Gestão documental na construção: o que descobrimos ao analisar mais de 100 estaleiros em 2026

Num estaleiro, a informação raramente se perde de forma evidente. Com mais frequência, fica simplesmente dispersa. Uma planta atualizada chega por email, algumas fotografias são partilhadas no chat da equipa, uma ficha técnica fica no computador do escritório e uma revisão é guardada com um nome diferente da anterior.

Quando é necessário recuperar rapidamente uma dessas informações, o problema torna-se evidente: alguém abre várias pastas, consulta uma conversa, telefona a um colega ou pede que o documento seja enviado novamente.

São atividades que, consideradas isoladamente, exigem poucos minutos. Precisamente por isso, é difícil percecioná-las como um custo. Tornam-se relevantes quando se repetem todos os dias e envolvem simultaneamente responsáveis de obra, departamento técnico, administração e colaboradores externos.

Por isso, em 2026 decidimos observar o fenómeno mais de perto através dos dados de 126 estaleiros pertencentes a 10 empresas que utilizam o Edil-Up. As empresas envolvidas autorizaram a utilização das informações necessárias ao estudo exclusivamente de forma anónima e agregada.

Na análise não são identificadas empresas, trabalhadores, clientes, moradas, valores de contratos ou outros elementos associáveis a projetos individuais. O objetivo não era comparar uma empresa com outra, mas compreender que dificuldades se repetiam na gestão documental na construção e quanto poderia contribuir uma melhor organização da informação.

A amostra: 126 estaleiros pertencentes a 10 empresas

Os estaleiros considerados no estudo não pertencem a uma única organização. Estão distribuídos por dez empresas diferentes, cada uma com os seus próprios hábitos, pessoas, formas de arquivo e organização das empreitadas.

Esta diversidade é importante porque a gestão documental varia muito de uma empresa para outra. Em algumas organizações, o responsável de obra gere diretamente grande parte da documentação; noutras, o departamento técnico desempenha um papel central. Algumas empresas trabalham com numerosos colaboradores e subempreiteiros, enquanto outras trabalham com equipas mais estáveis.

Também variam a quantidade e o tipo de documentos: peças desenhadas técnicas, fotografias, atas, certificações, documentação de fornecimentos, comunicações internas e ficheiros associados às diferentes fases do trabalho.

Os 126 estaleiros não constituem, portanto, uma amostra estatisticamente representativa de todo o setor da construção italiano. Além disso, todas as empresas consideradas já utilizam o Edil-Up, um elemento que deve ser declarado porque pode distingui-las de empresas que ainda trabalham totalmente de forma analógica.

O estudo oferece, contudo, um retrato interessante do que acontece quando dezenas de empreitadas reais são geridas em simultâneo e a informação tem de circular continuamente entre o estaleiro e o escritório.

Como analisámos os dados sem confundir trabalho necessário com ineficiência

Um dos primeiros problemas metodológicos foi estabelecer o que deveria ser considerado tempo perdido.

Ler uma ficha técnica não é uma ineficiência. Verificar uma peça desenhada antes de iniciar um trabalho também não. Preparar uma ata, verificar um fornecimento ou atualizar um documento são atividades que normalmente fazem parte do trabalho.

Por isso, evitámos classificar genericamente como “desperdício” todo o tempo dedicado aos documentos. A atenção centrou-se sobretudo nas etapas repetitivas que não acrescentam realmente valor à informação.

As situações recorrentes foram reunidas em cinco categorias:

• pesquisa repetida de um documento que já estava disponível;
• verificação da revisão porque não era imediatamente reconhecível qual era o ficheiro atualizado;
• reenvio de documentos que já tinham sido partilhados;
• reconstrução do contexto de fotografias, notas ou comunicações que não estavam claramente associadas a uma fase ou atividade;
• problemas de acesso quando a pessoa interessada não conseguia consultar diretamente a informação necessária.

Esta distinção permite abordar o problema de forma mais concreta. Não se trata de eliminar o trabalho documental, mas de reduzir aquilo que obriga uma pessoa a interromper a atividade para procurar ou reconstruir algo que já deveria estar disponível.

Onde se concentra o tempo: cinco situações observadas repetidamente nos estaleiros

A primeira situação é também a mais intuitiva: o documento existe, mas não é encontrado imediatamente. Pode ter sido carregado para uma pasta diferente, enviado por email ou partilhado no chat de uma equipa. O problema não é a ausência da informação, mas a dificuldade em saber onde procurá-la.

