Quando se fala de regulamentação da construção, o primeiro pensamento vai quase sempre para obrigações, documentos e possíveis sanções. Para uma empresa, porém, existe outro custo muito menos evidente: o tempo necessário para adaptar o trabalho diário sempre que muda um procedimento, é solicitada uma integração documental ou é necessário demonstrar rapidamente que determinada obrigação foi cumprida.
Uma nova revisão de um documento, uma alteração a formalizar, uma formação a atualizar ou uma informação que tem de chegar a várias equipas podem parecer tarefas relativamente pequenas. O problema surge quando cada passo exige telefonemas, reuniões, novas impressões, pesquisas em pastas diferentes e pessoas que interrompem o seu trabalho para reconstruir o que aconteceu.
Para muitas empresas de construção, é precisamente aqui que se esconde uma parte da margem perdida. Não necessariamente na norma em si, mas na forma como a empresa consegue — ou não consegue — transformá-la num processo operacional organizado.
Vejamos, portanto, 7 custos ocultos que podem surgir na gestão diária e, sobretudo, o que uma PME pode fazer concretamente para os recuperar.
Custo oculto n.º 1 — Horas não produtivas para atualizar e reconstruir documentos
O primeiro custo é também o mais fácil de subestimar.
É necessário atualizar um documento. Alguém tem de recuperar a versão anterior, verificar o que muda, envolver as pessoas interessadas, substituir eventuais cópias obsoletas e garantir que quem trabalha em obra recebeu a informação correta.
Nenhuma destas tarefas parece particularmente dispendiosa quando considerada isoladamente. Mas basta multiplicar meia hora ou uma hora pelo responsável da obra, encarregado, departamento técnico, administração e subempreiteiros para perceber a rapidez com que o custo pode aumentar.
O problema agrava-se quando não existe uma fonte oficial. A mesma informação é procurada no correio eletrónico, no computador do escritório, na pasta partilhada ou no telemóvel de quem a recebeu.
A primeira correção é simples: para cada obra deve ser imediatamente claro onde se encontra a versão oficial dos documentos operacionais.
Custo oculto n.º 2 — Versões erradas que geram erros e retrabalho
Ter um documento não significa necessariamente ter o documento correto.
Um desenho é atualizado pelo departamento técnico, mas a cópia anterior continua no telemóvel do encarregado. Uma nova indicação chega por correio eletrónico, enquanto o fornecedor continua a utilizar o anexo recebido alguns dias antes.
Quando isto acontece, o custo deixa de ser apenas administrativo.
Pode transformar-se em material encomendado com base em informações ultrapassadas, num trabalho que tem de ser corrigido, numa equipa que perde horas ou até numa fase inteira que tem de ser reagendada.
Por isso, o controlo das revisões não é uma formalidade. É uma forma concreta de controlar os custos.
Uma regra eficaz consiste em manter uma versão oficial, um histórico identificável e responsabilidades claras sobre quem pode atualizar o documento.
Custo oculto n.º 3 — Parar várias pessoas para resolver um problema que diz respeito a uma
Uma dificuldade documental ou regulamentar raramente envolve apenas quem tem de a corrigir.
Imaginemos que um trabalho exige uma atualização dos procedimentos ou da documentação de segurança. O responsável tem de verificar a situação, o técnico tem de intervir no documento, o encarregado tem de receber as novas indicações e as pessoas envolvidas têm de ser informadas.
Se a informação não estiver organizada, o problema tende a alargar-se: reuniões mais longas, mais telefonemas, mais pessoas envolvidas e atividades bloqueadas mesmo quando tal não seria necessário.
É o efeito multiplicador das horas não produtivas.
Para o medir, pode utilizar-se um cálculo muito simples:
Horas utilizadas × número de pessoas envolvidas × custo horário real.
O resultado não tem de ser perfeito ao cêntimo. É preciso perceber que uma reunião de duas horas com cinco pessoas não custa “duas horas”. Custa dez horas de trabalho no total.
Custo oculto n.º 4 — Gerir a segurança em emergência em vez de a tratar como um processo
A segurança não é uma atividade a comprimir para poupar tempo. As obrigações previstas na regulamentação continuam a ser responsabilidades concretas da empresa e das pessoas envolvidas.
O D.Lgs. 81/2008 disponível na Normattiva representa a referência legislativa central em matéria de proteção da saúde e segurança nos locais de trabalho.
O Ministero del Lavoro resume também as obrigações do empregador, incluindo a avaliação de riscos, a informação, a formação, os EPI e a atualização das medidas de prevenção.
O custo oculto surge quando estas atividades são geridas apenas em situação de emergência.
Um documento que não é possível localizar, uma atualização que não chega às pessoas envolvidas ou uma formação difícil de reconstruir obrigam a organização a interromper outras atividades para voltar a reunir a informação.
Os recursos do INAIL dedicados à prevenção e segurança podem também ser utilizados como referência técnica para aprofundar riscos, ferramentas e medidas preventivas.
