Numa obra, um documento raramente desaparece de facto. Mais frequentemente, acaba no lugar errado.
O desenho atualizado está no e-mail do técnico. O certificado do fornecedor foi enviado pelo WhatsApp. A ata está guardada no computador do escritório. O encarregado de obra ainda tem no tablet a revisão anterior e uma decisão tomada dois dias antes ficou registada numa chamada telefónica.
Enquanto tudo avança sem imprevistos, este sistema pode parecer suficiente. O problema surge quando é preciso perceber rapidamente que informação é válida, quem aprovou uma alteração ou por que motivo determinado trabalho foi executado de uma certa forma.
É por isso que a gestão de documentos de obra não deve ser considerada simples arquivo. É um processo operacional que envolve pessoas, responsabilidades, fornecedores, fases de trabalho e decisões.
O objetivo deste guia é muito concreto: construir um método que reduza a dispersão da informação sem transformar a obra num escritório administrativo.
O verdadeiro problema não é ter poucos documentos: é tê-los em demasiados lugares
Muitas empresas já digitalizaram grande parte do seu trabalho.
Utilizam a cloud, o e-mail, software administrativo, aplicações de mensagens, smartphones e tablets.
Ainda assim, a informação pode continuar fragmentada.
Isto acontece porque digitalizar um documento não significa automaticamente organizá-lo.
Se uma parte dos ficheiros está no Drive, outra nos e-mails, outra no telemóvel do responsável e outra dentro de um sistema de gestão, o problema da dispersão mantém-se. Simplesmente mudou de formato.
Por isso, a primeira pergunta não deveria ser:
“Onde guardamos os ficheiros?”
mas:
“Onde deve estar a versão oficial da informação?”
Primeiro passo decisivo: mapear o fluxo documental
Antes de mudar de software, convém perceber como circulam atualmente as informações.
Escolha uma obra em curso e selecione os documentos realmente utilizados durante o trabalho:
- desenhos e revisões do projeto;
- atas e comunicações operacionais;
- POS e outra documentação de segurança pertinente;
- certificações e fichas dos materiais;
- encomendas e confirmações de fornecimento;
- alterações;
- relatórios e fotografias da obra.
Para cada categoria, tente responder a cinco perguntas:
Quem gera o documento?
Quem o verifica?
Quem pode alterá-lo?
Onde está a versão oficial?
Quem deve ser informado quando muda?
Se para alguns tipos de documentos estas respostas não forem claras, já identificou onde nasce parte da dispersão.
Para aprofundar este processo, pode também consultar o nosso guia prático para organizar os documentos de obra.
A regra mais poderosa: uma única fonte oficial
Não significa proibir o WhatsApp.
Não significa deixar de enviar e-mails.
E também não significa que todas as pessoas tenham de utilizar diariamente a mesma ferramenta para qualquer atividade.
Significa saber onde está a informação oficial.
Um desenho pode ser enviado rapidamente por chat, mas a revisão válida deve ter um ponto de referência reconhecível.
Uma fotografia pode ser enviada ao técnico, mas, se documentar uma alteração, deve também ficar associada à obra.
Uma encomenda pode ser acordada por telefone, mas o fornecedor, o valor, o responsável e a obra devem poder ser reconstituídos posteriormente.
Os canais rápidos podem continuar a existir. O problema surge quando passam também a ser o arquivo oficial.
Nomes e versões: uma pequena regra que evita grandes dúvidas
Um dos sinais mais simples de desorganização documental é encontrar ficheiros como:
definitivo.pdf
definitivo2.pdf
definitivo_nuovo_CORRETTO.pdf
Acontece em todo o lado, mas numa obra pode transformar-se num problema real.
Uma convenção simples pode incluir:
código da obra + tipo de documento + data ou revisão.
Não é necessário criar nomenclaturas incompreensíveis. A regra deve ser suficientemente simples para ser aplicada mesmo quando as pessoas estão sob pressão.
O mesmo se aplica às revisões: deve ser imediatamente compreensível qual é a versão válida e quais estão arquivadas como histórico.
Responsabilidades: cada passo importante deve ter um responsável
Um documento pode envolver muitas pessoas, mas o processo deve, ainda assim, ter um responsável.
Alguém tem de saber que essa atividade específica deve avançar.
Por exemplo:
- quem regista uma alteração;
- quem atualiza o documento em causa;
- quem autoriza uma encomenda;
- quem verifica a documentação do fornecedor;
- quem encerra uma não conformidade;
- quem deve informar a equipa.
Formalizar estes papéis não significa criar mais burocracia.
