En una obra, la información rara vez se pierde de manera evidente. Con mayor frecuencia, simplemente queda dispersa. Un plano actualizado llega por correo electrónico, algunas fotografías se comparten en el chat del equipo, una ficha técnica queda en el ordenador de la oficina y una revisión se guarda con un nombre diferente del anterior.
Cuando hace falta recuperar rápidamente una de esas informaciones, el problema aparece: alguien abre varias carpetas, revisa una conversación, llama a un compañero o pide que le vuelvan a enviar el documento.
Son actividades que, tomadas por separado, requieren pocos minutos. Precisamente por eso son difíciles de percibir como un coste. Se vuelven relevantes cuando se repiten todos los días e involucran al mismo tiempo a responsables de obra, oficina técnica, administración y colaboradores externos.
Por eso, en 2026 decidimos observar el fenómeno más de cerca a través de los datos de 126 obras pertenecientes a 10 empresas que utilizan Edil-Up. Las empresas participantes autorizaron el uso de la información necesaria para el estudio exclusivamente de forma anónima y agregada.
En el análisis no se identifican empresas, trabajadores, clientes, direcciones, importes de contratos ni otros elementos vinculables a proyectos individuales. El objetivo no era comparar una empresa con otra, sino comprender qué dificultades se repetían en la gestión documental en la construcción y cuánto podía influir una mejor organización de la información.
La muestra: 126 obras pertenecientes a 10 empresas
Las obras consideradas en el estudio no pertenecen a una única organización. Están distribuidas entre diez empresas diferentes, cada una con sus propios hábitos, personas, formas de archivo y organización de los contratos.
Esta diversidad es importante porque la gestión documental cambia mucho de una empresa a otra. En algunas organizaciones, el responsable de obra gestiona directamente gran parte de la documentación; en otras, la oficina técnica desempeña un papel central. Algunas empresas trabajan con numerosos colaboradores y subcontratistas, mientras que otras lo hacen con equipos más estables.
También varían la cantidad y el tipo de documentos: planos técnicos, fotografías, actas, certificaciones, documentación de suministros, comunicaciones internas y archivos vinculados a las distintas fases del trabajo.
Por lo tanto, las 126 obras no constituyen una muestra estadísticamente representativa de toda la construcción italiana. Además, todas las empresas consideradas ya utilizan Edil-Up, un elemento que debe declararse porque puede diferenciarlas de empresas que todavía trabajan completamente de forma analógica.
Sin embargo, el estudio ofrece una imagen interesante de lo que ocurre cuando decenas de contratos reales se gestionan simultáneamente y la información debe circular continuamente entre la obra y la oficina.
Cómo analizamos los datos sin confundir trabajo necesario e ineficiencia
Uno de los primeros problemas metodológicos fue establecer qué debía considerarse tiempo perdido.
Leer una ficha técnica no es una ineficiencia. Verificar un plano antes de comenzar un trabajo tampoco. Preparar un acta, controlar un suministro o actualizar un documento son actividades que normalmente forman parte del trabajo.
Por eso evitamos clasificar genéricamente como “desperdicio” todo el tiempo dedicado a los documentos. La atención se concentró sobre todo en los pasos repetitivos que realmente no agregan valor a la información.
Las situaciones recurrentes se agruparon en cinco categorías:
- búsqueda repetida de un documento que ya estaba disponible;
- verificación de la revisión porque no era inmediatamente reconocible cuál era el archivo actualizado;
- reenvío de documentos que ya se habían compartido;
- reconstrucción del contexto de fotografías, notas o comunicaciones que no estaban claramente vinculadas a una fase o actividad;
- problemas de acceso cuando la persona interesada no podía consultar directamente la información necesaria.
Esta distinción permite abordar el problema de manera más concreta. No se trata de eliminar el trabajo documental, sino de reducir aquello que obliga a una persona a interrumpir su actividad para buscar o reconstruir algo que ya debería estar disponible.
Dónde se concentra el tiempo: cinco situaciones observadas repetidamente en las obras
La primera situación también es la más intuitiva: el documento existe, pero no se encuentra de inmediato. Puede haberse cargado en otra carpeta, enviado por correo electrónico o compartido en el chat de un equipo. El problema no es la ausencia de información, sino la dificultad para saber dónde buscarla.
Un segundo caso se refiere a las revisiones. Cuando varias versiones del mismo plano siguen disponibles sin una nomenclatura clara, el responsable debe controlar la fecha, el nombre del archivo o pedir confirmación a quien lo produjo. El tiempo empleado puede parecer insignificante, pero se vuelve importante cuando la verificación debe repetirse en muchos documentos.
