Gestion documentaire dans le BTP : ce que nous avons découvert en analysant plus de 100 chantiers en 2026

Sur un chantier, les informations se perdent rarement de manière évidente. Le plus souvent, elles restent simplement dispersées. Un plan à jour arrive par e-mail, certaines photos sont partagées dans la conversation de l’équipe, une fiche technique reste sur l’ordinateur du bureau et une révision est enregistrée sous un nom différent de la précédente.

Lorsqu’il faut retrouver rapidement l’une de ces informations, le problème apparaît : quelqu’un ouvre plusieurs dossiers, consulte une conversation, appelle un collègue ou demande que le document soit renvoyé.

Pris séparément, ces gestes ne prennent que quelques minutes. C’est précisément pourquoi ils sont difficiles à percevoir comme un coût. Ils deviennent importants lorsqu’ils se répètent chaque jour et concernent simultanément les responsables de chantier, le bureau d’études, l’administration et les collaborateurs externes.

En 2026, nous avons donc décidé d’observer le phénomène de plus près à partir des données de 126 chantiers appartenant à 10 entreprises utilisant Edil-Up. Les entreprises concernées ont autorisé l’utilisation des informations nécessaires à l’étude exclusivement sous une forme anonyme et agrégée.

L’analyse n’identifie ni les entreprises, ni les travailleurs, ni les clients, ni les adresses, ni les montants des marchés, ni aucun autre élément permettant de remonter à des projets individuels. L’objectif n’était pas de comparer une entreprise à une autre, mais de comprendre quelles difficultés revenaient dans la gestion documentaire dans le BTP et dans quelle mesure une meilleure organisation des informations pouvait avoir un impact.

L’échantillon : 126 chantiers appartenant à 10 entreprises

Les chantiers pris en compte dans l’étude n’appartiennent pas à une seule organisation. Ils sont répartis entre dix entreprises différentes, chacune ayant ses propres habitudes, ses équipes, ses méthodes d’archivage et son organisation des projets.

Cette diversité est importante, car la gestion documentaire varie fortement d’une entreprise à l’autre. Dans certaines structures, le responsable de chantier gère directement une grande partie de la documentation ; dans d’autres, le bureau d’études joue un rôle central. Certaines entreprises travaillent avec de nombreux collaborateurs et sous-traitants, tandis que d’autres s’appuient sur des équipes plus stables.

La quantité et le type de documents varient également : plans techniques, photographies, comptes rendus, certifications, documentation des approvisionnements, communications internes et fichiers liés aux différentes phases des travaux.

Les 126 chantiers ne constituent donc pas un échantillon statistiquement représentatif de l’ensemble du secteur italien de la construction. En outre, toutes les entreprises étudiées utilisent déjà Edil-Up, un élément qu’il convient de préciser, car il peut les distinguer d’entreprises encore entièrement analogiques.

L’étude offre toutefois une photographie intéressante de ce qui se passe lorsque des dizaines de projets réels sont gérés simultanément et que les informations doivent circuler en permanence entre le terrain et le bureau.

Comment nous avons analysé les données sans confondre travail nécessaire et inefficacité

L’une des premières difficultés méthodologiques a consisté à déterminer ce qui devait être considéré comme du temps perdu.

Lire une fiche technique n’est pas une inefficacité. Vérifier un plan avant de commencer une intervention ne l’est pas non plus. Préparer un compte rendu, contrôler une livraison ou mettre à jour un document sont des activités qui font normalement partie du travail.

Nous avons donc évité de qualifier globalement de « gaspillage » tout le temps consacré aux documents. L’attention s’est surtout portée sur les étapes répétitives qui n’ajoutent pas réellement de valeur à l’information.

