Es gibt Fahrten, die auf der Baustelle unverzichtbar sind. Eine Begehung, eine technische Prüfung oder die Abstimmung mit den Teams lassen sich nicht durch einen Bildschirm ersetzen.
Dann gibt es die anderen Wege.
Diejenigen, die nur unternommen werden, um ein Dokument zu übergeben, eine Unterschrift einzuholen, eine aktualisierte Zeichnungskopie zu bringen, eine Checkliste zu prüfen oder im Büro nach der aktuellsten verfügbaren Version zu fragen.
Dasselbe gilt für Papier. Das Problem ist nicht, bei Bedarf zu drucken. Das Problem entsteht, wenn wir weiter drucken, weil der Prozess kein anderes Arbeiten zulässt.
Hier wird die Digitalisierung im Bauwesen zu weit mehr als einer technologischen Entscheidung. Sie kann zu einer konkreten Möglichkeit werden, unnötige Arbeitsschritte zu beseitigen, doppelte Informationen zu reduzieren und Büro, Baustelle, Unternehmen und Lieferanten besser miteinander zu verbinden.
In diesem Leitfaden sehen wir uns an, wo Sie anfangen können, welche Fehler Sie vermeiden sollten und wie Sie messen, ob die Veränderung einen echten Vorteil bringt.
Die versteckten Kosten: Nicht das Papier ist das Problem, sondern alles, was damit zusammenhängt
Die Kosten für ein A4-Blatt sind vernachlässigbar.
Die Kosten des Prozesses rund um dieses Blatt können jedoch deutlich höher sein.
Ein Dokument wird im Büro erstellt, gedruckt, an die zuständige Person übergeben, vor Ort verwendet und anschließend archiviert.
Dann kommt eine Überarbeitung.
Eine neue Kopie muss erstellt, die Änderung kommuniziert und sichergestellt werden, dass die vorherige Version nicht weiter verwendet wird.
Wenn die Information physisch zur Baustelle gebracht werden muss, kommen außerdem Reisezeit, Kraftstoff und die verfügbare Zeit der beauftragten Person hinzu.
Die tatsächlichen Kosten bestehen also aus:
- Vorbereitungszeit;
- Nachdrucken;
- der Suche nach den richtigen Versionen;
- vermeidbaren Dienstfahrten;
- Telefonaten zur Überprüfung;
- möglichen Fehlern aufgrund veralteter Informationen.
Richtig zu digitalisieren bedeutet, diese Arbeitsschritte zu beseitigen – nicht einfach nur ein Blatt in eine PDF-Datei umzuwandeln.
Der Wendepunkt: Digital und nachhaltig beginnt mit demselben Problem
Operative Effizienz und Nachhaltigkeit werden oft als zwei unterschiedliche Projekte dargestellt.
Tatsächlich können viele Maßnahmen beide Ziele unterstützen.
Weniger Nachdrucke bedeuten weniger Papier und weniger Verbrauchsmaterialien.
Eine Fahrt zu vermeiden, die ausschließlich dem Austausch von Unterlagen dient, bedeutet, Zeit zurückzugewinnen und gleichzeitig eine Fahrt einzusparen.
Diese Richtung wird auch auf europäischer Ebene anerkannt. Der Construction Transition Pathway der Europäischen Kommission nennt den grünen und den digitalen Wandel als zentrale Leitlinien, um den Bausektor wettbewerbsfähiger, resilienter und nachhaltiger zu machen.
Für ein KMU ist es jedoch wichtig, Slogans zu vermeiden.
Zuerst werden Papier, Dienstfahrten und manuelle Tätigkeiten gemessen.
Dann wird der Prozess verändert.
Anschließend wird erneut gemessen.
Der erste wirksame Schritt: Erfassen, was noch gedruckt wird
Ändern Sie eine Woche lang nichts.
Zählen Sie.
Notieren Sie, welche Dokumente gedruckt werden und warum.
Zum Beispiel:
- Zeichnungen;
- Checklisten;
- Tagesberichte;
- Protokolle;
- Bestellungen;
- zu unterzeichnende Dokumente;
- Zertifikate;
- von den Teams verwendete Unterlagen.
Fragen Sie sich bei jedem Ausdruck:
Wird er wirklich auf Papier benötigt, oder drucken wir ihn, weil es noch keine einfache Alternative gibt?
Diese Unterscheidung ist entscheidend.
Der zweite Schritt: Fahrten ermitteln, für die eine Person tatsächlich nicht erforderlich ist
Führen Sie dieselbe Übung für Dienstfahrten durch.