El tercer caso es el reenvío. Un archivo ya fue compartido, pero quien lo necesita no logra recuperarlo y pide que se lo envíen nuevamente. En ese momento, la ineficiencia involucra al menos a dos personas: quien busca y quien interrumpe lo que está haciendo para buscarlo a su vez y reenviarlo.
Un cuarto problema se refiere al contexto. Una fotografía puede ser perfectamente comprensible el día en que se toma, pero mucho menos después de algunas semanas si no queda claro a qué fase, espacio, trabajo o señalamiento correspondía.
Por último, consideramos los accesos. Un archivo puede estar centralizado y aun así generar fricción si el colaborador correcto no tiene los permisos necesarios o no sabe dónde encontrar lo que necesita.
La característica común de todos estos episodios es su aparente trivialidad. Ninguno, por separado, parece lo bastante grave como para requerir una intervención organizativa. Lo que los vuelve interesantes es la frecuencia con la que se repiten.
Del episodio individual al tiempo anual
Para traducir el fenómeno a un orden de magnitud comprensible, construimos un escenario prudente, partiendo de cuatro personas por cada una de las diez empresas consideradas como involucradas regularmente en la gestión y el intercambio de información.
Esto no significa que solo cuarenta personas hayan utilizado las 126 obras, ni que todas hayan tenido el mismo comportamiento. El grupo se utiliza para construir una estimación homogénea y fácil de interpretar.
Supusimos, por lo tanto, que una mejor organización permite recuperar apenas ocho minutos por persona al día entre búsquedas de archivos, verificaciones, reenvíos y pedidos de aclaración.
El cálculo produce:
40 personas × 8 minutos × 20 jornadas operativas = 6.400 minutos al mes.
Equivalen a aproximadamente 106 horas y 40 minutos mensuales y, en doce meses, a unas 1.280 horas.
La cifra adquiere significado sobre todo cuando se lleva a la empresa individual: en promedio aritmético, aproximadamente 128 horas al año.
Son más de tres semanas laborales de cuarenta horas. No se obtienen eliminando actividades importantes, sino reduciendo una serie de microinterrupciones distribuidas a lo largo del año.
Cuánto vale económicamente el tiempo recuperado
Traducir las horas a euros requiere necesariamente una hipótesis. Cada empresa tiene costes laborales diferentes y las personas involucradas en la gestión documental pueden tener funciones y niveles salariales distintos.
Para que el cálculo fuera fácil de leer, utilizamos un valor convencional de 30 euros por hora de coste empresarial.
Aplicado a las 1.280 horas del escenario central, el resultado es:
38.400 euros de capacidad de trabajo equivalente para las diez empresas consideradas.
Al dividir el valor por diez se obtienen, también en promedio aritmético, aproximadamente 3.840 euros al año por empresa.
Es importante no interpretar esta cifra como un ahorro de caja automático. Una hora recuperada no genera necesariamente 30 euros en la cuenta corriente. Puede significar menos horas extra, mayor disponibilidad del responsable técnico, más tiempo para preparar presupuestos, atender a clientes o coordinar los trabajos.
| Tiempo recuperado por persona | Horas totales anuales | Valor a 30 €/hora |
|---|---|---|
| 4 minutos al día | 640 horas | 19.200 € |
| 8 minutos al día | 1.280 horas | 38.400 € |
| 12 minutos al día | 1.920 horas | 57.600 € |
La tabla sirve sobre todo para mostrar cuán sensible es el resultado incluso ante variaciones muy pequeñas. No hace falta suponer horas enteras perdidas cada día para llegar a cifras que merecen atención.
Por qué evitamos usar porcentajes sobre la facturación
En los contenidos dedicados a la productividad es frecuente encontrar porcentajes de facturación atribuidos a ineficiencias, retrabajos o una mala gestión de la información.
Para este estudio preferimos no utilizar un porcentaje genérico. La facturación no explica directamente cuánto tiempo tarda una persona en volver a encontrar un documento y podría hacer que el resultado pareciera más espectacular, pero menos verificable.
Las horas y los minutos, en cambio, son magnitudes que cada empresa puede controlar con relativa facilidad. El coste horario puede luego sustituirse por el coste real de la propia organización.
La comparación con las investigaciones internacionales publicadas en 2026
Los resultados de nuestra muestra también se analizaron a la luz de algunas investigaciones internacionales publicadas en 2026. No se utilizan para atribuir automáticamente resultados a las obras de Edil-Up, sino para ubicar el problema en un contexto más amplio.
