Są wyjazdy, które na budowie są niezbędne. Wizja lokalna, kontrola techniczna czy koordynacja z ekipami nie mogą zostać zastąpione ekranem.
Są jednak także inne podróże.
Te odbywane po to, by dostarczyć dokument, odebrać podpis, przywieźć aktualną kopię rysunku, sprawdzić checklistę albo zapytać w biurze, która wersja jest najnowsza.
To samo dotyczy papieru. Problemem nie jest drukowanie, gdy jest potrzebne. Problem pojawia się wtedy, gdy wciąż drukujemy, ponieważ proces nie pozwala nam pracować inaczej.
Właśnie tutaj cyfryzacja budownictwa staje się czymś więcej niż wyborem technologicznym. Może być konkretnym sposobem na wyeliminowanie zbędnych etapów, ograniczenie dublowania informacji i lepsze połączenie biura, budowy, wykonawców oraz dostawców.
W tym poradniku pokazujemy, od czego zacząć, jakich błędów unikać i jak sprawdzić, czy zmiana przynosi rzeczywistą korzyść.
Ukryty koszt: nie chodzi o papier, lecz o wszystko, co dzieje się wokół niego
Koszt jednej kartki A4 jest znikomy.
Koszt procesu, który jej towarzyszy, może być znacznie wyższy.
Dokument jest przygotowywany w biurze, drukowany, przekazywany osobie odpowiedzialnej, wykorzystywany na budowie, a następnie archiwizowany.
Później pojawia się aktualizacja.
Trzeba przygotować nową kopię, poinformować o zmianie i upewnić się, że poprzednia wersja nie jest już używana.
Jeśli informację trzeba fizycznie dostarczyć na budowę, dochodzą czas podróży, paliwo i dostępność osoby, której powierzono zadanie.
Rzeczywisty koszt obejmuje więc:
- czas przygotowania;
- dodruki;
- wyszukiwanie właściwych wersji;
- zbędne wyjazdy;
- telefony weryfikacyjne;
- ewentualne błędy wynikające z nieaktualnych informacji.
Dobra cyfryzacja oznacza eliminowanie tych etapów, a nie zwykłe przekształcenie kartki w PDF.
Punkt zwrotny: cyfryzacja i zrównoważony rozwój zaczynają się od tego samego problemu
Efektywność operacyjna i zrównoważony rozwój są często przedstawiane jako dwa różne projekty.
W rzeczywistości wiele działań może wspierać oba cele.
Ograniczenie dodruków oznacza mniej papieru i materiałów eksploatacyjnych.
Uniknięcie podróży odbywanej wyłącznie w celu wymiany dokumentacji oznacza odzyskanie czasu, a jednocześnie rezygnację z przejazdu.
Ten kierunek jest uznawany również na poziomie europejskim. Construction Transition Pathway Komisji Europejskiej wskazuje zieloną i cyfrową transformację jako dwa kluczowe kierunki, które mają uczynić sektor budowlany bardziej konkurencyjnym, odpornym i zrównoważonym.
Dla małego lub średniego przedsiębiorstwa ważne jest jednak unikanie sloganów.
Najpierw mierzy się papier, wyjazdy i czynności wykonywane ręcznie.
Następnie zmienia się proces.
Na końcu ponownie dokonuje się pomiaru.
Pierwszy skuteczny krok: zmapować to, co nadal jest drukowane
Przez tydzień niczego nie zmieniajcie.
Liczcie.
Zapisujcie, jakie dokumenty są drukowane i dlaczego.
Na przykład:
- rysunki;
- checklisty;
- raporty dzienne;
- protokoły;
- zamówienia;
- dokumenty do podpisu;
- certyfikaty;
- dokumentacja wykorzystywana przez ekipy.
Przy każdym wydruku zapytajcie siebie:
czy rzeczywiście potrzebujemy go na papierze, czy drukujemy go dlatego, że nie ma jeszcze prostej alternatywy?
To rozróżnienie ma zasadnicze znaczenie.
Drugi krok: wskazać podróże, które w rzeczywistości nie wymagają obecności człowieka
Wykonajcie to samo ćwiczenie w odniesieniu do wyjazdów.