Um segundo caso diz respeito às revisões. Quando várias versões da mesma peça desenhada permanecem disponíveis sem uma nomenclatura clara, o responsável tem de verificar a data, o nome do ficheiro ou pedir confirmação a quem o produziu. O tempo despendido pode parecer insignificante, mas torna-se importante quando a verificação tem de ser repetida em muitos documentos.

O terceiro caso é o reenvio. Um ficheiro já foi partilhado, mas quem precisa dele não consegue recuperá-lo e pede que seja enviado novamente. Nesse momento, a ineficiência envolve pelo menos duas pessoas: quem procura e quem interrompe o que está a fazer para procurar, por sua vez, e reenviar.

Um quarto problema diz respeito ao contexto. Uma fotografia pode ser perfeitamente compreensível no dia em que é tirada, mas muito menos algumas semanas depois, se não for claro a que fase, divisão, trabalho ou ocorrência dizia respeito.

Por fim, considerámos os acessos. Um arquivo pode estar centralizado e, ainda assim, criar atrito se o colaborador correto não tiver as permissões necessárias ou não souber onde encontrar aquilo de que precisa.

A característica comum a todos estes episódios é a sua aparente banalidade. Nenhum, isoladamente, parece suficientemente grave para exigir uma intervenção organizacional. É a frequência com que se repetem que os torna interessantes.

Do episódio individual ao tempo anual

Para traduzir o fenómeno numa ordem de grandeza compreensível, construímos um cenário prudente, partindo de quatro pessoas por cada uma das dez empresas consideradas como estando regularmente envolvidas na gestão e na troca de informação.

Isto não significa que apenas quarenta pessoas tenham utilizado os 126 estaleiros, nem que todas tenham tido o mesmo comportamento. O grupo é utilizado para construir uma estimativa homogénea e fácil de interpretar.

Assumimos, assim, que uma melhor organização permite recuperar apenas oito minutos por pessoa e por dia entre pesquisas de ficheiros, verificações, reenvios e pedidos de esclarecimento.

O cálculo produz:

40 pessoas × 8 minutos × 20 dias de trabalho = 6.400 minutos por mês.

Isto equivale a cerca de 106 horas e 40 minutos por mês e, em doze meses, a aproximadamente 1.280 horas.

O valor ganha significado sobretudo quando é reportado à empresa individual: em média aritmética, cerca de 128 horas por ano.

São mais de três semanas de trabalho de quarenta horas. Não obtidas através da eliminação de atividades importantes, mas da redução de uma série de microinterrupções distribuídas ao longo do ano.

Quanto vale economicamente o tempo recuperado

Traduzir as horas em euros exige necessariamente uma hipótese. Cada empresa tem custos laborais diferentes e as pessoas envolvidas na gestão documental podem ter funções e níveis remuneratórios distintos.

Para tornar o cálculo fácil de interpretar, utilizámos um valor convencional de 30 euros por hora de custo empresarial.

Aplicado às 1.280 horas do cenário central, o resultado é:

38.400 euros de capacidade de trabalho equivalente para as dez empresas consideradas.

Dividindo o valor por dez obtêm-se, também em média aritmética, cerca de 3.840 euros por ano e por empresa.

É importante não interpretar este valor como uma poupança de caixa automática. Uma hora recuperada não gera necessariamente 30 euros na conta corrente. Pode significar menos horas extraordinárias, maior disponibilidade do responsável técnico, mais tempo para preparar orçamentos, acompanhar clientes ou coordenar os trabalhos.

A tabela serve sobretudo para mostrar como o resultado é sensível mesmo a variações muito pequenas. Não é necessário supor horas inteiras perdidas todos os dias para chegar a valores que merecem atenção.

Porque evitámos utilizar percentagens sobre o volume de negócios

Nos conteúdos dedicados à produtividade, é frequente encontrar percentagens do volume de negócios atribuídas a ineficiências, retrabalho ou má gestão da informação.

Para este estudo, preferimos não utilizar uma percentagem genérica. O volume de negócios não indica diretamente quanto tempo uma pessoa demora a reencontrar um documento e poderia tornar o resultado mais impressionante, mas menos verificável.

Horas e minutos são, pelo contrário, grandezas que cada empresa pode controlar com relativa facilidade. O custo horário pode depois ser substituído pelo custo efetivo da própria organização.

A comparação com os estudos internacionais publicados em 2026

Os resultados da nossa amostra foram também analisados à luz de alguns estudos internacionais publicados em 2026. Não são utilizados para atribuir automaticamente resultados aos estaleiros Edil-Up, mas para colocar o problema num contexto mais amplo.

