Kada se govori o građevinskim propisima, prva pomisao gotovo uvijek odlazi na obveze, dokumente i moguće kazne. Za poduzeće, međutim, postoji još jedan mnogo manje očit trošak: vrijeme potrebno za prilagodbu svakodnevnog rada svaki put kada se promijeni postupak, zatraži dopuna dokumentacije ili je potrebno brzo dokazati da je određena obveza ispunjena.
Nova revizija dokumenta, izmjena koju treba formalizirati, obuka koju treba ažurirati ili informacija koju treba prenijeti većem broju timova mogu se činiti kao relativno male aktivnosti. Problem nastaje kada svaki korak zahtijeva telefonske pozive, sastanke, ponovno tiskanje, pretraživanje različitih mapa i prekidanje rada kako bi se rekonstruiralo što se dogodilo.
Za mnoga građevinska poduzeća upravo se ovdje krije dio izgubljene marže. Ne nužno u samom propisu, već u načinu na koji poduzeće uspijeva — ili ne uspijeva — pretvoriti ga u uredan operativni proces.
Pogledajmo zato 7 skrivenih troškova koji se mogu pojaviti u svakodnevnom poslovanju i, prije svega, što malo ili srednje poduzeće može konkretno učiniti kako bi ih nadoknadilo.
Skriveni trošak #1 — Neproduktivni sati za ažuriranje i rekonstrukciju dokumenata
Prvi je trošak ujedno i onaj koji je najlakše podcijeniti.
Dokument treba ažurirati. Netko mora pronaći prethodnu verziju, provjeriti što se mijenja, uključiti zainteresirane osobe, zamijeniti eventualne zastarjele kopije i osigurati da su ljudi na terenu dobili točnu informaciju.
Nijedna od tih aktivnosti zasebno ne djeluje osobito skupo. No dovoljno je pomnožiti pola sata ili sat vremena za voditelja projekta, voditelja gradilišta, tehnički ured, administraciju i podizvođače da bi se shvatilo koliko brzo trošak može narasti.
Problem se povećava kada ne postoji službeni izvor. Ista se informacija traži u e-pošti, na uredskom računalu, u zajedničkoj mapi ili na telefonu osobe koja ju je primila.
Prvi je korak jednostavan: za svako gradilište mora odmah biti jasno gdje se nalazi službena verzija operativnih dokumenata.
Skriveni trošak #2 — Pogrešne verzije koje uzrokuju pogreške i ponovljene radove
To što imate dokument ne znači nužno da imate ispravan dokument.
Tehnički ured ažurira nacrt, ali prethodna kopija ostaje na telefonu voditelja ekipe. Nova uputa stiže e-poštom, dok dobavljač i dalje koristi privitak koji je primio nekoliko dana ranije.
Kada se to dogodi, trošak više nije samo administrativan.
Može se raditi o materijalu naručenom na temelju zastarjelih informacija, radovima koje treba ispraviti, ekipi koja gubi sate ili cijeloj fazi koju treba ponovno planirati.
Zato kontrola revizija nije puka formalnost. Ona je konkretan način kontrole troškova.
Učinkovito je pravilo održavati jednu službenu verziju, prepoznatljivu povijest izmjena i jasno utvrđene odgovornosti za ažuriranje dokumenta.
Skriveni trošak #3 — Zaustavljanje više ljudi radi rješavanja problema koji se tiče jedne osobe
Dokumentarni ili regulatorni problem rijetko se tiče samo osobe koja ga treba ispraviti.
Zamislimo da radovi zahtijevaju ažuriranje postupaka ili sigurnosne dokumentacije. Odgovorna osoba mora provjeriti situaciju, tehničar mora intervenirati na dokumentu, voditelj gradilišta mora dobiti nove upute, a zainteresirane osobe moraju biti obaviještene.
Ako informacije nisu organizirane, problem se širi: sastanci traju dulje, ima više telefonskih poziva, uključuje se više ljudi, a aktivnosti se blokiraju i onda kada to nije potrebno.
To je multiplikacijski učinak neproduktivnih sati.
Može se izračunati vrlo jednostavnom formulom:
Utrošeni sati × broj uključenih osoba × stvarni trošak po satu.
