Saber quem deveria estar na obra não é o mesmo que saber quem está realmente presente.
Numa pequena empresa, pode bastar um telefonema ao chefe de equipa. No entanto, quando aumentam as obras, os colaboradores, as empresas externas e as substituições de última hora, esse método começa a revelar os seus limites.
Uma pessoa é transferida para outra obra. Um trabalhador está ausente. Uma equipa entra mais tarde. Um responsável altera o programa. O escritório só descobre a nova composição da obra quando precisa de reconstruir as horas.
A gestão das presenças em obra torna-se então algo mais do que um simples registo de ponto.
Serve para criar uma fotografia operacional fiável: quem está presente, em que obra, com que função e segundo que organização do dia.
Este artigo propõe um percurso de 30 dias para construir um método mais organizado, sem tentar transformar toda a empresa numa semana.
Antes de começar: não confundir três problemas diferentes
Quando uma empresa diz que quer “digitalizar as presenças”, pode, na realidade, estar a tentar resolver problemas muito diferentes.
Por exemplo:
- saber rapidamente quem está presente em cada obra;
- reconstituir as horas trabalhadas;
- coordenar a composição das equipas;
- saber quem representa o responsável operacional;
- reduzir as correções manuais da administração;
- apoiar o planeamento da mão de obra.
São objetivos relacionados, mas não equivalentes.
E, sobretudo, o registo da presença não substitui as obrigações relativas à saúde e segurança.
O Ministério do Trabalho recorda que o empregador mantém obrigações específicas em matéria de avaliação de riscos, formação, supervisão, EPI, vigilância da saúde e organização da segurança.
Saber que uma pessoa aparece como presente pode ser útil para a organização. Não demonstra automaticamente que essa pessoa tem formação, autorização ou aptidão para executar uma determinada atividade.
Dias 1–7: fotografar a forma como trabalham hoje
A primeira semana não serve para instalar software. Serve para perceber o que acontece realmente.
Escolham uma ou duas obras representativas e registem:
- número habitual de pessoas presentes;
- número de equipas;
- empresas envolvidas;
- responsável de cada equipa;
- forma atual de registar as presenças;
- quem corrige eventuais erros;
- como são comunicadas ausências e substituições;
- quanto tempo o escritório demora a reconstruir a informação.
Não é necessário criar um relatório perfeito. É necessário obter uma linha de base.
Se atualmente a administração demora quarenta minutos a reconstruir um dia, esse dado poderá ser comparado com o resultado após a introdução do novo método.
É muito mais útil do que decidir antecipadamente que “temos de poupar 50%”.
Escolher KPI que descrevam um problema real
Para o primeiro mês, podem bastar alguns indicadores:
- tempo necessário para reconstituir as presenças;
- número de correções manuais;
- número de presenças em falta ou duvidosas;
- número de substituições comunicadas com atraso;
- tempo necessário para conhecer a composição da equipa.
Estes dados não medem a segurança da obra. Medem a qualidade do processo organizativo.
Equipa Edil-Up
