Numa obra podem trabalhar simultaneamente a empresa principal, subempreiteiros, instaladores, fornecedores, técnicos e equipas especializadas.
Todas estas pessoas colaboram no mesmo projeto, mas não utilizam necessariamente o mesmo fluxo de informação.
Uma ficha técnica chega por correio eletrónico. Uma alteração é comunicada por chat. Uma fotografia fica no telemóvel do chefe de equipa. Um certificado é guardado no escritório. O fornecedor conserva uma cópia diferente da documentação.
Enquanto ninguém tiver de ligar esta informação, o sistema parece funcionar.
O problema surge quando alguém precisa de perceber qual é o documento atualizado, quem o deve aprovar, qual a empresa que o deve utilizar e que fase do projeto está envolvida.
Por isso, a colaboração em obra não depende apenas da capacidade das pessoas para comunicar.
Depende também da capacidade da empresa para criar um contexto partilhado no qual documentos, funções e decisões possam ser encontrados sem terem de ser reconstruídos de cada vez.
Colaborar melhor não significa comunicar mais. Significa reduzir o número de vezes que temos de voltar a pedir a mesma informação.
O problema não é ter muitos interlocutores: é ter muitas versões da realidade
Imaginemos uma entrega normal de materiais.
O fornecedor envia uma ficha técnica ao técnico.
O técnico reencaminha-a para o responsável de obra.
O responsável partilha-a com a equipa.
Entretanto, o escritório conserva uma versão anterior e uma empresa externa continua a utilizar a que recebeu na semana anterior.
Todos têm um documento.
Mas nem todos têm o mesmo documento.
Esta é uma das principais diferenças entre a simples partilha e a colaboração estruturada.
A partilha responde à pergunta:
“Enviei-te o ficheiro?”
A colaboração também tem de responder:
“É o documento correto? Quem o deve utilizar? Quem o pode alterar? A que está associado?”
A primeira regra da colaboração: saber onde procurar
Não é realista esperar que o correio eletrónico, as mensagens e as chamadas telefónicas desapareçam.
São ferramentas extremamente eficazes.
O problema surge quando também são utilizadas simultaneamente como arquivo definitivo.
Por isso, cada obra deveria ter uma fonte reconhecível onde uma pessoa autorizada possa encontrar a informação operacional de referência.
Este princípio é coerente com a gestão internacional da informação.
A ISO 19650-1:2018, ainda em vigor em 2026, define um enquadramento para a gestão da informação que inclui atividades como a troca, o registo, o controlo de versões e a organização.
Em 2026 está também em desenvolvimento a segunda edição da norma, ISO/DIS 19650-1.
A ISO 19650 pertence a um enquadramento específico de gestão da informação e BIM: utilizar uma plataforma de gestão não significa automaticamente aplicar a norma ou estar em conformidade com ela.
O princípio é, contudo, útil para qualquer empresa:
uma informação partilhada deve poder ser identificada, organizada e reconstruída ao longo do tempo.
Colaborar não significa permitir que todos alterem tudo
Um projeto com várias empresas exige diferentes níveis de acesso.
O fornecedor pode precisar de carregar uma ficha técnica.
O responsável deve poder consultá-la.
O técnico pode ter de efetuar uma verificação.
O proprietário pode não ter qualquer necessidade de intervir nesse ficheiro específico.
Por isso, um sistema colaborativo deveria distinguir, pelo menos, entre:
- visualizar;
- carregar;
- alterar;
- gerir;
- aceder apenas às áreas relevantes.
A colaboração funciona melhor quando cada pessoa pode fazer o que é necessário sem obter automaticamente acesso à totalidade da empreitada.
E é preciso evitar um equívoco importante.
A atribuição de uma função ou permissão dentro de um software não cria nem altera automaticamente uma responsabilidade jurídica, contratual ou profissional.
A plataforma deve representar a organização real, não substituí-la.
O verdadeiro teste chega quando entra outra empresa
Um processo pode parecer perfeitamente organizado enquanto é utilizado apenas pelos trabalhadores da empresa.
Depois chega um fornecedor.
Envia os seus documentos por correio eletrónico.
Um subempreiteiro prefere o WhatsApp.
Um técnico utiliza a sua própria pasta na cloud.
Em poucos dias, a obra volta a ter vários arquivos paralelos.
Por isso, a integração de uma empresa externa deveria definir poucas informações essenciais:
- quem é o responsável de contacto;
- que informação deve fornecer;
- onde deve ser introduzida;
- quem a pode consultar;
- como são comunicadas as alterações;
- que canal representa a fonte operacional de referência.
Não é necessário entregar um manual de cinquenta páginas.
O melhor procedimento é aquele que o novo parceiro compreende rapidamente e consegue realmente utilizar.