Significa eliminar uma das frases mais dispendiosas de qualquer organização:
“Pensei que era outra pessoa que tratava disso.”
O tema está estreitamente ligado à gestão de documentos, responsabilidades e passos operacionais em obra.
Caso prático: uma não conformidade recebida por e-mail
Imaginemos que, durante uma vistoria, é detetado um problema num trabalho.
O diretor de obra envia um e-mail com fotografias e indicações.
A mensagem chega ao escritório, mas o responsável pela equipa não está entre os destinatários. Alguém lhe telefona e explica o que deve ser corrigido.
A equipa intervém.
O problema parece resolvido.
Três semanas depois, porém, é necessário reconstituir quando foi feita a correção, quem a verificou e que evidências foram produzidas.
É aqui que o fluxo fragmentado revela o seu custo.
Num processo estruturado, a ocorrência pode ser associada à obra, atribuída ao responsável, acompanhada de fotografias e finalmente encerrada após a verificação.
Não é necessariamente necessário um procedimento complexo.
É necessário que o problema, o responsável, a evidência e o encerramento permaneçam associados.
Fornecedores: o ponto em que a documentação sai muitas vezes do controlo da empresa
A gestão torna-se ainda mais delicada quando entram em jogo entidades externas.
Um fornecedor utiliza as suas próprias ferramentas, processos e organização.
Ainda assim, parte da documentação que produz pode ser essencial para a sua obra.
Certificações.
Fichas técnicas.
Confirmações de encomenda.
Prazos de entrega.
Documentos associados ao fornecimento.
A solução não passa necessariamente por obrigar todos os fornecedores a utilizar o sistema completo da empresa.
Pode ser suficiente definir um ponto de troca preciso:
o que deve ser entregue, onde, por quem e até quando.
Quatro informações muito simples podem eliminar dezenas de pedidos posteriores.
Permissões: colaborar não significa mostrar tudo a todos
Quanto mais entidades participarem na obra, mais importante se torna gerir os acessos.
O fornecedor deve ver aquilo que é necessário para o fornecimento.
O subempreiteiro, aquilo que é necessário para o seu trabalho.
O encarregado de obra deve aceder à informação operacional.
O técnico e a direção podem ter uma visão mais abrangente.
Partilha e controlo não são conceitos opostos.
Um bom sistema aumenta a partilha da informação necessária e, ao mesmo tempo, limita o acesso àquela que não é necessária.
Digitalizar tudo imediatamente é um dos piores erros
Quando uma empresa decide organizar-se, a tentação é transferir imediatamente tudo para o ambiente online.
Milhares de documentos.
Todas as pastas.
Todas as obras.
Todas as pessoas.
Nem sempre é a melhor opção.
Se a estrutura inicial estiver desorganizada, importá-la em massa cria um arquivo digital igualmente desorganizado.
É mais eficaz começar por uma obra e por poucas categorias realmente utilizadas todos os dias.
Quando o método funciona, é ampliado.
Primeiro organiza-se o processo. Depois escala-se a tecnologia.
O que deve realmente fazer um software de gestão de obras
Ao avaliar uma ferramenta, é fácil deixar-se guiar pelo número de funcionalidades.
Mas há uma pergunta muito mais útil:
“Que passos elimina do nosso trabalho diário?”
Um bom sistema deve simplificar:
- encontrar um documento;
- reconhecer a versão válida;
- perceber quem é responsável;
- associar o ficheiro à obra;
- gerir funções e permissões;
- comunicar uma alteração;
- reconstituir o que aconteceu.
Quem estiver a comparar ferramentas pode aprofundar a nossa panorâmica sobre software de gestão de obras.
A rotina diária que mantém o sistema vivo
O verdadeiro problema de muitos sistemas documentais é que, depois de algumas semanas, ninguém os atualiza com regularidade.
Para o evitar, são necessárias pequenas rotinas.
O responsável pela obra não deve dedicar uma hora por dia à documentação.
Pode, no entanto, verificar rapidamente:
- eventuais documentos novos;
- alterações em aberto;
- ocorrências ainda por encerrar;
- principais atividades do dia;
- documentação aguardada de fornecedores ou subempreiteiros.
Poucos minutos todos os dias podem evitar horas de reconstituição semanas mais tarde.
Medir a melhoria: 5 KPI que fazem realmente sentido
Para perceber se o novo processo funciona, não é necessário um painel enorme.
No primeiro mês, podem ser suficientes cinco indicadores:
- tempo médio para encontrar um documento importante;
- número de pedidos repetidos da mesma informação;
- erros relacionados com versões não atualizadas;
- documentos aguardados dos fornecedores para além do prazo acordado;
- tempo necessário para reconstituir uma alteração ou uma decisão.
