Há deslocações que são indispensáveis numa obra. Uma visita ao local, uma verificação técnica ou a coordenação com as equipas não podem ser substituídas por um ecrã.
Depois há as outras viagens.
As que são feitas para entregar um documento, obter uma assinatura, levar uma cópia atualizada de um desenho, verificar uma checklist ou perguntar no escritório qual é a última versão disponível.
O mesmo se aplica ao papel. O problema não é imprimir quando é necessário. O problema surge quando continuamos a imprimir porque o processo não nos permite trabalhar de outra forma.
É aqui que a digitalização da construção se torna muito mais do que uma escolha tecnológica. Pode tornar-se uma forma concreta de eliminar passos desnecessários, reduzir a duplicação de informação e ligar melhor o escritório, a obra, as empresas e os fornecedores.
Neste guia, vemos por onde começar, que erros evitar e como medir se a mudança está a produzir uma vantagem real.
O custo oculto: não é o papel, é tudo o que acontece à volta do papel
O custo de uma folha A4 é insignificante.
O custo do processo que a envolve pode ser muito maior.
Um documento é preparado no escritório, impresso, entregue ao responsável, utilizado no terreno e posteriormente arquivado.
Depois chega uma revisão.
É necessário produzir uma nova cópia, comunicar a alteração e garantir que a anterior não continua a ser utilizada.
Se a informação tiver de ser levada fisicamente para a obra, acrescentam-se ainda o tempo de viagem, o combustível e a disponibilidade da pessoa responsável.
O verdadeiro custo é, portanto, composto por:
- tempo de preparação;
- reimpressões;
- pesquisa das versões corretas;
- deslocações evitáveis;
- chamadas de verificação;
- eventuais erros provocados por informação desatualizada.
Digitalizar bem significa eliminar estes passos, não simplesmente transformar uma folha num PDF.
A mudança decisiva: o digital e o sustentável começam no mesmo problema
A eficiência operacional e a sustentabilidade são muitas vezes apresentadas como dois projetos diferentes.
Na realidade, muitas ações podem contribuir para ambas.
Reduzir reimpressões significa utilizar menos papel e menos consumíveis.
Evitar uma viagem realizada exclusivamente para trocar documentação significa recuperar tempo e, simultaneamente, evitar uma deslocação.
A mesma orientação é reconhecida também a nível europeu. A Construction Transition Pathway da Comissão Europeia identifica as transições verde e digital como dois eixos centrais para tornar o setor da construção mais competitivo, resiliente e sustentável.
Para uma PME, é no entanto importante evitar os slogans.
Primeiro medem-se o papel, as deslocações e as atividades manuais.
Depois altera-se o processo.
Por fim, mede-se novamente.
Primeiro passo eficaz: mapear o que ainda é impresso
Durante uma semana, não alterem nada.
Contem.
Anotem que documentos são impressos e porquê.
Por exemplo:
- desenhos;
- checklists;
- relatórios diários;
- atas;
- ordens;
- documentos para assinar;
- certificações;
- documentação utilizada pelas equipas.
Para cada impressão, perguntem:
é realmente necessária em papel ou estamos a imprimi-la porque ainda não existe uma alternativa simples?
A distinção é fundamental.
Segundo passo: identificar as viagens que não exigem realmente uma pessoa
Façam o mesmo exercício com as deslocações.
Não considerem visitas ao local, coordenação ou atividades que exigem realmente presença física.
Concentrem-se nas viagens feitas principalmente para:
- recolher documentação;
- entregar cópias atualizadas;
- obter uma assinatura;
- verificar informações que poderiam estar disponíveis remotamente;
- recolher fotografias ou relatórios;
- transferir informação entre a obra e o escritório.
Também do ponto de vista ambiental, o tema é relevante. Segundo a European Environment Agency, em 2023 o transporte rodoviário representava cerca de 73% das emissões de gases com efeito de estufa do setor dos transportes na União Europeia.
Uma única empresa tem, naturalmente, um impacto mínimo nesse total.
Mas os quilómetros evitados são um indicador simples, concreto e mensurável.
A checklist digital: uma pequena mudança que demonstra bem o princípio
Tomemos uma atividade quotidiana muito simples.
Uma checklist operacional é impressa, preenchida, assinada e guardada.
A sua versão digital pode, em vez disso, ser preenchida diretamente num tablet ou smartphone, eventualmente acompanhada por fotografias e outros elementos úteis.
Depois de concluída, fica associada à obra e à data corretas.
A vantagem não consiste apenas em eliminar a folha.