Rezultat ne mora biti točan u cent. Važno je shvatiti da sastanak od dva sata s pet osoba ne košta „dva sata”. Riječ je o ukupno deset radnih sati.
Skriveni trošak #4 — Upravljanje sigurnošću u hitnim situacijama umjesto kao procesom
Sigurnost nije aktivnost koju treba skraćivati radi uštede vremena. Obveze propisane zakonodavstvom i dalje su jasna odgovornost poduzeća i uključenih osoba.
Zakonodavna uredba br. 81/2008, dostupna na Normattivi, središnji je zakonodavni izvor u području zaštite zdravlja i sigurnosti na radnome mjestu.
Ministarstvo rada također daje pregled obveza poslodavca, među kojima su procjena rizika, informiranje, osposobljavanje, osobna zaštitna oprema i ažuriranje preventivnih mjera.
Skriveni trošak nastaje kada se te aktivnosti rješavaju isključivo u hitnim situacijama.
Dokument koji nije moguće pronaći, ažuriranje koje ne stiže do zainteresiranih osoba ili obuku čiji se tijek teško može rekonstruirati prisiljavaju organizaciju da prekine druge aktivnosti kako bi ponovno sastavila informacije.
Resursi INAIL-a posvećeni prevenciji i sigurnosti mogu poslužiti i kao tehnički izvor za detaljnije upoznavanje s rizicima, alatima i preventivnim mjerama.
Digitalizacija ne smanjuje obveze. Međutim, može smanjiti vrijeme izgubljeno na pronalaženje, distribuciju i rekonstrukciju informacija potrebnih za njihovo ispunjavanje.
Skriveni trošak #5 — Izmjene i revizija cijena rješavaju se prekasno
Još jedno osjetljivo područje odnosi se na izmjene, troškove i ugovore.
Kada se financijska promjena formalizira prekasno, problem se ne odnosi samo na iznos promjene. Može prerasti u problem novčanog toka.
Poduzeće snosi trošak, dokument stiže naknadno, odobrenje se odgađa, a u međuvremenu treba nastaviti financirati radove, osoblje i dobavljače.
Za javne ugovore ključno je pozivati se na važeći regulatorni okvir. Zakonodavna uredba br. 36/2023 – Zakonik o javnim ugovorima uređuje, među ostalim, klauzule o reviziji cijena.
Za razumijevanje općeg kretanja troškova mogu se pregledati i indeksi troškova izgradnje koje objavljuje ISTAT.
Indeksi su vanjski pokazatelj i, naravno, ne zamjenjuju ponude, narudžbenice, izvještaje o napretku radova ni završne obračune pojedinog projekta.
Operativna korist nastaje kada izmjena, dokument, obuhvaćena faza i financijski učinak ostanu povezani umjesto da budu pohranjeni u četiri različita arhiva.
Skriveni trošak #6 — Važne komunikacije koje ne ostavljaju trag
Telefon i aplikacije za razmjenu poruka neizostavni su alati na gradilištu. Problem nije u tome što se koriste.
Problem nastaje kada odluka koja mijenja rokove, troškove, sigurnost ili način izvođenja ostane samo u razgovoru.
Nakon nekoliko tjedana netko će morati rekonstruirati:
- tko je dao uputu;
- kada je priopćena;
- tko ju je primio;
- koji je dokument ažuriran;
- kakav je učinak imala na projekt.
Tada se telefonski poziv od tri minute može pretvoriti u sate administrativnog posla.
Rješenje nije ukidanje brze komunikacije. Treba odrediti koje se odluke naknadno moraju evidentirati u službenom sustavu projekta.
Skriveni trošak #7 — Ne znati koliko se vremena doista gubi
To je vjerojatno najopasniji trošak jer sve ostale čini nevidljivima.
Ako poduzeće ne mjeri vrijeme utrošeno na ispravljanje dokumenata, rekonstrukciju informacija, sudjelovanje na izvanrednim sastancima i rješavanje problema nastalih zbog pogrešnih verzija, svaki se slučaj doživljava kao izoliran događaj.
U stvarnosti se možda radi o procesu koji se ponavlja svakog tjedna.
Tijekom 30 dana dovoljno je bilježiti četiri podatka:
- sate utrošene na izvanredne revizije ili ispravke dokumentacije;
- sate utrošene na neplanirane sastanke i razjašnjenja;
- ponovljene radove uzrokovane neažurnim informacijama;
- dane administrativnog kašnjenja povezane s dokumentima koji nedostaju ili su nepotpuni.