Nie uwzględniajcie wizji lokalnych, koordynacji ani czynności, które rzeczywiście wymagają fizycznej obecności.
Skupcie się na podróżach odbywanych głównie w celu:
- odbioru dokumentacji;
- dostarczenia aktualnych kopii;
- uzyskania podpisu;
- sprawdzenia informacji, które mogą być dostępne zdalnie;
- odebrania zdjęć lub raportów;
- przekazania informacji między budową a biurem.
Temat jest istotny również z punktu widzenia środowiska. Według European Environment Agency w 2023 roku transport drogowy odpowiadał za około 73% emisji gazów cieplarnianych sektora transportu w Unii Europejskiej.
Oczywiście pojedyncza firma ma na tę sumę tylko minimalny wpływ.
Uniknięte kilometry są jednak prostym, konkretnym i mierzalnym wskaźnikiem.
Cyfrowa checklista: mała zmiana, która dobrze pokazuje tę zasadę
Weźmy bardzo prostą codzienną czynność.
Checklista operacyjna jest drukowana, wypełniana, podpisywana i przechowywana.
Jej cyfrową wersję można wypełniać bezpośrednio na tablecie lub smartfonie, w razie potrzeby dodając zdjęcia i inne przydatne elementy.
Po zakończeniu pozostaje powiązana ze zleceniem i właściwą datą.
Korzyść nie polega wyłącznie na wyeliminowaniu kartki.
Eliminujemy także:
- ręczne zbieranie;
- transport do biura;
- fizyczne archiwizowanie, gdy nie jest konieczne;
- późniejsze przeszukiwanie różnych folderów.
To właśnie taki rodzaj cyfryzacji powinien interesować małe i średnie przedsiębiorstwo: mniej etapów, aby osiągnąć ten sam albo lepszy rezultat.
Kosztowny błąd nr 1: cyfryzowanie wszystkiego jednocześnie
Jeśli firma nadal używa dużo papieru, może pojawić się pokusa, aby wyeliminować go w ciągu kilku dni.
Rzadko jest to konieczne.
Zacząłbym raczej od trzech procesów, które generują najwięcej:
- wydruków;
- przemieszczeń;
- próśb o wyjaśnienia;
- duplikacji.
Zdigitalizujcie je.
Zmierzcie efekt.
Dopiero potem zdecydujcie, czym zająć się w następnej kolejności.
Nieefektywna procedura nie poprawia się tylko dlatego, że przeniesiono ją na ekran.
Kosztowny błąd nr 2: zastąpienie papieru pięcioma różnymi aplikacjami
Istnieje forma fragmentacji jeszcze gorsza niż papierowa: fragmentacja cyfrowa.
Jedna aplikacja do obecności.
Folder w chmurze na dokumenty.
WhatsApp do komunikacji.
Excel do budżetu.
Inne oprogramowanie do zadań.
Każde narzędzie może działać doskonale.
Mimo to ktoś nadal musi przenosić informacje z jednego systemu do drugiego.
Właśnie po to, by ograniczyć ten problem, powstała koncepcja Construction Operating System: niekoniecznie narzędzie zastępujące wszystko, lecz środowisko, w którym kluczowe informacje operacyjne mogą funkcjonować w tym samym kontekście.
Kosztowny błąd nr 3: utrzymywanie cyfrowego i papierowego obiegu bez końca
W okresie przejściowym normalne jest współistnienie starego i nowego systemu.
Problem pojawia się wtedy, gdy ten etap nigdy się nie kończy.
Ekipa wypełnia dokument cyfrowy.
Później i tak drukuje kopię.
Biuro zapisuje plik w nowym systemie, a także w starym folderze.
W tym momencie cyfryzacja nie wyeliminowała pracy.
Podwoiła ją.
Dlatego dla każdej procedury trzeba ustalić, kiedy nowe źródło staje się źródłem oficjalnym, oczywiście z zachowaniem ewentualnych szczególnych obowiązków dotyczących danej dokumentacji.
Dokumenty cyfrowe: czym innym jest ich organizacja, a czym innym przechowywanie zgodne z przepisami
Ważne jest, aby nie mylić tych dwóch poziomów.
Zapisanie dokumentu w chmurze może ułatwić dostęp do niego.
