Є відрядження, без яких на будмайданчику не обійтися. Огляд об’єкта, технічна перевірка чи координація з бригадами не можуть бути замінені екраном.
Але є й інші поїздки.
Ті, що здійснюються, щоб передати документ, отримати підпис, привезти оновлену копію креслення, перевірити чекліст або запитати в офісі, яка версія є останньою.
Те саме стосується паперу. Проблема не в тому, щоб друкувати, коли це потрібно. Проблема виникає, коли ми продовжуємо друкувати, бо процес не дає змоги працювати інакше.
Саме тут цифровізація будівництва стає значно більшою, ніж технологічний вибір. Вона може стати практичним способом усунути зайві етапи, зменшити дублювання інформації та краще поєднати офіс, будмайданчик, підрядників і постачальників.
У цьому посібнику розглянемо, з чого почати, яких помилок уникати та як виміряти, чи дають зміни реальну користь.
Приховані витрати: проблема не в папері, а в усьому, що навколо нього відбувається
Вартість одного аркуша A4 незначна.
А вартість процесу, пов’язаного з ним, може бути значно вищою.
Документ готують в офісі, друкують, передають відповідальному працівнику, використовують на об’єкті, а потім архівують.
Потім з’являється нова редакція.
Потрібно підготувати нову копію, повідомити про зміни та переконатися, що попередню більше не використовують.
Якщо інформацію потрібно фізично доставити на будмайданчик, додаються час у дорозі, витрати на пальне та час працівника, якому доручено це завдання.
Отже, реальна вартість складається з:
- часу підготовки;
- повторного друку;
- пошуку правильних версій;
- відряджень, яких можна уникнути;
- телефонних перевірок;
- можливих помилок через застарілу інформацію.
Правильна цифровізація означає усунення цих етапів, а не просте перетворення аркуша на PDF.
Поворотний момент: цифровізація та сталий розвиток починаються з однієї проблеми
Операційну ефективність і сталий розвиток часто подають як два різні проєкти.
Насправді багато дій можуть працювати на обидві цілі.
Менше повторного друку означає менше паперу та витратних матеріалів.
Відмова від поїздки, здійсненої лише для обміну документацією, дає змогу заощадити час і водночас уникнути переміщення.
Цей напрям також визнаний на європейському рівні. Construction Transition Pathway Європейської комісії визначає зелений і цифровий переходи як два центральні напрями для підвищення конкурентоспроможності, стійкості та сталості будівельного сектору.
Однак для малого та середнього підприємства важливо уникати гасел.
Спочатку вимірюють використання паперу, відрядження та ручні операції.
Потім змінюють процес.
І нарешті вимірюють повторно.
Перший ефективний крок: визначити, що досі друкується
Протягом тижня нічого не змінюйте.
Рахуйте.
Записуйте, які документи друкують і навіщо.
Наприклад:
- креслення;
- чеклісти;
- щоденні звіти;
- протоколи;
- замовлення;
- документи для підписання;
- сертифікати;
- документація, яку використовують бригади.
Щодо кожного роздрукованого документа запитайте себе:
він справді потрібен на папері чи ми друкуємо його лише тому, що простої альтернативи ще немає?
Це розмежування принципове.
Другий крок: визначити поїздки, для яких насправді не потрібна присутність людини
Проведіть таку саму вправу з відрядженнями.
Не враховуйте огляди об’єкта, координацію чи діяльність, яка справді потребує фізичної присутності.
Зосередьтеся на поїздках, які здійснюються переважно для:
- отримання документації;
- передачі оновлених копій;
- отримання підпису;
- перевірки інформації, доступної дистанційно;
- отримання фотографій або звітів;
- передачі інформації між будмайданчиком та офісом.
З екологічного погляду ця тема також важлива. За даними European Environment Agency, у 2023 році на автомобільний транспорт припадало близько 73% викидів парникових газів транспортного сектору в Європейському Союзі.
Звичайно, окреме підприємство впливає на цей показник лише мінімально.
Але уникнених кілометрів — це простий, конкретний і вимірюваний показник.
Цифровий чекліст: невелика зміна, яка добре демонструє принцип
Розглянемо дуже просту щоденну операцію.
Операційний чекліст друкують, заповнюють, підписують і зберігають.
Його цифрову версію можна заповнювати безпосередньо з планшета чи смартфона, за потреби додаючи фотографії та інші корисні матеріали.
Після завершення вона залишається пов’язаною із замовленням і правильною датою.
Перевага полягає не лише у відмові від аркуша.