A digitalização não reduz as obrigações. Pode, no entanto, reduzir o tempo perdido a encontrar, distribuir e reconstruir a informação necessária para as gerir.
Custo oculto n.º 5 — Alterações e revisão de preços geridas demasiado tarde
Outro ponto delicado diz respeito a alterações, custos e contratos.
Quando uma alteração económica é formalizada tarde, o problema não diz respeito apenas ao valor da variação. Pode tornar-se um problema de tesouraria.
A empresa suporta o custo, o documento chega posteriormente, a aprovação é adiada e, entretanto, é necessário continuar a financiar trabalhos, pessoal e fornecedores.
Nos contratos públicos é fundamental consultar o quadro regulamentar em vigor. O D.Lgs. 36/2023 – Codice dei contratti pubblici regula, entre outros aspetos, as cláusulas de revisão de preços.
Para compreender a evolução geral dos custos, é possível consultar os índices de custos de construção publicados pelo ISTAT.
Os índices são uma referência externa e, naturalmente, não substituem orçamentos, encomendas, SAL e contas finais da empreitada.
A vantagem operacional surge quando a alteração, o documento, a fase afetada e o impacto económico permanecem ligados, em vez de viverem em quatro arquivos diferentes.
Custo oculto n.º 6 — Comunicações importantes que não deixam rasto
O telefone e as mensagens são ferramentas indispensáveis em obra. O problema não está em utilizá-los.
O problema surge quando uma decisão que altera prazos, custos, segurança ou métodos de execução fica apenas dentro de uma conversa.
Ao fim de algumas semanas, alguém terá de reconstruir:
- quem deu a indicação;
- quando foi comunicada;
- quem a recebeu;
- que documento foi atualizado;
- que efeito teve na empreitada.
É nesse momento que um telefonema de três minutos pode transformar-se em horas de trabalho administrativo.
A solução não é eliminar as comunicações rápidas. É estabelecer quais as decisões que devem ser posteriormente registadas no sistema oficial da empreitada.
Custo oculto n.º 7 — Não saber quanto tempo se está realmente a perder
Este é provavelmente o custo mais perigoso, porque torna invisíveis todos os outros.
Se a empresa não medir o tempo dedicado a corrigir documentos, reconstruir informação, participar em reuniões extraordinárias e resolver problemas originados por versões erradas, cada episódio é entendido como um caso isolado.
Na realidade, pode tratar-se de um processo que se repete todas as semanas.
Durante 30 dias, pode ser suficiente registar quatro dados:
- horas dedicadas a revisões ou correções documentais extraordinárias;
- horas utilizadas em reuniões e esclarecimentos não planeados;
- retrabalho gerado por informações desatualizadas;
- dias de atraso administrativo associados a documentos em falta ou incompletos.
Ao fim de um mês terá uma linha de base.
E uma linha de base permite finalmente perceber se um novo processo está a recuperar margem ou simplesmente a transferir o trabalho de uma atividade para outra.
O verdadeiro problema não é a regulamentação: é o custo de uma má adaptação
É importante fazer uma distinção.
As normas, as obrigações de segurança e os procedimentos não são “ineficiências” a eliminar. Fazem parte das responsabilidades da empresa.
O que pode ser melhorado é tudo o que acontece à volta do cumprimento.
Procurar o mesmo documento três vezes não aumenta a segurança.
Imprimir cinco cópias de uma versão que amanhã pode mudar não aumenta a conformidade.
Telefonar a quatro pessoas para perceber qual é o documento válido não melhora o controlo.
É esta a diferença entre custo do cumprimento e custo da desorganização.
A fórmula simples para transformar o problema em euros
Para começar a quantificar o problema não é necessário um modelo financeiro complexo.
Pode utilizar esta fórmula:
(Horas extraordinárias de gestão × custo horário real das pessoas envolvidas) + novas impressões + deslocações + eventual retrabalho + custos financeiros dos atrasos.
O resultado não representará necessariamente o custo perfeito, mas será muito mais útil do que uma perceção genérica.
E, sobretudo, permite comparar a situação antes e depois da introdução de um novo processo.
Três ações poderosas para pôr em prática já amanhã de manhã
1. Verifique a versão oficial dos cinco documentos mais importantes da obra.
Pergunte simultaneamente ao departamento técnico e ao encarregado onde se encontram. Se indicarem locais diferentes, já identificou um problema.
2. Defina uma regra para as alterações.
Cada atualização importante deve ter pelo menos uma data, um responsável, um documento ou atividade de referência e as pessoas a informar.
3. Comece a medir as horas perdidas.
Durante um mês, registe o tempo dedicado a pesquisas, correções e reuniões extraordinárias causadas por informações em falta ou desatualizadas.
São três ações simples, mas permitem passar de “temos burocracia a mais” para um problema concreto que pode ser analisado e melhorado.
Formação: o passo que muitas empresas subestimam
Uma atualização de procedimentos ou responsabilidades não deve ficar pelo envio de um PDF.
As pessoas têm de compreender o que muda no seu trabalho.
