mogą współdzielić ten sam kontekst.
Kosztowny błąd nr 3: utrzymywać cyfrowy i papierowy obieg bez końca
W okresie przejściowym normalne jest współistnienie starego i nowego systemu.
Problem zaczyna się wtedy, gdy ten etap nigdy się nie kończy.
Ekipa wypełnia dokument cyfrowy.
Potem i tak drukuje kopię.
Biuro zapisuje plik w nowym systemie, a także w starym folderze.
Wtedy cyfryzacja nie wyeliminowała pracy.
Podwoiła ją.
Dlatego dla każdej procedury trzeba ustalić, kiedy nowe źródło staje się źródłem oficjalnym, oczywiście z uwzględnieniem ewentualnych szczególnych obowiązków dotyczących danej dokumentacji.
Dokumenty cyfrowe: czym innym jest ich organizacja, a czym innym przechowywanie zgodne z wymogami
Ważne jest, by nie mylić tych dwóch poziomów.
Zapisanie dokumentu w chmurze może ułatwić dostęp do niego.
Nie oznacza automatycznie spełnienia wszystkich ewentualnych wymogów prawnych dotyczących podpisu, ważności, przechowywania czy przedstawienia dokumentu.
W zależności od dokumentu i kontekstu mogą mieć zastosowanie różne zasady.
Dlatego cyfryzacja operacyjna powinna upraszczać codzienną pracę, nie stając się ogólną obietnicą automatycznej zgodności.
Bezpieczeństwo: mniej papieru nie oznacza mniej obowiązków
Ta sama zasada dotyczy bezpieczeństwa.
Łatwiejszy dostęp do dokumentów i informacji może pomóc w organizacji.
Nie zastępuje jednak oceny ryzyka, szkoleń, instruktażu, środków ochrony indywidualnej, nadzoru ani innych wymaganych obowiązków.
Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej podsumowuje główne obowiązki pracodawcy i rozróżnia także działania, które można oraz których nie można delegować.
Technologia może zwiększyć efektywność organizacji informacji. Nie przenosi odpowiedzialności.
Zaangażujcie budowę: jeśli proces jest wolniejszy, ludzie wrócą do papieru
Cyfryzacja jest często projektowana w biurze.
Musi jednak działać w terenie.
Jeśli znalezienie dokumentu na tablecie wymaga dziesięciu kroków, kierownik budowy nadal będzie telefonował.
Jeśli wypełnienie cyfrowej checklisty zajmuje więcej czasu niż papierowej, zostanie uznane za dodatkową pracę.
Dlatego każdą procedurę powinien przetestować ktoś, kto będzie z niej rzeczywiście korzystał.
Skuteczne szkolenie powinno koncentrować się na prawdziwych czynnościach:
- otwarciu właściwego dokumentu;
- wypełnieniu checklisty;
- załadowaniu zdjęcia;
- zarejestrowaniu obecności;
- zgłoszeniu zmiany.
Reszta może poczekać.
Praktyczna metoda: cyfryzacja pilotażowej budowy
W przypadku MŚP zacząłbym od jednej budowy.
Następnie wybrałbym trzy obszary:
- dokumenty;
- checklisty lub raporty operacyjne;
- komunikację między terenem a biurem.
Przez 30 dni mierzyłbym:
- liczbę wydruków;
- kilometry przejechane wyłącznie w celu wymiany dokumentów;
- czas potrzebny na znalezienie dokumentu;
- liczbę dodruków wynikających z kolejnych wersji;
- powtarzające się prośby o tę samą informację.
Po miesiącu będziecie mieć wynik znacznie bardziej użyteczny niż ogólny procent znaleziony w internecie:
rzeczywiste dane własnej firmy.
Mierzenie zrównoważonego rozwoju bez zamieniania go w marketing
Jeśli chcecie opowiedzieć także o korzyści środowiskowej, zacznijcie od wyjątkowo prostych wskaźników.
- liczby arkuszy wydrukowanych przed i po zmianie;
- unikniętych dodruków;
- wyeliminowanych kilometrów;
- dokumentów obsługiwanych wyłącznie cyfrowo;
- wyjazdów administracyjnych, które nie są już potrzebne.
Dopiero po zebraniu tych danych warto przekształcić je w komunikację.
Europejski sektor budowlany zmierza właśnie ku większej integracji transformacji cyfrowej i środowiskowej; Komisja Europejska nadal wskazuje te dwa kierunki jako elementy tej samej przemiany branży.
Zrównoważony rozwój staje się bardziej wiarygodny, gdy można go zmierzyć.
Realistyczny przykład: MŚP, które przestaje wozić dokumenty tam i z powrotem
Wyobraźmy sobie małą firmę z trzema wspólnikami, kilkoma pracownikami i dwiema aktywnymi budowami.