É o mesmo princípio que aprofundámos no artigo dedicado à colaboração entre empresas de construção.
Uma colaboração também pode falhar quando todos receberam o documento
O problema das versões é particularmente insidioso.
O ficheiro não está em falta.
Existem simplesmente vários ficheiros aparentemente corretos.
Nomes como:
projeto_final.pdf
projeto_final2.pdf
projeto_final_CORRETO.pdf
são um sinal muito fácil de reconhecer.
Uma revisão deveria permitir perceber, pelo menos:
- qual a versão que representa a referência atual;
- quando foi atualizada;
- quem a carregou;
- quem deve ser informado;
- eventual motivo da alteração.
Não é necessariamente preciso eliminar todas as versões anteriores.
É preciso evitar que uma cópia desatualizada seja confundida com a versão atual.
O chat é perfeito para comunicar rapidamente. Muito menos para recordar
Uma fotografia enviada do local pode resolver um problema em poucos segundos.
É uma das razões pelas quais as mensagens são tão utilizadas na construção.
Mas imaginemos que temos de reconstruir essa decisão seis meses depois.
É preciso perceber:
- a que obra dizia respeito;
- que atividade mostrava;
- quem respondeu;
- que decisão foi tomada;
- se essa decisão originou um novo documento ou uma alteração.
A solução não é deixar de utilizar os chats.
É estabelecer que informação importante deve sair da conversa temporária e entrar no contexto permanente da empreitada.
Organizar por fase torna o documento mais compreensível
Uma pasta com quinhentos ficheiros é um arquivo.
Não é necessariamente um sistema de gestão.
Uma forma mais útil de organizar a informação consiste em ligá-la progressivamente à estrutura real do trabalho.
Obra → Fase → Documento → Pessoas → Comunicações
Deste modo, uma ficha não é simplesmente um PDF.
É um documento que pertence a uma obra, diz respeito a uma determinada fase e deve ser utilizado por algumas pessoas.
Esta lógica também facilita a passagem de responsabilidades.
Uma pessoa que entra no projeto não precisa necessariamente de conhecer o histórico de todas as mensagens anteriores para perceber onde encontrar o que necessita.
Porque é que tudo isto também afeta a produtividade
O RICS Construction Productivity Report 2026 mostra o peso que a coordenação continua a ter no desempenho do setor.
O planeamento, o faseamento e a coordenação são avaliados como fatores de elevado impacto na produtividade em quatro das cinco regiões analisadas, enquanto a gestão da obra também mantém um papel significativo.
A RICS salienta ainda que nenhuma tecnologia isolada é considerada uma solução transformadora pela maioria da amostra.
É um ponto importante.
A colaboração não melhora porque instalámos um software.
Melhora quando o software reduz o trabalho necessário para coordenar pessoas que já estão a tentar colaborar.
Ser digital não significa ter uma fonte única
Em 2026, grande parte do setor já utiliza ferramentas digitais.
O estudo Deloitte Access Economics / Autodesk — State of Digital Adoption in the Construction Industry 2026 baseia-se em 954 empresas de construção e engenharia de seis mercados da Ásia-Pacífico.
A investigação mostra que a adoção digital continua a acelerar.
Isto torna, contudo, mais evidente um novo desafio:
não basta digitalizar cada processo separadamente; é preciso reduzir a fragmentação entre os processos que já são digitais.
Uma empresa pode possuir várias ferramentas modernas e continuar a exigir que as pessoas liguem manualmente a informação.
E é precisamente esse trabalho invisível de ligação que uma gestão mais integrada deve procurar reduzir.
Sete erros que dificultam a colaboração mesmo com um bom software
1. Deixar que cada pessoa escolha onde arquivar
A autonomia total gera inevitavelmente arquivos paralelos.
2. Considerar todas as cópias oficiais
Se a versão no chat e a versão na pasta têm o mesmo valor operacional, nenhuma delas é uma verdadeira fonte de referência.
3. Dar a todos as mesmas permissões
Colaborar não significa abdicar do controlo dos acessos.
4. Enviar todas as notificações para todos
Demasiados avisos transformam até a mensagem importante em ruído.
5. Pedir às empresas externas que aprendam procedimentos demasiado complexos
O novo parceiro deve conseguir perceber rapidamente onde encontrar e onde inserir a informação que lhe diz respeito.
6. Separar completamente documentos e comunicações
Dentro de alguns meses será difícil perceber por que razão um documento foi alterado.
7. Digitalizar sem eliminar a etapa anterior
Se o documento for primeiro preenchido em papel e depois introduzido manualmente no novo sistema, acrescentámos tecnologia, mas não necessariamente eficiência.
Como perceber se a colaboração está realmente a melhorar
Evitaria KPI complexos na primeira fase.