Isto não significa necessariamente organizar horas de formação em sala. Para algumas alterações, pode ser muito mais útil uma breve sessão com as pessoas diretamente envolvidas, exemplos concretos e uma verificação final da compreensão.
Uma formação eficaz deve responder sobretudo a três perguntas:
- o que muda?
- o que tenho de fazer de forma diferente?
- onde encontro, a partir de hoje, a informação correta?
Se estas respostas continuarem ambíguas, o procedimento continuará a ser interpretado de forma diferente por cada equipa.
Onde um Construction Operating System pode reduzir os atritos
Quando documentos, pessoas, fases, presenças e comunicações vivem em ferramentas separadas, qualquer alteração exige mais passos.
É deste problema que nasce o conceito de Construction Operating System.
Não é simplesmente um arquivo digital, mas um ambiente no qual a informação pode ser ligada ao contexto operacional.
Uma revisão pertence a um documento.
O documento pertence a uma empreitada.
A empreitada contém fases e pessoas.
As pessoas têm funções e permissões.
Quando estes elementos estão ligados, distribuir uma atualização exige menos reconstruções manuais.
Como a Edil-Up se integra no processo
A Edil-Up é desenvolvida precisamente segundo esta lógica: construir um ambiente operacional no qual obras, fases, colaboradores, funções e permissões, documentos, presenças, orçamentos e comunicações possam trabalhar progressivamente no mesmo contexto.
O objetivo não é transformar a Edil-Up num consultor regulamentar nem substituir profissionais, coordenadores ou responsáveis de segurança.
O objetivo é mais operacional: tornar mais simples a gestão da informação gerada por esses processos.
Se um documento for atualizado, deve ser mais fácil identificar a versão correta. Se uma pessoa tiver de receber uma comunicação, o contexto já deveria estar disponível. Se um responsável tiver de verificar uma empreitada, não deveria reconstruí-la através de cinco ferramentas diferentes.
Para aprofundar esta visão, pode conhecer melhor o projeto Edil-Up.
Um plano concreto de 90 dias para recuperar eficiência
Dias 1-30: medir.
Mapeie os documentos mais importantes, identifique onde são guardados e registe as horas utilizadas em revisões, pesquisas, esclarecimentos e atividades extraordinárias.
Dias 31-60: simplificar.
Elimine arquivos paralelos sempre que possível, defina responsabilidades, estabeleça um sistema oficial para documentos e alterações e forme as pessoas nos novos passos.
Dias 61-90: digitalizar o que funciona.
Só nesta fase deve alargar o processo com automatizações, notificações e ferramentas digitais. O software deve consolidar um método mais eficiente, não digitalizar a confusão anterior.
No final dos 90 dias, compare as mesmas métricas da fase inicial.
Tempo de localização dos documentos.
Horas extraordinárias de coordenação.
Erros de versão.
Retrabalho.
Atrasos administrativos.
É aí que se mede a verdadeira recuperação.
Checklist contra custos ocultos
- Uma única versão oficial para cada documento crítico.
- Data e responsável identificáveis para cada revisão.
- Funções e permissões definidas para quem consulta, altera e aprova.
- Comunicações relevantes registadas no contexto da empreitada.
- Horas extraordinárias de gestão medidas durante pelo menos 30 dias.
- Alterações e impacto económico ligados ao projeto.
- Formação ligada às atividades realmente abrangidas.
- Controlo periódico das fontes regulamentares institucionais.
Fontes fidedignas para guardar nos favoritos
Quando se fala de regulamentação da construção, segurança e custos, é preferível partir sempre das fontes oficiais:
- Normattiva – D.Lgs. 81/2008, saúde e segurança no trabalho;
- Ministero del Lavoro – obrigações do empregador;
- INAIL – prevenção e segurança no trabalho;
- Normattiva – D.Lgs. 36/2023, Codice dei contratti pubblici;
- ISTAT – índices de custos de construção.
Naturalmente, estas referências não substituem a análise de técnicos, consultores ou profissionais responsáveis por cada situação, mas permitem partir de fontes institucionais em vez de interpretações não verificadas.
Conclusão: a margem também se recupera eliminando trabalho desnecessário
Uma empresa não pode eliminar as obrigações regulamentares.
Pode, no entanto, eliminar uma parte significativa do trabalho desnecessário que muitas vezes se cria em torno dessas obrigações.
Menos documentos duplicados.
Menos tempo perdido a perceber qual é a versão válida.
Menos reuniões convocadas apenas para reconstruir informação.
Menos alterações económicas desligadas do avanço da obra.
Menos decisões importantes dispersas entre telefonemas e conversas.
É aqui que a digitalização começa a ter um impacto real na margem.
A regulamentação representa o requisito. A eficiência com que a empresa consegue geri-la pode tornar-se uma vantagem competitiva.
Para comparar ferramentas e abordagens, pode também consultar o guia sobre software de gestão de obras e as alternativas para a gestão de obras.
Equipa Edil-Up