Co tydzień jedna z osób odpowiedzialnych odbywa kilka podróży między siedzibą a budową.
Niektóre są niezbędne.
Inne służą głównie dostarczaniu dokumentów, odbieraniu raportów lub sprawdzaniu informacji.
Firma wybiera pilotażową budowę i przenosi do internetu checklisty, raporty dzienne oraz najczęściej używaną dokumentację operacyjną.
Po miesiącu porównuje:
ile wydruków wyeliminowano;
które podróże nie były już potrzebne;
ile czasu zajmuje znalezienie dokumentów;
jakie problemy pozostały.
Nie obiecujemy redukcji o 50%, 70% ani 80%.
Właściwy wynik to ten zmierzony przez firmę w jej własnym procesie.
Gdzie pojawia się Construction Operating System
Sama cyfryzacja dokumentów może już przynieść wartość.
Budowa zawiera jednak znacznie więcej informacji.
Ludzi.
Etapy.
Obecności.
Komunikację.
Budżet.
Dostawców.
Gdy każda z tych informacji znajduje się w osobnej aplikacji, istnieje ryzyko zastąpienia papieru nowymi cyfrowymi silosami.
Koncepcja Construction Operating System próbuje rozwiązać właśnie ten problem: zbudować środowisko, w którym informacje mogą współdzielić ten sam kontekst operacyjny.
Aby porównać różne modele, można również zapoznać się z przewodnikiem po oprogramowaniu do zarządzania budową.
Jak Edil-Up wpisuje się w ten proces
Edil-Up jest rozwijany właśnie w tym kierunku.
Celem nie jest samo przekształcenie papierowych dokumentów w pliki.
Chodzi o to, aby budowy, etapy, współpracownicy, role i uprawnienia, dokumenty, obecności oraz komunikacja mogły stopniowo funkcjonować w tym samym środowisku operacyjnym.
Dla firm budowlanych oznacza to możliwość rozpoczęcia od konkretnej potrzeby — na przykład zarządzania dokumentacją — i późniejszego rozszerzania procesu bez konieczności zmiany narzędzia za każdym razem, gdy pojawia się nowe zapotrzebowanie.
Wartości nie powinno się mierzyć liczbą dostępnych funkcji.
Należy ją mierzyć liczbą zbędnych etapów, które udało się wyeliminować.
Aby lepiej poznać tę wizję, można również odwiedzić stronę poświęconą projektowi Edil-Up.
Proste obliczenie: ile dziś kosztuje nas brak cyfryzacji?
Możecie zacząć od zwykłego tygodnia.
Dodajcie:
- godziny przeznaczone na drukowanie, zbieranie i archiwizowanie;
- godziny poświęcone na wyszukiwanie lub weryfikowanie dokumentów;
- czas uniknionych podróży;
- koszt przejazdów wynikający z liczby kilometrów;
- ewentualne dodruki lub poprawki związane z błędnymi wersjami.
Następnie pomnóżcie wynik przez liczbę tygodni operacyjnych.
Nie otrzymacie idealnej wyceny finansowej.
Otrzymacie jednak rząd wielkości znacznie bardziej użyteczny niż sam roczny koszt oprogramowania.
Praktyczna checklista: zacząć w tym tygodniu
- Wskazać trzy dokumenty lub procesy, które generują najwięcej papieru.
- Policzyć wyjazdy odbywane głównie w celu wymiany informacji.
- Wybrać jedną pilotażową budowę.
- Ustalić oficjalne źródło dla zdigitalizowanych dokumentów.
- Zdefiniować proste role i uprawnienia.
- Szkolić pracowników bezpośrednio na urządzeniu, którego będą używać.
- Po początkowym okresie przejściowym unikać podwójnego rejestrowania.
- Mierzyć papier, kilometry i odzyskany czas przez co najmniej 30 dni.
Podsumowanie: najlepsza cyfryzacja to ta, której przestajemy zauważać
Dobra cyfryzacja nie powinna zmuszać budowy do ciągłego mówienia o cyfryzacji.
Powinna po prostu ułatwiać pracę.
Mniej dokumentów do przewożenia.
Mniej kopii do ponownego drukowania.
Mniej podróży odbywanych wyłącznie w celu przekazania informacji.
Mniej czasu poświęconego na ustalanie, której wersji użyć.
Więcej czasu na koordynowanie ludzi, rozwiązywanie problemów i prowadzenie prac.
Prawdziwa cyfryzacja budownictwa nie zaczyna się wtedy, gdy eliminujemy papier. Zaczyna się wtedy, gdy eliminujemy powód, dla którego musieliśmy z niego korzystać.
Osoby, które chcą porównać różne podejścia, mogą również zapoznać się z alternatywami dla zarządzania budową.
Zespół Edil-Up