Les situations récurrentes ont été regroupées en cinq catégories :

• recherche répétée d’un document déjà disponible ;
• vérification de la révision, car il n’était pas immédiatement possible de savoir quel fichier était à jour ;
• renvoi de documents déjà partagés auparavant ;
• reconstitution du contexte de photos, notes ou communications qui n’étaient pas clairement rattachées à une phase ou à une activité ;
• problèmes d’accès lorsque la personne concernée ne parvenait pas à consulter directement l’information nécessaire.

Cette distinction permet d’aborder le problème de manière plus concrète. Il ne s’agit pas de supprimer le travail documentaire, mais de réduire ce qui oblige une personne à interrompre son activité pour rechercher ou reconstituer quelque chose qui devrait déjà être disponible.

Où se concentre le temps : cinq situations observées à plusieurs reprises sur les chantiers

La première situation est aussi la plus intuitive : le document existe, mais ne peut pas être trouvé immédiatement. Il a peut-être été chargé dans un autre dossier, envoyé par e-mail ou partagé dans la conversation d’une équipe. Le problème n’est pas l’absence d’information, mais la difficulté à savoir où la chercher.

Un deuxième cas concerne les révisions. Lorsque plusieurs versions du même plan restent disponibles sans nomenclature claire, le responsable doit vérifier la date ou le nom du fichier, ou demander confirmation à la personne qui l’a produit. Le temps consacré peut sembler négligeable, mais il devient important lorsque la vérification doit être répétée sur de nombreux documents.

Le troisième cas est le renvoi. Un fichier a déjà été partagé, mais la personne qui en a besoin ne parvient pas à le retrouver et demande qu’il soit envoyé à nouveau. L’inefficacité concerne alors au moins deux personnes : celle qui cherche et celle qui interrompt ce qu’elle faisait pour chercher à son tour et renvoyer le fichier.

Un quatrième problème concerne le contexte. Une photographie peut être parfaitement compréhensible le jour où elle est prise, mais beaucoup moins quelques semaines plus tard s’il n’est pas clair à quelle phase, à quel local, à quel travail ou à quel signalement elle se rapportait.

Enfin, nous avons pris en compte les accès. Une archive peut être centralisée et néanmoins créer des frictions si le bon collaborateur ne dispose pas des autorisations nécessaires ou ne sait pas où trouver ce dont il a besoin.

Le point commun de tous ces épisodes est leur apparente banalité. Pris isolément, aucun ne semble suffisamment grave pour nécessiter une intervention organisationnelle. C’est leur fréquence qui les rend intéressants.

De l’épisode isolé au temps annuel

Pour traduire le phénomène en un ordre de grandeur compréhensible, nous avons construit un scénario prudent, en partant de quatre personnes pour chacune des dix entreprises considérées comme régulièrement impliquées dans la gestion et l’échange des informations.

Cela ne signifie pas que seules quarante personnes ont utilisé les 126 chantiers, ni qu’elles ont toutes eu le même comportement. Ce groupe sert à construire une estimation homogène et lisible.

Nous avons donc supposé qu’une meilleure organisation permettrait de récupérer seulement huit minutes par personne et par jour entre recherches de fichiers, vérifications, renvois et demandes de clarification.

Le calcul donne :

40 personnes × 8 minutes × 20 journées opérationnelles = 6 400 minutes par mois.

Cela équivaut à environ 106 heures et 40 minutes par mois et, sur douze mois, à environ 1 280 heures.

Le chiffre prend surtout son sens lorsqu’il est rapporté à une seule entreprise : en moyenne arithmétique, environ 128 heures sur une année.

Cela représente plus de trois semaines de travail de quarante heures. Non pas en supprimant des activités importantes, mais en réduisant une série de micro-interruptions réparties tout au long de l’année.

Quelle est la valeur économique du temps récupéré ?

Convertir les heures en euros nécessite nécessairement une hypothèse. Chaque entreprise a des coûts de main-d’œuvre différents et les personnes impliquées dans la gestion documentaire peuvent avoir des fonctions et des niveaux de rémunération différents.

Pour rendre le calcul facilement lisible, nous avons utilisé une valeur conventionnelle de 30 euros par heure de coût pour l’entreprise.