Meça-os antes de alterar o processo.
Depois, volte a medi-los ao fim de 30 ou 60 dias.
Nessa altura, já não estará a avaliar genericamente se “o digital funciona”.
Terá dados da sua empresa.
Segurança: mais organização não significa menos responsabilidade
Uma melhor gestão documental pode facilitar a localização de informações, versões e responsabilidades.
Não substitui, contudo, as obrigações previstas em matéria de saúde e segurança.
O Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali resume as obrigações do empregador, incluindo avaliação de riscos, formação, treino, EPI e medidas de prevenção.
A tecnologia pode ajudar a organizar o fluxo de informação.
Não substitui avaliações, verificações, profissionais designados ou responsabilidades previstas na lei.
Documentos e orçamento: porque estão mais ligados do que parece
Uma alteração documental pode produzir uma alteração económica.
Alterar uma especificação pode modificar um fornecimento.
Alterar uma quantidade pode modificar uma encomenda.
Alterar uma fase pode ter consequências nos prazos e na mão de obra.
Por isso, a documentação e o controlo económico não devem viver em mundos completamente separados.
Para acompanhar a evolução geral do setor, é possível juntar aos dados da empresa os índices de custos de construção publicados pelo ISTAT.
São referências de contexto e, naturalmente, não substituem os orçamentos e os valores finais da obra.
Quando a gestão documental se torna um Construction Operating System
Centralizar os documentos resolve uma parte do problema.
Mas a obra não é composta apenas por documentos.
Há pessoas.
Fases.
Presenças.
Comunicações.
Custos.
Fornecedores.
É daqui que nasce o conceito de Construction Operating System: um ambiente no qual estas informações começam a partilhar o mesmo contexto.
O documento pertence a uma obra.
A obra contém fases.
As fases envolvem pessoas.
As pessoas têm funções.
Uma alteração pode ter consequências operacionais e económicas.
O valor nasce quando estas informações deixam de viver como ilhas.
Como a Edil-Up se integra no processo
A Edil-Up é desenvolvida precisamente segundo esta lógica.
O objetivo é ligar progressivamente obras, fases, colaboradores, documentos, funções e permissões, presenças, comunicações e informação económica no mesmo ambiente operacional.
Para as empresas de construção, a vantagem não deve ser ter mais uma aplicação.
Deve ser exatamente o contrário:
menos passos necessários para chegar à informação correta.
Quem estiver a avaliar modelos diferentes pode também consultar as alternativas para a gestão de obras.
Plano rápido: organizar tudo em quatro semanas
Semana 1 — Fotografar.
Escolha uma obra e mapeie onde estão atualmente os principais documentos. Ainda não altere nada.
Semana 2 — Decidir.
Defina a fonte oficial, os nomes, as responsabilidades e as regras mínimas para versões e atualizações.
Semana 3 — Testar.
Aplique o método apenas a essa obra e envolva pelo menos um fornecedor ou subempreiteiro importante.
Semana 4 — Medir.
Compare os tempos de pesquisa, os erros de versão, os pedidos repetidos e os documentos em falta com a situação inicial.
Se o processo funcionar, alargue-o.
Se não funcionar, corrija-o antes de o replicar nas outras obras.
Checklist contra a dispersão
- Existe uma fonte oficial para os principais documentos.
- Cada revisão relevante é identificável.
- Cada fluxo importante tem um responsável.
- As decisões que alteram prazos, custos ou trabalhos deixam um registo.
- As encomendas estão associadas à obra correta.
- Os fornecedores sabem onde entregar a documentação.
- As permissões são coerentes com as funções.
- As pessoas no terreno podem aceder rapidamente às informações de que precisam.
- É possível reconstituir uma decisão mesmo que a pessoa que a tomou não esteja disponível.
Conclusão: menos tempo à procura, mais tempo a construir
A gestão documental não deve ser avaliada pelo número de ficheiros carregados na cloud.
Deve ser avaliada pela rapidez com que uma pessoa consegue encontrar a informação correta e perceber o que tem de fazer.
Qual é o documento válido?
Quem é responsável?
O que foi aprovado?
Que fornecedor está envolvido?
Que fase é alterada?
Que consequências pode ter a decisão?
Quando estas respostas estão disponíveis sem ser necessário reconstituir o trabalho de cada vez, a gestão documental deixa de ser uma tarefa administrativa e passa a fazer parte da forma como a obra funciona.
O resultado não é simplesmente ter documentos mais organizados. É fazer com que as pessoas que os utilizam trabalhem melhor.
Equipa Edil-Up