Nie oznacza automatycznie spełnienia wszystkich ewentualnych wymogów prawnych dotyczących podpisu, ważności, przechowywania czy okazania dokumentu.
W zależności od dokumentu i kontekstu mogą obowiązywać różne zasady.
Dlatego cyfryzacja operacyjna powinna upraszczać codzienną pracę, bez składania ogólnej obietnicy automatycznej zgodności.
Bezpieczeństwo: mniej papieru nie oznacza mniej obowiązków
Ta sama zasada dotyczy bezpieczeństwa.
Łatwiejszy dostęp do dokumentów i informacji może pomóc w organizacji.
Nie zastępuje jednak oceny ryzyka, szkoleń, instruktażu, środków ochrony indywidualnej, nadzoru ani innych wymaganych obowiązków.
Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali podsumowuje główne obowiązki pracodawcy oraz rozróżnia zadania, które można i których nie można delegować.
Technologia może usprawnić organizację informacji. Nie przenosi odpowiedzialności.
Zaangażujcie budowę: jeśli proces jest wolniejszy, ludzie wrócą do papieru
Cyfryzacja jest często projektowana w biurze.
Musi jednak działać w terenie.
Jeśli znalezienie właściwego dokumentu na tablecie wymaga dziesięciu kroków, kierownik budowy nadal będzie dzwonił.
Jeśli wypełnienie cyfrowej checklisty trwa dłużej niż papierowej, zostanie odebrane jako dodatkowa praca.
Dlatego każdą procedurę powinien przetestować ten, kto będzie z niej rzeczywiście korzystać.
Skuteczne szkolenie powinno koncentrować się na prawdziwych czynnościach:
- otwarciu właściwego dokumentu;
- wypełnieniu checklisty;
- wgraniu zdjęcia;
- zarejestrowaniu obecności;
- przekazaniu informacji o zmianie.
Reszta może poczekać.
Praktyczna metoda: zdigitalizować pilotażową budowę
W małym lub średnim przedsiębiorstwie zacząłbym od jednej budowy.
Następnie wybrałbym trzy przepływy:
- dokumenty;
- checklisty lub raporty operacyjne;
- komunikację między budową a biurem.
Przez 30 dni mierzyłbym:
- liczbę wydruków;
- kilometry przejechane wyłącznie w celu wymiany dokumentów;
- czas potrzebny na znalezienie dokumentu;
- liczbę dodruków wynikających z aktualizacji;
- powtarzające się prośby o tę samą informację.
Po miesiącu otrzymacie wynik znacznie bardziej użyteczny niż ogólny procent znaleziony w internecie:
rzeczywiste dane własnej firmy.
Mierzcie zrównoważony rozwój, nie zamieniając go w marketing
Jeśli chcecie mówić również o korzyści środowiskowej, zacznijcie od niezwykle prostych wskaźników.
- liczby arkuszy wydrukowanych przed zmianą i po niej;
- unikniętych dodruków;
- wyeliminowanych kilometrów;
- dokumentów obsługiwanych wyłącznie cyfrowo;
- zbędnych już wyjazdów administracyjnych.
Dopiero po zebraniu tych danych warto przekształcić je w komunikację.
Europejski sektor budowlany zmierza właśnie ku większej integracji transformacji cyfrowej i środowiskowej; Komisja Europejska nadal wskazuje te dwa kierunki jako elementy tej samej zmiany branży.
Zrównoważony rozwój staje się bardziej wiarygodny, gdy można go zmierzyć.
Realistyczny przykład: mała firma przestaje wozić dokumenty tam i z powrotem
Wyobraźmy sobie małą firmę z trzema wspólnikami, kilkoma pracownikami i dwiema aktywnymi budowami.
Co tydzień jedna z osób odpowiedzialnych odbywa kilka podróży między siedzibą a budową.
Część z nich jest niezbędna.
Inne służą głównie dostarczaniu dokumentów, odbieraniu raportów lub sprawdzaniu informacji.
Firma wybiera pilotażową budowę i udostępnia online checklisty, raporty dzienne oraz najczęściej używane dokumenty operacyjne.
Po miesiącu porównuje:
ile wydruków wyeliminowano;
które podróże nie były już potrzebne;
ile czasu zajmuje znalezienie dokumentów;
jakie problemy pozostały.