Consiste também em eliminar:
- a recolha manual;
- o transporte para o escritório;
- o arquivo físico quando não é necessário;
- a pesquisa posterior entre pastas diferentes.
É este o tipo de digitalização que deve interessar a uma PME: menos passos para obter o mesmo resultado, ou um resultado melhor.
Erro dispendioso n.º 1: digitalizar tudo em simultâneo
Se a empresa ainda utiliza muito papel, a tentação pode ser eliminá-lo todo em poucos dias.
Raramente é necessário.
Começaria antes pelos três processos que geram mais:
- impressões;
- deslocações;
- pedidos de esclarecimento;
- duplicações.
Digitalizam-se esses processos.
Mede-se.
Depois decide-se o que abordar a seguir.
Um procedimento ineficiente não melhora apenas por ser transferido para um ecrã.
Erro dispendioso n.º 2: substituir o papel por cinco aplicações diferentes
Existe uma forma de fragmentação ainda pior do que a do papel: a fragmentação digital.
Uma aplicação para as presenças.
Uma pasta na cloud para os documentos.
WhatsApp para as comunicações.
Excel para o orçamento.
Outro software para as atividades.
Cada ferramenta pode funcionar perfeitamente.
Mas alguém tem de transferir informação de uma para outra.
É precisamente para reduzir este problema que surge o conceito de Construction Operating System: não necessariamente uma ferramenta que substitui tudo, mas um ambiente no qual a informação operacional fundamental pode partilhar o mesmo contexto.
Erro dispendioso n.º 3: manter o digital e o papel para sempre
Durante uma fase de transição, é normal que o sistema antigo e o novo coexistam.
O problema surge quando essa fase nunca termina.
A equipa preenche o documento digital.
Depois imprime uma cópia na mesma.
O escritório guarda o ficheiro no novo sistema e também na pasta antiga.
Nesse momento, a digitalização não eliminou trabalho.
Duplicou-o.
Para cada procedimento, é portanto necessário estabelecer quando a nova fonte passa a ser a oficial, naturalmente respeitando eventuais obrigações específicas aplicáveis à documentação em causa.
Documentos digitais: uma coisa é organizá-los, outra é conservá-los em conformidade
É importante não confundir os dois níveis.
Guardar um documento na cloud pode torná-lo mais acessível.
Não significa automaticamente que estejam cumpridos todos os eventuais requisitos jurídicos relativos à assinatura, validade, conservação ou apresentação.
Consoante o documento e o contexto, podem ser aplicáveis regras diferentes.
Por isso, a digitalização operacional deve simplificar o trabalho quotidiano sem se transformar numa promessa genérica de conformidade automática.
Segurança: menos papel não significa menos obrigações
O mesmo princípio se aplica à segurança.
Tornar os documentos e as informações mais fáceis de encontrar pode ajudar a organização.
Não substitui, porém, a avaliação de riscos, a formação, o treino, os EPI, a fiscalização e as restantes obrigações previstas.
O Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali resume as principais obrigações do empregador e distingue também entre atividades delegáveis e não delegáveis.
A tecnologia pode tornar mais eficiente a organização da informação. Não transfere responsabilidades.
Envolver a obra: se o processo for mais lento, as pessoas voltarão ao papel
A digitalização é muitas vezes concebida pelo escritório.
Mas tem de funcionar no terreno.
Se recuperar um documento no tablet exigir dez passos, o encarregado da obra continuará a telefonar.
Se preencher uma checklist digital exigir mais tempo do que preencher a versão em papel, será encarada como trabalho adicional.
Por isso, cada procedimento deve ser testado por quem o vai realmente utilizar.
Uma formação eficaz deve centrar-se em atividades reais:
- abrir o documento correto;
- preencher uma checklist;
- carregar uma fotografia;
- registar uma presença;
- comunicar uma alteração.
O resto pode vir depois.
O método prático: digitalizar uma obra-piloto
Para uma PME, começaria por uma única obra.
Escolheria depois três fluxos:
- documentos;
- checklists ou relatórios operacionais;
- comunicações entre o terreno e o escritório.
Durante 30 dias, mediria:
- número de impressões;
- quilómetros percorridos exclusivamente para trocar documentos;
- tempo necessário para recuperar um documento;
- número de reimpressões devido a revisões;
- pedidos repetidos da mesma informação.
Ao fim de um mês, terão um resultado muito mais útil do que uma percentagem genérica lida online:
os dados reais da vossa empresa.
Medir a sustentabilidade sem a transformar em marketing
Se o objetivo for comunicar também o benefício ambiental, começaria por indicadores extremamente simples.