RICS Construction Productivity Report 2026

O relatório RICS 2026 reúne as respostas de quase 3.000 profissionais da construção distribuídos por cinco regiões globais e evidencia que o setor ainda mede a produtividade de forma muito fragmentada.

Na Europa, a utilização de benchmarks externos continua particularmente limitada, enquanto aspetos como planeamento, sequência das atividades, supervisão e coordenação continuam a ser apontados entre os fatores com maior impacto no desempenho.

A ligação ao nosso estudo é sobretudo metodológica: se não se medir o que acontece diariamente, muitas ineficiências permanecem simplesmente como perceções.

Deloitte e Autodesk — State of Digital Adoption in the Construction Industry 2026

O estudo da Deloitte Access Economics e da Autodesk analisa 954 empresas de construção e engenharia em seis mercados da região Ásia-Pacífico.

O retrato é o de um setor no qual as ferramentas digitais e a cloud já estão amplamente difundidas, mas ainda não estão integradas de forma uniforme. 56% das empresas declara utilizar ferramentas de análise de dados, 50% software cloud de gestão da construção e 47% aplicações móveis.

Ao mesmo tempo, cerca de uma em cada quatro empresas continua a depender sobretudo de sistemas em papel e menos de metade declara que as equipas no terreno dispõem principalmente de dados do projeto em tempo real.

Outra informação interessante diz respeito à fragmentação: o número mediano de sistemas utilizados pelas empresas diminuiu de onze para seis.

É uma melhoria evidente, mas seis ferramentas diferentes continuam a significar seis possíveis locais onde inserir, procurar ou sincronizar informação.

McKinsey — How AI is reshaping the future of the AEC industry, 2026

Em julho de 2026, a McKinsey atualizou o retrato da produtividade no setor de Architecture, Engineering & Construction, salientando que o setor continua a ter margens importantes de melhoria.

Segundo a análise, a produção global da construção atingiu cerca de 15 biliões de dólares em 2025, enquanto a produtividade do trabalho no setor cresceu globalmente cerca de 10% entre 2000 e 2022.

A inteligência artificial e a automação abrem novas possibilidades, mas o seu impacto depende também da qualidade dos dados e da capacidade das organizações para repensarem os seus processos.

Para um estaleiro, isto significa que a inteligência artificial pode ajudar a processar informação, mas não consegue corrigir sozinha uma estrutura na qual os documentos e o contexto continuam dispersos.

Autodesk — 2026 State of Design & Make: AI Pulse

O 2026 State of Design & Make: AI Pulse da Autodesk também mostra uma disseminação já concreta da inteligência artificial. O inquérito, realizado junto de 2.500 líderes globais, revela que 84% já associam a IA a um aumento da produtividade da sua organização.

O dado é particularmente interessante porque desloca a discussão para além da simples utilização de software digital. A vantagem já não resulta apenas de ter uma ferramenta, mas da forma como ferramentas, dados e pessoas são ligados.

Digitalizar não significa necessariamente ter a informação organizada

Um dos aspetos mais evidentes que surgiram ao observar os fluxos do estaleiro é que o papel e o digital já não são dois mundos opostos.

Uma empresa pode utilizar muito pouco papel e ter, ainda assim, uma gestão fragmentada. O documento está no Drive, a decisão no WhatsApp, o orçamento no Excel, as presenças noutra aplicação e a comunicação com o cliente nos emails.

Tudo é digital, mas o responsável continua a ter de passar de uma ferramenta para outra para reconstruir a situação.

A verdadeira diferença, portanto, não está entre papel e cloud. Está entre informação separada e informação contextualizada.

Cinco indicações práticas resultantes da análise

1. Estabelecer uma fonte oficial para cada estaleiro

Os chats e os emails podem continuar a ser ferramentas úteis para comunicar rapidamente, mas é importante que todos saibam onde se encontra o documento de referência.

Se cada interlocutor guardar a sua própria cópia, após algumas revisões torna-se muito difícil determinar qual é a válida.

2. Utilizar nomes e revisões compreensíveis

Uma boa nomenclatura não tem de ser complicada. Deve simplesmente permitir que uma pessoa que não criou o ficheiro compreenda o seu conteúdo e a que versão se refere.

Estaleiro, tipo de documento, data e revisão são muitas vezes suficientes.

3. Definir funções e permissões antes de surgir o problema

Nem todos devem poder alterar tudo. Ao mesmo tempo, quem trabalha no estaleiro não deveria ter de telefonar sempre que necessita de um documento a que já deveria ter acesso.

A estrutura de permissões deve, por isso, refletir a forma como as pessoas realmente trabalham.