Berücksichtigen Sie keine Begehungen, Koordinationsaufgaben oder Tätigkeiten, die tatsächlich eine physische Anwesenheit erfordern.
Konzentrieren Sie sich auf Fahrten, die überwiegend dazu dienen:
- Unterlagen abzuholen;
- aktualisierte Kopien zu übergeben;
- eine Unterschrift einzuholen;
- Informationen zu prüfen, die aus der Ferne verfügbar sein könnten;
- Fotos oder Berichte abzuholen;
- Informationen zwischen Baustelle und Büro zu übertragen.
Auch aus ökologischer Sicht ist das Thema relevant. Nach Angaben der European Environment Agency entfielen 2023 etwa 73 % der Treibhausgasemissionen des Verkehrssektors in der Europäischen Union auf den Straßenverkehr.
Ein einzelnes Unternehmen trägt natürlich nur in sehr geringem Maß zu diesem Gesamtwert bei.
Die vermiedenen Kilometer sind jedoch ein einfacher, konkreter und messbarer Indikator.
Die digitale Checkliste: Eine kleine Veränderung, die das Prinzip gut zeigt
Nehmen wir eine sehr einfache tägliche Tätigkeit.
Eine operative Checkliste wird gedruckt, ausgefüllt, unterschrieben und aufbewahrt.
Die digitale Version kann dagegen direkt auf dem Tablet oder Smartphone ausgefüllt und bei Bedarf um Fotos und andere nützliche Elemente ergänzt werden.
Nach dem Abschluss bleibt sie dem Auftrag und dem richtigen Datum zugeordnet.
Der Vorteil besteht nicht nur darin, das Blatt einzusparen.
Beseitigt werden außerdem:
- das manuelle Einsammeln;
- der Transport ins Büro;
- die physische Archivierung, wenn sie nicht erforderlich ist;
- die spätere Suche in verschiedenen Ordnern.
Genau diese Art der Digitalisierung sollte ein KMU interessieren: weniger Arbeitsschritte für dasselbe oder ein besseres Ergebnis.
Kostspieliger Fehler Nr. 1: Alles gleichzeitig digitalisieren
Wenn ein Unternehmen noch viel Papier verwendet, kann die Versuchung groß sein, innerhalb weniger Tage alles abzuschaffen.
Das ist selten notwendig.
Ich würde stattdessen mit den drei Prozessen beginnen, die am meisten erzeugen:
- Ausdrucke;
- Wege;
- Rückfragen;
- Doppelungen.
Digitalisieren Sie diese.
Messen Sie.
Danach entscheiden Sie, was als Nächstes angegangen wird.
Ein ineffizientes Verfahren wird nicht allein dadurch besser, dass es auf einen Bildschirm übertragen wird.
Kostspieliger Fehler Nr. 2: Papier durch fünf verschiedene Anwendungen ersetzen
Es gibt eine noch problematischere Form der Fragmentierung als die papierbasierte: die digitale Fragmentierung.
Eine App für die Anwesenheit.
Ein Cloud-Ordner für Dokumente.
WhatsApp für die Kommunikation.
Excel für das Budget.
Eine weitere Software für Aufgaben.
Jedes einzelne Werkzeug kann einwandfrei funktionieren.
Trotzdem muss jemand die Informationen weiterhin von einem System ins andere übertragen.
Genau zur Verringerung dieses Problems entstand das Konzept eines Construction Operating System: nicht unbedingt ein Werkzeug, das alles ersetzt, sondern eine Umgebung, in der wichtige operative Informationen denselben Kontext teilen können.
Kostspieliger Fehler Nr. 3: Digitale und papierbasierte Prozesse dauerhaft parallel führen
Während einer Übergangsphase ist es normal, dass das alte und das neue System nebeneinander bestehen.
Das Problem entsteht, wenn diese Phase nie endet.
Das Team füllt das digitale Dokument aus.
Anschließend druckt es trotzdem eine Kopie.
Das Büro speichert die Datei im neuen System und zusätzlich im alten Ordner.
Dann hat die Digitalisierung keine Arbeit beseitigt.
Sie hat sie verdoppelt.
Für jedes Verfahren muss daher festgelegt werden, wann die neue Quelle zur offiziellen Quelle wird – selbstverständlich unter Einhaltung etwaiger besonderer Pflichten für die betreffende Dokumentation.
Digitale Dokumente: Organisieren ist etwas anderes als rechtskonformes Aufbewahren
Es ist wichtig, diese beiden Ebenen nicht zu verwechseln.
Das Speichern eines Dokuments in der Cloud kann den Zugriff erleichtern.