Appliqué aux 1 280 heures du scénario central, le résultat est le suivant :

38 400 euros de capacité de travail équivalente pour les dix entreprises considérées.

En divisant cette valeur par dix, on obtient, toujours en moyenne arithmétique, environ 3 840 euros par an et par entreprise.

Il est important de ne pas interpréter ce chiffre comme une économie de trésorerie automatique. Une heure récupérée ne produit pas nécessairement 30 euros sur le compte bancaire. Elle peut plutôt signifier moins d’heures supplémentaires, une plus grande disponibilité du responsable technique, davantage de temps pour préparer des devis, suivre les clients ou coordonner les travaux.

Le tableau montre surtout à quel point le résultat est sensible même à de très faibles variations. Il n’est pas nécessaire de supposer des heures entières perdues chaque jour pour obtenir des chiffres qui méritent de l’attention.

Pourquoi avons-nous évité d’utiliser des pourcentages du chiffre d’affaires ?

Dans les contenus consacrés à la productivité, il est fréquent de trouver des pourcentages du chiffre d’affaires attribués aux inefficacités, aux reprises de travaux ou à une mauvaise gestion des informations.

Pour cette étude, nous avons préféré ne pas utiliser de pourcentage générique. Le chiffre d’affaires ne montre pas directement le temps qu’une personne met à retrouver un document et pourrait rendre le résultat plus spectaculaire, mais moins vérifiable.

Les heures et les minutes sont en revanche des grandeurs que chaque entreprise peut contrôler relativement simplement. Le coût horaire peut ensuite être remplacé par celui qui correspond réellement à sa propre organisation.

Comparaison avec les études internationales publiées en 2026

Les résultats de notre échantillon ont également été examinés à la lumière de plusieurs études internationales publiées en 2026. Elles ne servent pas à attribuer automatiquement des résultats aux chantiers Edil-Up, mais à replacer le problème dans un contexte plus large.

RICS Construction Productivity Report 2026

Le rapport RICS 2026 rassemble les réponses de près de 3 000 professionnels de la construction répartis dans cinq régions du monde et met en évidence le caractère encore très fragmenté de la mesure de la productivité dans le secteur.

En Europe, l’utilisation de références externes reste particulièrement limitée, tandis que des aspects tels que la planification, l’enchaînement des activités, la supervision et la coordination continuent d’être cités parmi les facteurs qui influencent le plus les performances.

Le lien avec notre étude est surtout méthodologique : si l’on ne mesure pas ce qui se passe au quotidien, de nombreuses inefficacités restent de simples perceptions.

Deloitte et Autodesk — State of Digital Adoption in the Construction Industry 2026

L’étude de Deloitte Access Economics et Autodesk analyse 954 entreprises de construction et d’ingénierie sur six marchés de la région Asie-Pacifique.

Le tableau est celui d’un secteur dans lequel les outils numériques et cloud sont désormais largement répandus, mais pas encore intégrés de manière uniforme. 56 % des entreprises déclarent utiliser des outils d’analyse de données, 50 % des logiciels cloud de gestion de la construction et 47 % des applications mobiles.

Dans le même temps, environ une entreprise sur quatre continue de s’appuyer principalement sur des systèmes papier et moins de la moitié déclarent que les équipes de terrain disposent principalement de données de projet en temps réel.

Une autre information intéressante concerne la fragmentation : le nombre médian de systèmes utilisés par les entreprises est passé de onze à six.

C’est une amélioration évidente, mais six outils différents représentent malgré tout six endroits possibles où saisir, rechercher ou synchroniser des informations.

McKinsey — How AI is reshaping the future of the AEC industry, 2026

En juillet 2026, McKinsey a mis à jour son analyse de la productivité dans le secteur Architecture, Engineering & Construction, en soulignant que celui-ci conserve d’importantes marges d’amélioration.