- folhas impressas antes e depois;
- reimpressões evitadas;
- quilómetros eliminados;
- documentos geridos exclusivamente em formato digital;
- deslocações administrativas que já não são necessárias.
Só depois de recolher estes dados faz sentido transformá-los em comunicação.
O setor europeu da construção está precisamente a avançar para uma maior integração entre a transição digital e a ambiental; a Comissão Europeia continua a indicar estes dois percursos como partes da mesma transformação do setor.
A sustentabilidade torna-se mais credível quando pode ser medida.
Um exemplo realista: a PME que deixa de transportar documentos de um lado para o outro
Imaginemos uma pequena empresa com três sócios, alguns trabalhadores e duas obras ativas.
Todas as semanas, um dos responsáveis faz várias deslocações entre a sede e a obra.
Algumas são indispensáveis.
Outras servem sobretudo para entregar documentos, recolher relatórios ou verificar informações.
A empresa escolhe uma obra-piloto e coloca online as checklists, os relatórios diários e os documentos operacionais utilizados com maior frequência.
Ao fim de um mês, compara:
quantas impressões foram eliminadas;
que viagens deixaram de ser necessárias;
quanto tempo é utilizado para encontrar os documentos;
que problemas permaneceram.
Não prometemos uma redução de 50%, 70% ou 80%.
O resultado correto é aquele que a empresa mede no seu próprio processo.
Onde entra um Construction Operating System
Digitalizar apenas os documentos já pode gerar valor.
Mas a obra contém muitas outras informações.
Pessoas.
Fases.
Presenças.
Comunicações.
Orçamento.
Fornecedores.
Quando cada uma destas informações vive numa aplicação separada, o risco é substituir o papel por novos silos digitais.
O conceito de Construction Operating System tenta resolver precisamente este problema: construir um ambiente no qual a informação possa partilhar o mesmo contexto operacional.
Para comparar modelos diferentes, pode consultar também o guia sobre software de gestão de obras.
Como a Edil-Up se integra neste percurso
Edil-Up é desenvolvida precisamente nesta direção.
O objetivo não é simplesmente transformar documentos em papel em ficheiros.
É permitir que obras, fases, colaboradores, funções e permissões, documentos, presenças e comunicações passem progressivamente a existir no mesmo ambiente operacional.
Para as empresas de construção, isto significa poder começar por uma necessidade concreta — por exemplo, a gestão documental — e posteriormente alargar o processo sem ter necessariamente de mudar de ferramenta sempre que surge uma nova necessidade.
O valor não deve ser medido pelo número de funções disponíveis.
Deve ser medido pelo número de passos desnecessários que conseguimos eliminar.
Para conhecer melhor esta visão, pode visitar também a página dedicada ao projeto Edil-Up.
Cálculo simples: quanto nos custa hoje não digitalizar?
Podem começar por uma semana normal.
Somem:
- horas utilizadas para imprimir, recolher e arquivar;
- horas dedicadas a procurar ou verificar documentos;
- tempo das deslocações evitáveis;
- custo por quilómetro das deslocações correspondentes;
- eventuais reimpressões ou retrabalho associados a versões incorretas.
Multipliquem depois o resultado pelo número de semanas de trabalho.
Não obterão uma avaliação financeira perfeita.
Obterão, porém, uma ordem de grandeza muito mais útil do que o simples custo anual do software.
Checklist prática: começar esta semana
- Identificar os três documentos ou processos que geram mais papel.
- Contar as deslocações feitas principalmente para trocar informações.
- Escolher uma única obra-piloto.
- Estabelecer uma fonte oficial para os documentos digitalizados.
- Definir funções e permissões simples.
- Formar as pessoas diretamente no dispositivo que irão utilizar.
- Evitar registos duplicados para além da fase inicial de transição.
- Medir o papel, os quilómetros e o tempo recuperado durante pelo menos 30 dias.
Conclusão: a melhor digitalização é aquela que deixa de se fazer notar
Uma boa digitalização não deve obrigar a obra a falar continuamente de digitalização.
Deve simplesmente facilitar o trabalho.
Menos documentos para transportar.
Menos cópias para reimprimir.
Menos viagens feitas apenas para transferir informação.
Menos tempo gasto a perceber qual a versão a utilizar.
Mais tempo para coordenar pessoas, resolver problemas e fazer avançar o trabalho.
A verdadeira digitalização da construção não começa quando eliminamos o papel. Começa quando eliminamos o motivo pelo qual éramos obrigados a utilizá-lo.
Quem quiser comparar abordagens diferentes pode consultar também as alternativas para a gestão de obras.
Equipa da Edil-Up