Es bedeutet jedoch nicht automatisch, dass alle möglicherweise geltenden rechtlichen Anforderungen an Unterschrift, Gültigkeit, Aufbewahrung oder Vorlage erfüllt sind.
Je nach Dokument und Kontext können unterschiedliche Regeln gelten.
Die operative Digitalisierung sollte deshalb die tägliche Arbeit vereinfachen, ohne sich in ein allgemeines Versprechen automatischer Compliance zu verwandeln.
Sicherheit: Weniger Papier bedeutet nicht weniger Pflichten
Dasselbe Prinzip gilt für die Sicherheit.
Eine bessere Verfügbarkeit von Dokumenten und Informationen kann die Organisation unterstützen.
Sie ersetzt jedoch weder die Gefährdungsbeurteilung noch Unterweisung, Schulung, PSA, Überwachung oder andere vorgeschriebene Pflichten.
Das Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali fasst die wichtigsten Pflichten des Arbeitgebers zusammen und unterscheidet auch zwischen delegierbaren und nicht delegierbaren Aufgaben.
Technologie kann die Organisation von Informationen effizienter machen. Sie überträgt keine Verantwortung.
Die Baustelle einbeziehen: Wenn der Prozess langsamer ist, kehren die Menschen zum Papier zurück
Die Digitalisierung wird häufig im Büro geplant.
Sie muss jedoch vor Ort funktionieren.
Wenn das richtige Dokument auf dem Tablet zehn Schritte erfordert, wird der Bauleiter weiterhin anrufen.
Wenn das Ausfüllen einer digitalen Checkliste länger dauert als bei der Papierfassung, wird es als zusätzliche Arbeit wahrgenommen.
Deshalb sollte jedes Verfahren von den Personen getestet werden, die es tatsächlich nutzen.
Eine wirksame Schulung sollte sich auf echte Tätigkeiten konzentrieren:
- das richtige Dokument öffnen;
- eine Checkliste ausfüllen;
- ein Foto hochladen;
- eine Anwesenheit erfassen;
- eine Änderung mitteilen.
Alles Weitere kann später kommen.
Die praktische Methode: Ein Pilotprojekt digitalisieren
Für ein KMU würde ich mit nur einer Baustelle beginnen.
Dann würde ich drei Abläufe auswählen:
- Dokumente;
- Checklisten oder operative Berichte;
- Kommunikation zwischen Baustelle und Büro.
Über 30 Tage würde ich messen:
- die Anzahl der Ausdrucke;
- die ausschließlich zum Dokumentenaustausch gefahrenen Kilometer;
- die für das Auffinden eines Dokuments benötigte Zeit;
- die Anzahl der Nachdrucke wegen Überarbeitungen;
- wiederholte Anfragen nach derselben Information.
Nach einem Monat haben Sie ein deutlich nützlicheres Ergebnis als einen allgemeinen Prozentsatz aus dem Internet:
die tatsächlichen Daten Ihres Unternehmens.
Nachhaltigkeit messen, ohne sie in Marketing zu verwandeln
Wenn Sie auch über den ökologischen Nutzen sprechen möchten, würde ich mit äußerst einfachen Kennzahlen beginnen.
- vorher und nachher gedruckte Blätter;
- vermiedene Nachdrucke;
- eingesparte Kilometer;
- ausschließlich digital bearbeitete Dokumente;
- nicht mehr erforderliche administrative Dienstfahrten.
Erst nachdem diese Daten gesammelt wurden, ist es sinnvoll, sie für die Kommunikation aufzubereiten.
Der europäische Bausektor bewegt sich genau in Richtung einer stärkeren Verbindung von digitalem und ökologischem Wandel; die Europäische Kommission bezeichnet beide Wege weiterhin als Bestandteile derselben Transformation der Branche.
Nachhaltigkeit wird glaubwürdiger, wenn sie messbar ist.
Ein realistisches Beispiel: Das KMU hört auf, Dokumente hin und her zu fahren
Stellen wir uns ein kleines Unternehmen mit drei Gesellschaftern, einigen Beschäftigten und zwei aktiven Baustellen vor.
Jede Woche unternimmt eine verantwortliche Person mehrere Fahrten zwischen Firmensitz und Baustelle.
Einige davon sind unverzichtbar.
Andere dienen hauptsächlich dazu, Dokumente zu übergeben, Berichte abzuholen oder Informationen zu prüfen.
Das Unternehmen wählt eine Pilotbaustelle aus und stellt Checklisten, Tagesberichte und die am häufigsten verwendeten operativen Dokumente online bereit.
Nach einem Monat vergleicht es:
wie viele Ausdrucke entfallen sind;
welche Fahrten nicht mehr erforderlich waren;
wie viel Zeit für das Auffinden von Dokumenten benötigt wird;
welche Probleme geblieben sind.