4. Verificar sempre o processo a partir do smartphone

Muitos sistemas documentais são concebidos no escritório, diante de um computador. No entanto, no estaleiro trabalha-se frequentemente com um smartphone ou tablet.

Uma estrutura que parece organizada num monitor grande pode revelar-se lenta ou pouco intuitiva no terreno.

Um teste muito simples consiste em pedir a um responsável que encontre sozinho um documento através do telemóvel e observar quanto tempo demora.

5. Medir antes e depois da mudança

Antes de introduzir um novo método, convém registar durante uma ou duas semanas alguns indicadores simples: pedidos de reenvio, dúvidas sobre as revisões, tempo necessário para encontrar um documento e problemas de acesso.

Depois de introduzir o novo processo, a mesma medição permite compreender se algo melhorou realmente.

A perceção é útil. A comparação entre antes e depois é muito mais útil.

Onde o Edil-Up intervém no processo

O Edil-Up é desenvolvido a partir da ideia de que um documento adquire mais valor quando permanece ligado ao contexto em que é utilizado.

No sistema de gestão, estaleiros, fases, colaboradores, funções, permissões, documentos, comunicações e presenças podem ser geridos no mesmo ambiente operacional.

Isto permite, por exemplo, evitar que o documento seja considerado simplesmente um ficheiro numa pasta separada do resto da empreitada.

O sistema de gestão de estaleiros Edil-Up permite organizar a documentação dentro dos projetos e partilhá-la com os colaboradores autorizados, enquanto a app móvel Edil-Up permite aceder à informação também no terreno.

É esta a lógica do Construction Operating System: não acrescentar simplesmente outro local para guardar ficheiros, mas reduzir progressivamente o número de passos necessários para chegar à informação correta.

Limitações do estudo

É importante esclarecer também o que esta análise não demonstra.

Os 126 estaleiros pertencem a dez empresas que já utilizam o Edil-Up e não representam estatisticamente toda a indústria da construção. As empresas têm dimensões, estruturas organizacionais e tipos de projeto diferentes.

O cenário económico baseado em 8 minutos por dia e 30 euros por hora é uma valorização construída para tornar compreensível a ordem de grandeza. Não deve ser interpretado como o resultado económico idêntico obtido por cada uma das dez empresas.

Além disso, a qualidade da gestão documental depende de vários fatores: software, formação, disciplina interna, estrutura das pastas, funções, permissões e hábitos das pessoas. Não seria correto atribuir qualquer melhoria a um único elemento.

Por isso, consideramos mais útil ler o estudo como um retrato operacional e como um ponto de partida para medir melhor o que acontece em cada empresa.

O que nos ensinaram 126 estaleiros

A conclusão mais interessante não diz respeito a uma tecnologia específica.

Diz respeito à forma como o tempo é perdido.

Raramente a gestão documental bloqueia uma equipa durante um dia inteiro. Com muito mais frequência, subtrai cinco minutos aqui, três minutos ali, um telefonema, uma verificação adicional, um segundo envio.

São intervalos suficientemente pequenos para serem ignorados e suficientemente frequentes para se tornarem relevantes quando multiplicados por pessoas, dias e estaleiros.

É por isso que a primeira melhoria não deveria necessariamente consistir em comprar mais tecnologia.

Deveria consistir em perceber onde a informação é interrompida, onde é duplicada e onde obriga as pessoas a reconstruir algo que já existe.

Depois de identificadas essas etapas, a tecnologia pode fazer aquilo para que deveria realmente ser utilizada: tornar o trabalho mais simples, não apenas mais digital.

Fontes externas de comparação — 2026

• RICS — Construction Productivity Report 2026 , estudo internacional sobre quase 3.000 profissionais da construção.
• Deloitte Access Economics / Autodesk — State of Digital Adoption in the Construction Industry 2026 , estudo sobre 954 empresas de construção e engenharia.
• McKinsey & Company — How AI is reshaping the future of the AEC industry, 2026 , análise sobre produtividade, dados e transformação digital do setor AEC.
• Autodesk — 2026 State of Design & Make: AI Pulse , estudo sobre 2.500 líderes internacionais.

Meça o seu processo num estaleiro real

Para perceber quanto pesa a gestão documental na sua empresa, o ponto de partida pode ser muito simples: escolha um estaleiro e observe durante alguns dias quantas vezes as pessoas têm de voltar a procurar um documento, verificar uma revisão ou pedir um ficheiro que já está disponível.

Depois de centralizar o processo, a mesma medição permite perceber se a mudança produziu um resultado concreto.

Equipa Edil-Up