Усуваються також:
- ручний збір;
- доставка до офісу;
- фізичне архівування, якщо воно не потрібне;
- подальший пошук у різних папках.
Саме така цифровізація має цікавити мале та середнє підприємство: менше етапів для отримання того самого або кращого результату.
Дорога помилка №1: оцифровувати все одночасно
Якщо підприємство досі активно використовує папір, може виникнути спокуса усунути все за кілька днів.
Зазвичай у цьому немає потреби.
Натомість я почав би з трьох процесів, які створюють найбільше:
- друкованих матеріалів;
- переміщень;
- запитів на роз’яснення;
- дублювань.
Оцифруйте саме їх.
Виміряйте результат.
Потім вирішуйте, за що братися далі.
неефективна процедура не стає кращою лише тому, що її перенесли на екран.
Дорога помилка №2: замінити папір п’ятьма різними застосунками
Існує навіть гірша форма фрагментації, ніж паперова: цифрова фрагментація.
Один застосунок — для обліку присутності.
Хмарна папка — для документів.
WhatsApp — для комунікацій.
Excel — для бюджету.
Ще одна програма — для завдань.
Кожен інструмент може працювати бездоганно.
Але хтось усе одно має переносити інформацію з одного до іншого.
Саме для зменшення цієї проблеми виникла концепція Construction Operating System: це не обов’язково інструмент, який замінює все, а середовище, у якому основна операційна інформація може перебувати в одному контексті.
Дорога помилка №3: назавжди залишити цифрові та паперові процеси
На етапі переходу нормально, коли стара й нова системи співіснують.
Проблема виникає, коли цей етап ніколи не завершується.
Бригада заповнює цифровий документ.
А потім усе одно друкує копію.
Офіс зберігає файл у новій системі й водночас у старій папці.
У результаті цифровізація не усунула роботу.
Вона подвоїла її.
Тому для кожної процедури потрібно визначити, коли нове джерело стає офіційним, звичайно з дотриманням конкретних вимог, які можуть застосовуватися до відповідної документації.
Цифрові документи: організувати їх — не те саме, що зберігати їх відповідно до вимог
Важливо не плутати ці два рівні.
Збереження документа в хмарі може зробити його доступнішим.
Але це автоматично не означає виконання всіх можливих юридичних вимог щодо підпису, чинності, зберігання чи пред’явлення.
Залежно від документа та контексту можуть застосовуватися різні правила.
Тому операційна цифровізація має спрощувати щоденну роботу, не перетворюючись на загальну обіцянку автоматичної відповідності вимогам.
Безпека: менше паперу не означає менше обов’язків
Той самий принцип діє і щодо безпеки.
Краща доступність документів та інформації може допомогти організації роботи.
Однак це не замінює оцінювання ризиків, навчання, підготовку, ЗІЗ, нагляд та інші передбачені обов’язки.
Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali узагальнює основні обов’язки роботодавця та також розрізняє делеговані й неделеговані завдання.
Технологія може зробити організацію інформації ефективнішою. Вона не передає відповідальність.
Залучайте будмайданчик: якщо процес повільніший, люди повернуться до паперу
Цифровізацію часто проєктують в офісі.
Але працювати вона має безпосередньо на об’єкті.
Якщо пошук правильного документа на планшеті потребує десяти кроків, начальник будмайданчика й далі телефонуватиме.
Якщо заповнення цифрового чекліста займає більше часу, ніж паперового, його сприйматимуть як додаткову роботу.
Тому кожну процедуру має випробувати той, хто реально нею користуватиметься.
Ефективне навчання має зосереджуватися на реальних діях:
- відкрити правильний документ;
- заповнити чекліст;
- завантажити фотографію;
- зареєструвати присутність;
- повідомити про зміну.
Решта може почекати.
Практичний метод: оцифрувати пілотне замовлення
Для малого та середнього підприємства я почав би лише з одного будмайданчика.
Потім обрав би три потоки:
- документи;
- чеклісти або операційні звіти;
- комунікації між об’єктом та офісом.
Протягом 30 днів я вимірював би:
- кількість роздруківок;
- кілометри, подолані виключно для обміну документами;
- час, потрібний для пошуку документа;
- кількість повторних друків через редакції;
- повторні запити тієї самої інформації.
Через місяць ви матимете результат, значно корисніший за загальний відсоток, знайдений в інтернеті:
реальні дані вашого підприємства.
Вимірюйте сталий розвиток, не перетворюючи його на маркетинг
Якщо ви хочете розповідати і про екологічну користь, почніть із надзвичайно простих показників.