Wir versprechen keine Reduzierung um 50 %, 70 % oder 80 %.
Das richtige Ergebnis ist das, was das Unternehmen in seinem eigenen Prozess misst.
Wo ein Construction Operating System ins Spiel kommt
Schon die Digitalisierung von Dokumenten allein kann einen Mehrwert schaffen.
Auf einer Baustelle gibt es jedoch viele weitere Informationen.
Personen.
Phasen.
Anwesenheiten.
Kommunikation.
Budget.
Lieferanten.
Wenn jede dieser Informationen in einer separaten Anwendung liegt, besteht die Gefahr, Papier durch neue digitale Silos zu ersetzen.
Das Konzept eines Construction Operating System versucht genau dieses Problem zu lösen: eine Umgebung zu schaffen, in der Informationen denselben operativen Kontext teilen können.
Um verschiedene Modelle zu vergleichen, können Sie auch den Leitfaden zu Software für die Baustellenverwaltung konsultieren.
Wie Edil-Up in diesen Weg passt
Edil-Up wird genau in diese Richtung entwickelt.
Das Ziel besteht nicht einfach darin, Papierdokumente in Dateien umzuwandeln.
Es geht darum, dass Baustellen, Phasen, Mitarbeitende, Rollen und Berechtigungen, Dokumente, Anwesenheiten und Kommunikation schrittweise in derselben operativen Umgebung zusammenarbeiten.
Für Bauunternehmen bedeutet das, mit einem konkreten Bedarf – zum Beispiel der Dokumentenverwaltung – beginnen und den Prozess später erweitern zu können, ohne bei jedem neuen Bedarf zwangsläufig das Werkzeug wechseln zu müssen.
Der Wert sollte nicht an der Anzahl verfügbarer Funktionen gemessen werden.
Er sollte an der Anzahl unnötiger Arbeitsschritte gemessen werden, die wir beseitigen können.
Mehr über diese Vision erfahren Sie auch auf der Seite zum Edil-Up-Projekt.
Einfache Berechnung: Was kostet es uns heute, nicht zu digitalisieren?
Sie können mit einer normalen Arbeitswoche beginnen.
Addieren Sie:
- Stunden für Drucken, Einsammeln und Archivieren;
- Stunden für das Suchen oder Prüfen von Dokumenten;
- Zeit für vermeidbare Dienstfahrten;
- Kilometerkosten der entsprechenden Fahrten;
- mögliche Nachdrucke oder Nacharbeiten aufgrund falscher Versionen.
Multiplizieren Sie das Ergebnis anschließend mit der Anzahl der Arbeitswochen.
Sie erhalten keine perfekte finanzielle Bewertung.
Sie erhalten jedoch eine Größenordnung, die deutlich nützlicher ist als die reinen jährlichen Softwarekosten.
Praktische Checkliste: Diese Woche beginnen
- Ermitteln Sie die drei Dokumente oder Prozesse, die am meisten Papier erzeugen.
- Zählen Sie die Fahrten, die hauptsächlich dem Informationsaustausch dienen.
- Wählen Sie eine einzige Pilotbaustelle aus.
- Legen Sie eine offizielle Quelle für digitalisierte Dokumente fest.
- Definieren Sie einfache Rollen und Berechtigungen.
- Schulen Sie die Mitarbeitenden direkt auf dem Gerät, das sie verwenden werden.
- Vermeiden Sie nach der anfänglichen Übergangsphase doppelte Erfassungen.
- Messen Sie Papier, Kilometer und eingesparte Zeit mindestens 30 Tage lang.
Fazit: Die beste Digitalisierung ist die, die nicht mehr auffällt
Eine gute Digitalisierung sollte die Baustelle nicht dazu zwingen, ständig über Digitalisierung zu sprechen.
Sie sollte das Arbeiten einfach leichter machen.
Weniger Dokumente, die transportiert werden müssen.
Weniger Kopien, die nachgedruckt werden müssen.
Weniger Fahrten, die ausschließlich dem Informationsaustausch dienen.
Weniger Zeit für die Suche nach der richtigen Version.
Mehr Zeit für die Koordination von Menschen, die Lösung von Problemen und den Fortschritt der Arbeiten.
Die echte Digitalisierung im Bauwesen beginnt nicht, wenn wir das Papier abschaffen. Sie beginnt, wenn wir den Grund beseitigen, aus dem wir es verwenden mussten.
Wer verschiedene Ansätze vergleichen möchte, kann auch die Alternativen für die Baustellenverwaltung konsultieren.
Das Edil-Up-Team