RICS Construction Productivity Report 2026
El informe RICS 2026 reúne las respuestas de casi 3.000 profesionales de la construcción distribuidos en cinco regiones globales y destaca que el sector todavía mide la productividad de forma muy fragmentada.
En Europa, el uso de benchmarks externos sigue siendo particularmente limitado, mientras que aspectos como la planificación, la secuencia de actividades, la supervisión y la coordinación continúan señalándose entre los factores que más inciden en el rendimiento.
La conexión con nuestro estudio es principalmente metodológica: si no se mide lo que ocurre a diario, muchas ineficiencias quedan simplemente en el terreno de las percepciones.
Deloitte y Autodesk — State of Digital Adoption in the Construction Industry 2026
La investigación de Deloitte Access Economics y Autodesk analiza 954 empresas de construcción e ingeniería en seis mercados de Asia-Pacífico.
El panorama es el de un sector en el que las herramientas digitales y la nube ya están ampliamente difundidas, pero todavía no se integran de forma uniforme. El 56% de las empresas declara utilizar herramientas de análisis de datos, el 50% software cloud de gestión de la construcción y el 47% aplicaciones móviles.
Al mismo tiempo, aproximadamente una de cada cuatro empresas continúa dependiendo principalmente de sistemas en papel y menos de la mitad declara que los equipos de campo dispongan principalmente de datos del proyecto en tiempo real.
Otro dato interesante se refiere a la fragmentación: el número mediano de sistemas utilizados por las empresas disminuyó de once a seis.
Es una mejora evidente, pero seis herramientas diferentes siguen significando seis posibles lugares donde introducir, buscar o sincronizar información.
McKinsey — How AI is reshaping the future of the AEC industry, 2026
En julio de 2026, McKinsey actualizó el panorama de productividad del sector de Architecture, Engineering & Construction y destacó que la actividad todavía tiene importantes márgenes de mejora.
Según el análisis, la producción mundial de la construcción alcanzó aproximadamente 15 billones de dólares en 2025, mientras que la productividad laboral del sector creció en conjunto alrededor de un 10% entre 2000 y 2022.
La inteligencia artificial y la automatización abren nuevas posibilidades, pero su impacto también depende de la calidad de los datos y de la capacidad de las organizaciones para replantear sus procesos.
Para una obra, esto significa que la inteligencia artificial puede ayudar a procesar información, pero no puede corregir por sí sola una estructura en la que los documentos y el contexto siguen dispersos.
Autodesk — 2026 State of Design & Make: AI Pulse
El 2026 State of Design & Make: AI Pulse de Autodesk también muestra una adopción ya concreta de la inteligencia artificial. La encuesta, realizada a 2.500 líderes globales, indica que el 84% ya asocia la IA con un aumento de la productividad de su organización.
El dato es especialmente interesante porque desplaza la discusión más allá del simple uso de software digital. La ventaja ya no deriva solo de tener una herramienta, sino de cómo se conectan herramientas, datos y personas.
Digitalizar no significa necesariamente tener la información organizada
Uno de los aspectos más evidentes que surgieron al observar los flujos de obra es que el papel y lo digital ya no son dos mundos opuestos.
Una empresa puede utilizar muy poco papel y aun así tener una gestión fragmentada. El documento está en Drive, la decisión en WhatsApp, el presupuesto en Excel, la asistencia en otra aplicación y la comunicación con el cliente en los correos electrónicos.
Todo es digital, pero el responsable sigue teniendo que pasar de una herramienta a otra para reconstruir la situación.
Por lo tanto, la verdadera diferencia no está entre el papel y la nube. Está entre información separada e información contextualizada.
Cinco indicaciones prácticas surgidas del análisis
1. Establecer una fuente oficial para cada obra
Los chats y los correos electrónicos pueden seguir siendo herramientas útiles para comunicarse rápidamente, pero es importante que todos sepan dónde se encuentra el documento de referencia.
Si cada interlocutor conserva su propia copia, después de varias revisiones se vuelve muy difícil establecer cuál es la válida.
2. Utilizar nombres y revisiones comprensibles
Una buena nomenclatura no debe ser complicada. Simplemente debe permitir que una persona que no creó el archivo entienda qué contiene y a qué versión se refiere.
La obra, el tipo de documento, la fecha y la revisión suelen ser suficientes.
3. Definir roles y permisos antes de que aparezca el problema
No todos deben poder modificar todo. Al mismo tiempo, quien trabaja en la obra no debería tener que llamar cada vez que necesita un documento al que ya debería haber tenido acceso.