Numa obra-piloto mediria:
- tempo médio para encontrar um documento;
- número de pedidos de reenvio;
- número de versões duplicadas identificadas;
- número de informações novamente pedidas a outra empresa;
- tempo entre o carregamento e a verificação de um documento;
- tempo necessário para reconstruir uma alteração;
- número de ferramentas utilizadas para concluir um único fluxo;
- número de passos manuais entre o local e o escritório.
Meça-os antes de alterar o processo e repita a mesma avaliação posteriormente.
Deste modo, a melhoria não é descrita através de percentagens genéricas.
É medida com base na realidade da própria empresa.
Um teste de 30 dias para colaborar melhor
Dias 1–7 — Fotografar a situação
Escolha uma obra com pelo menos uma empresa ou fornecedor externo.
Identifique onde se encontram atualmente os documentos, as comunicações e as revisões.
Dias 8–14 — Definir cinco regras
Defina:
- fonte oficial;
- categorias principais;
- gestão das versões;
- permissões;
- responsáveis pelos principais fluxos.
Dias 15–21 — Envolver realmente um parceiro
O teste deve incluir uma empresa ou um fornecedor externo.
Se o processo funcionar apenas com quem o concebeu, ainda não é um processo colaborativo.
Dias 22–30 — Medir
Retome os indicadores iniciais e verifique se diminuíram:
pesquisas, reenvios, duplicações, esclarecimentos e passos manuais.
Se, pelo contrário, o novo sistema tiver acrescentado mais operações, simplifique-o antes de o alargar.
Edil-Up: da relação entre empresas à colaboração em obra
Edil-Up é desenvolvido como Construction Operating System com o objetivo de reduzir a distância entre as empresas que colaboram e a informação operacional da empreitada.
Na gestão de obras, a empresa pode organizar no mesmo ambiente:
- obras;
- fases;
- colaboradores;
- funções e permissões;
- documentos;
- comunicações;
- presenças;
- informação económica básica.
A app móvel permite ainda levar parte do fluxo diretamente para o local.
A Rede Edil-Up acrescenta um elemento particular: a possibilidade de aproximar a relação profissional entre empresas da colaboração operacional posterior.
O objetivo não é obrigar todas as empresas a trabalhar exatamente da mesma forma.
É criar um contexto no qual a informação necessária à colaboração não tenha de ser continuamente reconstruída através de sistemas separados.
A Edil-Up não substitui verificações técnicas, responsabilidades profissionais ou as obrigações previstas na legislação aplicável.
Organiza o fluxo de informação no qual essas pessoas têm de trabalhar.
Para aprofundar a componente mais estritamente documental, pode também consultar o guia sobre a gestão dos documentos de obra; para comparar ferramentas diferentes, consulte os softwares de gestão de obras.
Checklist: a sua obra está realmente a colaborar?
- Todas as empresas sabem onde encontrar o documento de referência?
- É imediato perceber qual a versão a utilizar?
- Os parceiros sabem onde enviar a informação?
- As permissões mudam consoante a função?
- As decisões importantes continuam ligadas à empreitada?
- Um novo colaborador consegue compreender rapidamente o fluxo?
- O local e o escritório utilizam a mesma referência?
- Medimos os pedidos de reenvio, as pesquisas e as duplicações?
Fontes internacionais de referência
- ISO 19650-1:2018 , norma internacional sobre os conceitos e princípios da gestão da informação no ambiente construído, confirmada em 2024 e ainda em vigor em 2026.
- ISO/DIS 19650-1 — Edition 2 , nova edição em desenvolvimento em 2026 dedicada aos princípios da gestão da informação.
- RICS — Construction Productivity Report 2026 , investigação internacional sobre o papel das competências, da coordenação, do faseamento e da gestão da obra na produtividade da construção.
- Deloitte Access Economics / Autodesk — State of Digital Adoption in the Construction Industry 2026 , estudo sobre 954 empresas de construção e engenharia relativo à maturidade digital do setor.
Conclusão: colaborar significa reduzir a distância entre quem sabe e quem tem de agir
A colaboração em obra não se mede pelo número de mensagens enviadas.
Mede-se pela facilidade com que a pessoa certa obtém a informação correta sem interromper outras três pessoas.
Quando entram mais empresas, esta capacidade torna-se ainda mais importante.
Cada nova empresa acrescenta competências, mas também pode acrescentar um novo arquivo, um novo chat e um novo procedimento.
A função da organização é evitar que a complexidade da informação cresça à mesma velocidade que o projeto.
Para isso são necessárias poucas regras: uma fonte reconhecível, versões compreensíveis, funções claras e um processo suficientemente simples para ser utilizado mesmo durante um dia exigente no local.
A colaboração melhora quando a informação não pertence à pessoa que a possui, mas à obra que dela necessita.
Equipa da Edil-Up