Nakon mjesec dana imat ćete početnu referentnu vrijednost.
A početna referentna vrijednost napokon omogućuje da utvrdite vraća li novi proces maržu ili samo premješta posao s jedne aktivnosti na drugu.
Pravi problem nisu propisi, već trošak loše prilagodbe
Važno je napraviti razliku.
Propisi, sigurnosne obveze i postupci nisu „neučinkovitosti” koje treba ukloniti. Oni su dio odgovornosti poduzeća.
Može se poboljšati sve ono što se događa oko ispunjavanja obveza.
Traženje istog dokumenta tri puta ne povećava sigurnost.
Tiskanje pet primjeraka verzije koja bi se sutra mogla promijeniti ne povećava usklađenost.
Zvanje četiri osobe kako bi se utvrdilo koji je dokument važeći ne poboljšava kontrolu.
U tome je razlika između troška ispunjavanja obveza i troška neorganiziranosti.
Jednostavna formula za pretvaranje problema u eure
Za početnu procjenu problema nije potreban složen financijski model.
Možete primijeniti ovu formulu:
(Izvanredni sati upravljanja × stvarni trošak po satu uključenih osoba) + ponovni ispisi + putovanja + eventualni ponovljeni radovi + financijski troškovi kašnjenja.
Rezultat neće nužno biti savršeno precizan trošak, ali će već biti mnogo korisniji od općenitog dojma.
I, što je najvažnije, omogućit će usporedbu stanja prije i nakon uvođenja novog procesa.
Tri konkretna koraka koja možete poduzeti već sutra ujutro
1. Provjerite službene verzije pet najvažnijih dokumenata na gradilištu.
Istodobno pitajte tehnički ured i voditelja gradilišta gdje se nalaze. Ako navedu različita mjesta, već ste prepoznali problem.
2. Utvrdite pravilo za izmjene.
Svako važno ažuriranje mora sadržavati barem datum, odgovornu osobu, povezani dokument ili aktivnost te osobe koje treba obavijestiti.
3. Počnite mjeriti izgubljene sate.
Tijekom mjesec dana bilježite vrijeme utrošeno na pretraživanje, ispravke i izvanredne sastanke uzrokovane informacijama koje nedostaju ili nisu ažurirane.
To su tri jednostavna koraka koji omogućuju da se od „imamo previše birokracije” prijeđe na konkretan problem koji se može analizirati i poboljšati.
Osposobljavanje: korak koji mnoga poduzeća podcjenjuju
Ažuriranje postupaka ili odgovornosti ne bi smjelo završiti slanjem PDF-a.
Ljudi moraju razumjeti što se mijenja u njihovu radu.
To ne znači nužno organizirati višesatnu nastavu. Za neke izmjene znatno korisniji mogu biti kratak sastanak s izravno uključenim osobama, konkretni primjeri i završna provjera razumijevanja.
Učinkovito osposobljavanje prije svega bi trebalo odgovoriti na tri pitanja:
- što se mijenja?
- što trebam raditi drukčije?
- gdje odsad mogu pronaći točnu informaciju?
Ako odgovori ostanu nejasni, različite će ekipe nastaviti različito tumačiti postupak.
Kako Construction Operating System može smanjiti poteškoće
Kada se dokumenti, ljudi, faze, evidencije prisutnosti i komunikacija nalaze u odvojenim alatima, svaka promjena zahtijeva više koraka.
Iz tog problema proizlazi koncept Construction Operating Systema.
Ne radi se samo o digitalnom arhivu, već o okruženju u kojem se informacije mogu povezati s operativnim kontekstom.
Revizija je povezana s dokumentom.
Dokument je povezan s projektom.
Projekt sadrži faze i osobe.
Osobe imaju uloge i dozvole.
Kada su ti elementi povezani, distribucija ažuriranja zahtijeva manje ručne rekonstrukcije.
Kako se Edil-Up uklapa u proces
Edil-Up razvija se upravo prema toj logici: izgraditi operativno okruženje u kojem gradilišta, faze, suradnici, uloge i dozvole, dokumenti, evidencije prisutnosti, proračuni i komunikacija mogu postupno funkcionirati u istom kontekstu.