Selon l’analyse, la production mondiale du secteur de la construction a atteint environ 15 000 milliards de dollars en 2025, tandis que la productivité du travail dans le secteur a globalement progressé d’environ 10 % entre 2000 et 2022.

L’intelligence artificielle et l’automatisation ouvrent de nouvelles possibilités, mais leur impact dépend aussi de la qualité des données et de la capacité des organisations à repenser leurs processus.

Pour un chantier, cela signifie que l’intelligence artificielle peut contribuer au traitement des informations, mais qu’elle ne peut pas corriger seule une structure dans laquelle les documents et le contexte restent dispersés.

Autodesk — 2026 State of Design & Make: AI Pulse

L’étude 2026 State of Design & Make: AI Pulse d’Autodesk montre elle aussi une diffusion désormais concrète de l’intelligence artificielle. L’enquête, menée auprès de 2 500 dirigeants internationaux, révèle que 84 % associent déjà l’IA à une hausse de la productivité de leur organisation.

Ce chiffre est particulièrement intéressant, car il déplace la discussion au-delà du simple usage de logiciels numériques. L’avantage ne vient plus seulement du fait de disposer d’un outil, mais de la manière dont les outils, les données et les personnes sont connectés.

Numériser ne signifie pas nécessairement avoir des informations organisées

L’un des aspects les plus évidents apparus en observant les flux de chantier est que le papier et le numérique ne sont plus deux mondes opposés.

Une entreprise peut utiliser très peu de papier tout en ayant une gestion fragmentée. Le document est sur Drive, la décision sur WhatsApp, le budget sur Excel, les présences dans une autre application et les échanges avec le client dans les e-mails.

Tout est numérique, mais le responsable doit toujours passer d’un outil à l’autre pour reconstituer la situation.

La véritable différence n’est donc pas entre le papier et le cloud. Elle se situe entre des informations séparées et des informations contextualisées.

Cinq recommandations pratiques issues de l’analyse

1. Définir une source officielle pour chaque chantier

Les conversations et les e-mails peuvent rester des outils utiles pour communiquer rapidement, mais il est important que chacun sache où se trouve le document de référence.

Si chaque interlocuteur conserve sa propre copie, il devient très difficile, après plusieurs révisions, de déterminer laquelle est valable.

2. Utiliser des noms et des révisions compréhensibles

Une bonne nomenclature n’a pas besoin d’être complexe. Elle doit simplement permettre à une personne qui n’a pas créé le fichier de comprendre ce qu’il contient et à quelle version il correspond.

Le chantier, le type de document, la date et la révision sont souvent suffisants.

3. Définir les rôles et les autorisations avant que le problème ne survienne

Tout le monde ne doit pas pouvoir tout modifier. En même temps, les personnes qui travaillent sur le terrain ne devraient pas avoir à téléphoner chaque fois qu’elles ont besoin d’un document auquel elles auraient déjà dû avoir accès.

La structure des autorisations devrait donc refléter la manière dont les personnes travaillent réellement.

4. Toujours vérifier le processus depuis un smartphone

De nombreux systèmes documentaires sont conçus au bureau, devant un ordinateur. Le chantier, lui, fonctionne souvent depuis un smartphone ou une tablette.

Une structure qui semble ordonnée sur un grand écran peut s’avérer lente ou peu intuitive sur le terrain.

Un test très simple consiste à demander à un responsable de trouver seul un document depuis son téléphone et à observer le temps nécessaire.

5. Mesurer avant et après le changement

Avant d’introduire une nouvelle méthode, il est utile d’enregistrer pendant une ou deux semaines quelques indicateurs simples : demandes de renvoi, doutes sur les révisions, temps nécessaire pour trouver un document et problèmes d’accès.

Après l’introduction du nouveau processus, la même mesure permet de comprendre si quelque chose s’est réellement amélioré.

La perception est utile. La comparaison avant-après l’est beaucoup plus.