Por lo tanto, la estructura de permisos debería reflejar la forma en que las personas realmente trabajan.
4. Verificar siempre el proceso desde el móvil
Muchos sistemas documentales se diseñan desde la oficina, frente a un ordenador. Sin embargo, en la obra se trabaja a menudo desde un móvil o una tableta.
Una estructura que parece ordenada en un monitor grande puede resultar lenta o poco intuitiva en el campo.
Una prueba muy sencilla consiste en pedirle a un responsable que encuentre por sí solo un documento desde el teléfono y observar cuánto tiempo tarda.
5. Medir antes y después del cambio
Antes de introducir un nuevo método conviene registrar durante una o dos semanas algunos indicadores sencillos: solicitudes de reenvío, dudas sobre las revisiones, tiempo necesario para encontrar un documento y problemas de acceso.
Después de introducir el nuevo proceso, la misma medición permite entender si algo realmente mejoró.
La percepción es útil. La comparación entre el antes y el después lo es mucho más.
Dónde interviene Edil-Up en el proceso
Edil-Up se desarrolla a partir de la idea de que un documento adquiere más valor cuando permanece vinculado al contexto en el que se utiliza.
Dentro del sistema de gestión, las obras, fases, colaboradores, roles, permisos, documentos, comunicaciones y asistencias pueden gestionarse en el mismo entorno operativo.
Esto permite, por ejemplo, evitar que el documento se considere simplemente un archivo en una carpeta separada del resto del contrato.
El sistema de gestión de obras Edil-Up permite organizar la documentación dentro de los proyectos y compartirla con los colaboradores autorizados, mientras que la app móvil Edil-Up permite acceder a la información también desde la obra.
Esta es la lógica del Construction Operating System: no agregar simplemente otro lugar donde guardar archivos, sino reducir progresivamente la cantidad de pasos necesarios para llegar a la información correcta.
Los límites del estudio
También es importante aclarar qué no demuestra este análisis.
Las 126 obras pertenecen a diez empresas que ya utilizan Edil-Up y no representan estadísticamente a toda la industria de la construcción. Las empresas tienen diferentes tamaños, estructuras organizativas y tipos de proyecto.
El escenario económico basado en 8 minutos al día y 30 euros por hora es una valoración construida para hacer comprensible el orden de magnitud. No debe interpretarse como el resultado económico idéntico obtenido por cada una de las diez empresas.
Además, la calidad de la gestión documental depende de varios factores: software, formación, disciplina interna, estructura de carpetas, roles, permisos y hábitos de las personas. No sería correcto atribuir cualquier mejora a un único elemento.
Por eso creemos que es más útil leer el estudio como una fotografía operativa y como un punto de partida para medir mejor lo que ocurre en cada empresa.
Lo que nos enseñaron 126 obras
La conclusión más interesante no se refiere a una tecnología específica.
Se refiere a la manera en que se pierde el tiempo.
Rara vez la gestión documental bloquea a un equipo durante todo un día. Mucho más a menudo, resta cinco minutos aquí, tres minutos allá, una llamada, un control adicional, un segundo envío.
Son intervalos suficientemente pequeños como para ignorarlos y suficientemente frecuentes como para volverse relevantes cuando se multiplican por personas, días y obras.
Por eso, la primera mejora no debería ser necesariamente comprar más tecnología.
Debería consistir en entender dónde se interrumpe la información, dónde se duplica y dónde obliga a las personas a reconstruir algo que ya existe.
Una vez identificados esos pasos, la tecnología puede hacer aquello para lo que realmente debería utilizarse: simplificar el trabajo, no simplemente volverlo más digital.
Fuentes externas de comparación — 2026
- RICS — Construction Productivity Report 2026 , investigación internacional sobre casi 3.000 profesionales de la construcción.
- Deloitte Access Economics / Autodesk — State of Digital Adoption in the Construction Industry 2026 , estudio sobre 954 empresas de construcción e ingeniería.
- McKinsey & Company — How AI is reshaping the future of the AEC industry, 2026 , análisis sobre productividad, datos y transformación digital del sector AEC.
- Autodesk — 2026 State of Design & Make: AI Pulse , investigación sobre 2.500 líderes internacionales.
Mide tu proceso en una obra real
Para entender cuánto pesa la gestión documental en tu empresa, el punto de partida puede ser muy sencillo: elige una obra y observa durante algunos días cuántas veces las personas tienen que volver a buscar un documento, verificar una revisión o pedir un archivo que ya está disponible.
Después de centralizar el proceso, la misma medición permite entender si el cambio produjo un resultado concreto.
Equipo de Edil-Up