- аркуші, надруковані до і після змін;
- уникнений повторний друк;
- усунені кілометри;
- документи, опрацьовані виключно в цифровому форматі;
- адміністративні відрядження, які більше не потрібні.
Лише після збору цих даних має сенс перетворювати їх на комунікаційні матеріали.
Європейський будівельний сектор рухається саме до більшої інтеграції цифрового та екологічного переходів; Європейська комісія й надалі визначає ці два напрями як частини однієї трансформації галузі.
Сталий розвиток стає переконливішим, коли його можна виміряти.
Реалістичний приклад: мале підприємство перестає возити документи туди й назад
Уявімо невелику компанію з трьома партнерами, кількома працівниками та двома активними будмайданчиками.
Щотижня один із керівників здійснює кілька поїздок між офісом і об’єктом.
Деякі з них необхідні.
Інші переважно потрібні для передачі документів, отримання звітів або перевірки інформації.
Підприємство обирає пілотний будмайданчик і переводить в онлайн чеклісти, щоденні звіти та найчастіше використовувані операційні документи.
Через місяць воно порівнює:
скільки роздруківок усунуто;
які поїздки більше не були потрібні;
скільки часу витрачається на пошук документів;
які проблеми залишилися.
Ми не обіцяємо скорочення на 50%, 70% чи 80%.
Правильним є результат, виміряний підприємством на власному процесі.
Де з’являється Construction Operating System
Оцифрування лише документів уже може створити цінність.
Але на будмайданчику є багато іншої інформації.
Люди.
Етапи.
Присутність.
Комунікації.
Бюджет.
Постачальники.
Коли кожна з цих категорій інформації перебуває в окремому застосунку, виникає ризик замінити папір новими цифровими ізольованими системами.
Концепція Construction Operating System намагається розв’язати саме цю проблему: створити середовище, у якому інформація може перебувати в одному операційному контексті.
Щоб порівняти різні моделі, можна також ознайомитися з посібником про програмне забезпечення для управління будмайданчиками.
Як Edil-Up вписується в цей шлях
Edil-Up розвивається саме в цьому напрямі.
Мета полягає не просто в перетворенні паперових документів на файли.
Йдеться про те, щоб будмайданчики, етапи, співробітники, ролі й дозволи, документи, присутність і комунікації поступово працювали в одному операційному середовищі.
Для будівельних компаній це означає можливість почати з конкретної потреби — наприклад, управління документами — а потім розширювати процес, не змінюючи інструмент щоразу, коли виникає нова потреба.
Цінність не слід вимірювати кількістю доступних функцій.
Її слід вимірювати кількістю зайвих етапів, які нам вдається усунути.
Щоб дізнатися більше про бачення, відвідайте також сторінку, присвячену проєкту Edil-Up.
Простий розрахунок: скільки сьогодні коштує відмова від цифровізації?
Почніть зі звичайного робочого тижня.
Підсумуйте:
- години, витрачені на друк, збір і архівування;
- години на пошук або перевірку документів;
- час на поїздки, яких можна уникнути;
- вартість кілометра для відповідних переміщень;
- можливий повторний друк або переробка через неправильні версії.
Потім помножте результат на кількість робочих тижнів.
Ви не отримаєте ідеально точну фінансову оцінку.
Але отримаєте порядок величини, значно корисніший за просту річну вартість програмного забезпечення.
Практичний чекліст: почніть цього тижня
- Визначте три документи або процеси, які створюють найбільше паперу.
- Порахуйте поїздки, здійснені переважно для обміну інформацією.
- Оберіть один пілотний будмайданчик.
- Визначте офіційне джерело для оцифрованих документів.
- Встановіть прості ролі та дозволи.
- Навчайте людей безпосередньо на пристрої, яким вони користуватимуться.
- Після початкового перехідного етапу уникайте подвійного внесення даних.
- Вимірюйте папір, кілометри та заощаджений час щонайменше 30 днів.
Висновок: найкраща цифровізація — та, яка перестає бути помітною
Хороша цифровізація не повинна змушувати будмайданчик постійно говорити про цифровізацію.
Вона просто має полегшувати роботу.
Менше документів для перевезення.
Менше копій для повторного друку.
Менше поїздок, здійснених лише для передачі інформації.
Менше часу на з’ясування, яку версію використовувати.
Більше часу на координацію людей, розв’язання проблем і виконання роботи.
Справжня цифровізація будівництва починається не тоді, коли ми усуваємо папір. Вона починається тоді, коли усуваємо причину, через яку були змушені ним користуватися.
Ті, хто хоче порівняти різні підходи, можуть також ознайомитися з альтернативами для управління будмайданчиком.
Команда Edil-Up