Où Edil-Up intervient dans le processus

Edil-Up est développé à partir de l’idée qu’un document a davantage de valeur lorsqu’il reste lié au contexte dans lequel il est utilisé.

Dans le logiciel de gestion, chantiers, phases, collaborateurs, rôles, autorisations, documents, communications et présences peuvent être gérés dans un même environnement opérationnel.

Cela permet, par exemple, d’éviter que le document soit considéré simplement comme un fichier dans un dossier séparé du reste du projet.

Le logiciel de gestion de chantiers Edil-Up permet d’organiser la documentation au sein des projets et de la partager avec les collaborateurs autorisés, tandis que l’application mobile Edil-Up permet également d’accéder aux informations depuis le terrain.

C’est la logique du Construction Operating System : ne pas simplement ajouter un nouvel endroit où conserver les fichiers, mais réduire progressivement le nombre d’étapes nécessaires pour parvenir à la bonne information.

Les limites de l’étude

Il est également important de préciser ce que cette analyse ne démontre pas.

Les 126 chantiers appartiennent à dix entreprises qui utilisent déjà Edil-Up et ne représentent pas statistiquement l’ensemble du secteur de la construction. Les entreprises diffèrent par leur taille, leur structure organisationnelle et le type de projet.

Le scénario économique fondé sur 8 minutes par jour et 30 euros de l’heure est une valorisation construite pour rendre l’ordre de grandeur compréhensible. Il ne doit pas être interprété comme le résultat économique identique obtenu par chacune des dix entreprises.

En outre, la qualité de la gestion documentaire dépend de plusieurs facteurs : logiciels, formation, discipline interne, structure des dossiers, rôles, autorisations et habitudes des personnes. Il ne serait pas correct d’attribuer toute amélioration à un seul élément.

Nous estimons donc plus utile de lire cette étude comme une photographie opérationnelle et comme un point de départ pour mieux mesurer ce qui se passe au sein de chaque entreprise.

Ce que nous ont appris 126 chantiers

La conclusion la plus intéressante ne concerne pas une technologie particulière.

Elle concerne la manière dont le temps est perdu.

La gestion documentaire bloque rarement une équipe pendant toute une journée. Beaucoup plus souvent, elle fait perdre cinq minutes ici, trois minutes là, un appel téléphonique, une vérification supplémentaire ou un second envoi.

Ces intervalles sont suffisamment courts pour être ignorés et suffisamment fréquents pour devenir importants lorsqu’ils sont multipliés par le nombre de personnes, de jours et de chantiers.

C’est pourquoi la première amélioration ne devrait pas nécessairement consister à acheter davantage de technologie.

Il faudrait d’abord comprendre où l’information s’interrompt, où elle est dupliquée et où elle oblige les personnes à reconstituer quelque chose qui existe déjà.

Une fois ces étapes identifiées, la technologie peut faire ce pour quoi elle devrait réellement être utilisée : simplifier le travail, et pas simplement le rendre plus numérique.

Sources externes de comparaison — 2026

• RICS — Construction Productivity Report 2026 , étude internationale menée auprès de près de 3 000 professionnels de la construction.
• Deloitte Access Economics / Autodesk — State of Digital Adoption in the Construction Industry 2026 , étude portant sur 954 entreprises de construction et d’ingénierie.
• McKinsey & Company — How AI is reshaping the future of the AEC industry, 2026 , analyse de la productivité, des données et de la transformation numérique du secteur AEC.
• Autodesk — 2026 State of Design & Make: AI Pulse , étude menée auprès de 2 500 dirigeants internationaux.

Mesurez votre processus sur un chantier réel

Pour comprendre le poids de la gestion documentaire dans votre entreprise, le point de départ peut être très simple : choisir un chantier et observer pendant quelques jours combien de fois les personnes doivent rechercher un document, vérifier une révision ou demander un fichier déjà disponible.

Après avoir centralisé le processus, la même mesure permet de comprendre si le changement a produit un résultat concret.

L’équipe Edil-Up