Cilj nije pretvoriti Edil-Up u regulatornog savjetnika niti zamijeniti stručnjake, koordinatore ili osobe odgovorne za sigurnost.
Cilj je operativniji: pojednostaviti upravljanje informacijama koje nastaju u tim procesima.
Ako se dokument ažurira, trebalo bi biti jednostavnije prepoznati ispravnu verziju. Ako osoba treba primiti obavijest, odgovarajući kontekst već bi trebao biti dostupan. Ako odgovorna osoba treba provjeriti projekt, ne bi ga trebala rekonstruirati pomoću pet različitih alata.
Više o toj viziji možete saznati upoznavanjem s projektom Edil-Up.
Konkretan plan za 90 dana za povrat učinkovitosti
1.–30. dan: mjerenje.
Popišite najvažnije dokumente, utvrdite gdje se pohranjuju i bilježite sate utrošene na revizije, pretraživanje, pojašnjenja i izvanredne aktivnosti.
31.–60. dan: pojednostavnjenje.
Gdje je moguće, uklonite paralelne arhive, definirajte odgovornosti, uspostavite službeni sustav za dokumente i izmjene te osposobite ljude za nove korake.
61.–90. dan: digitalizacija onoga što funkcionira.
Tek u ovoj fazi proširite proces automatizacijom, obavijestima i digitalnim alatima. Softver treba učvrstiti učinkovitiju metodu, a ne digitalizirati postojeći nered.
Na kraju 90 dana usporedite iste pokazatelje iz početne faze.
Vrijeme potrebno za pronalaženje dokumenata.
Izvanredni sati koordinacije.
Pogreške u verzijama.
Ponovljeni radovi.
Administrativna kašnjenja.
Upravo se tako mjeri stvarni povrat.
Kontrolni popis za izbjegavanje skrivenih troškova
- Samo jedna službena verzija svakog ključnog dokumenta.
- Datum i odgovorna osoba jasno su navedeni za svaku reviziju.
- Definirane su uloge i dozvole za osobe koje pregledavaju, mijenjaju i odobravaju dokumente.
- Važne komunikacije evidentirane su u kontekstu projekta.
- Izvanredni sati upravljanja mjere se najmanje 30 dana.
- Izmjene i njihov financijski učinak povezani su s projektom.
- Osposobljavanje je povezano sa stvarno obuhvaćenim aktivnostima.
- Institucionalni izvori propisa periodično se provjeravaju.
Pouzdani izvori koje vrijedi spremiti u oznake
Kada je riječ o građevinskim propisima, sigurnosti i troškovima, najbolje je uvijek krenuti od službenih izvora:
- Normattiva – Zakonodavna uredba br. 81/2008, zdravlje i sigurnost na radu;
- Ministarstvo rada – obveze poslodavca;
- INAIL – prevencija i sigurnost na radu;
- Normattiva – Zakonodavna uredba br. 36/2023, Zakonik o javnim ugovorima;
- ISTAT – indeksi troškova izgradnje.
Ti izvori, naravno, ne zamjenjuju analizu tehničara, savjetnika ili stručnjaka angažiranih za pojedinu situaciju, ali omogućuju polazak od institucionalnih izvora umjesto od neprovjerenih tumačenja.
Zaključak: marža se može vratiti i uklanjanjem nepotrebnog rada
Poduzeće ne može ukloniti regulatorne obveze.
No može ukloniti znatan dio nepotrebnog rada koji se često stvara oko tih obveza.
Manje dupliciranih dokumenata.
Manje vremena izgubljenog na utvrđivanje važeće verzije.
Manje sastanaka sazvanih samo radi rekonstrukcije informacija.
Manje financijskih izmjena odvojenih od napretka radova.
Manje važnih odluka raspršenih po telefonskim pozivima i razgovorima.
Upravo ondje digitalizacija počinje stvarno utjecati na profitabilnost.
Propisi predstavljaju zahtjev. Učinkovitost kojom ih poduzeće uspijeva provoditi može postati konkurentska prednost.
Za usporedbu alata i pristupa možete pogledati i vodič o softveru za upravljanje gradilištem te alternative za upravljanje gradilištem.
Tim Edil-Up