Nie obiecujemy redukcji o 50%, 70% czy 80%.
Właściwy rezultat to ten zmierzony przez firmę w jej własnym procesie.
Gdzie pojawia się Construction Operating System
Samo zdigitalizowanie dokumentów może już przynieść wartość.
Budowa zawiera jednak wiele innych informacji.
Ludzi.
Etapów.
Obecności.
Komunikacji.
Budżetu.
Dostawców.
Gdy każda z tych informacji znajduje się w osobnej aplikacji, istnieje ryzyko zastąpienia papieru nowymi cyfrowymi silosami.
Koncepcja Construction Operating System ma rozwiązać właśnie ten problem: stworzyć środowisko, w którym informacje mogą funkcjonować w tym samym kontekście operacyjnym.
Aby porównać różne modele, można również zajrzeć do poradnika dotyczącego oprogramowania do zarządzania budowami.
Jak Edil-Up wpisuje się w tę drogę
Edil-Up jest rozwijany właśnie w tym kierunku.
Celem nie jest samo przekształcenie papierowych dokumentów w pliki.
Chodzi o to, aby budowy, etapy, współpracownicy, role i uprawnienia, dokumenty, obecności oraz komunikacja mogły stopniowo funkcjonować w tym samym środowisku operacyjnym.
Dla firm budowlanych oznacza to możliwość rozpoczęcia od konkretnej potrzeby — na przykład zarządzania dokumentacją — i późniejszego rozszerzania procesu bez konieczności zmiany narzędzia za każdym razem, gdy pojawia się nowe zapotrzebowanie.
Wartości nie należy mierzyć liczbą dostępnych funkcji.
Należy ją mierzyć liczbą zbędnych etapów, które uda nam się wyeliminować.
Aby lepiej poznać tę wizję, można odwiedzić również stronę poświęconą projektowi Edil-Up.
Proste obliczenie: ile dziś kosztuje nas brak cyfryzacji?
Możecie zacząć od zwykłego tygodnia pracy.
Zsumujcie:
- godziny poświęcone na drukowanie, zbieranie i archiwizowanie;
- godziny przeznaczone na wyszukiwanie lub sprawdzanie dokumentów;
- czas zbędnych wyjazdów;
- koszt przejechanych kilometrów;
- ewentualne dodruki lub prace wykonane ponownie z powodu błędnych wersji.
Następnie pomnóżcie wynik przez liczbę tygodni operacyjnych.
Nie otrzymacie idealnej wyceny finansowej.
Otrzymacie jednak rząd wielkości znacznie bardziej użyteczny niż sam roczny koszt oprogramowania.
Praktyczna checklista: zacznijcie w tym tygodniu
- Wskażcie trzy dokumenty lub procesy, które generują najwięcej papieru.
- Policzcie podróże odbywane głównie w celu wymiany informacji.
- Wybierzcie jedną pilotażową budowę.
- Ustalcie oficjalne źródło dla zdigitalizowanych dokumentów.
- Zdefiniujcie proste role i uprawnienia.
- Szkolcie pracowników bezpośrednio na urządzeniu, którego będą używać.
- Po początkowym okresie przejściowym unikajcie podwójnego wprowadzania danych.
- Mierzcie papier, kilometry i odzyskany czas przez co najmniej 30 dni.
Podsumowanie: najlepsza cyfryzacja to ta, która przestaje być zauważalna
Dobra cyfryzacja nie powinna zmuszać budowy do ciągłego mówienia o cyfryzacji.
Powinna po prostu ułatwiać pracę.
Mniej dokumentów do przewożenia.
Mniej kopii do ponownego drukowania.
Mniej podróży odbywanych wyłącznie po to, by przekazać informacje.
Mniej czasu spędzanego na ustalaniu, której wersji użyć.
Więcej czasu na koordynowanie ludzi, rozwiązywanie problemów i prowadzenie prac.
Prawdziwa cyfryzacja budownictwa nie zaczyna się wtedy, gdy eliminujemy papier. Zaczyna się wtedy, gdy eliminujemy powód, dla którego musieliśmy go używać.
Osoby, które chcą porównać różne podejścia, mogą również sprawdzić alternatywy dla zarządzania budową.
Zespół Edil-Up