Cada obra produz continuamente informação. Desenhos, fotografias, fichas técnicas, certificações, atas, comunicações, documentação dos fornecimentos e atualizações dos trabalhos circulam diariamente entre o escritório, a obra, as empresas e os colaboradores.
O problema quase nunca é a quantidade de documentos em si.
Surge quando a informação começa a existir em locais diferentes: um ficheiro é enviado por correio eletrónico, a fotografia fica no telemóvel do encarregado, uma alteração é explicada numa conversa e o fornecedor conserva uma cópia diferente daquela utilizada pela equipa.
Enquanto tudo decorre sem imprevistos, esta fragmentação pode parecer gerível. No entanto, quando é necessário perceber rapidamente qual é a última versão, quem recebeu uma atualização ou que indicações foram partilhadas com uma empresa externa, a limitação torna-se evidente.
Organizar os documentos de obra significa muito mais do que criar pastas organizadas. Significa construir uma forma comum de trabalhar, para que empresas, fornecedores, técnicos e equipas possam utilizar a mesma informação sem terem de a reconstruir de cada vez.
O documento raramente desaparece: na maioria das vezes, deixamos de saber qual utilizar
Imaginemos um documento técnico normal.
A primeira versão é enviada por correio eletrónico. Depois chega uma revisão. O responsável descarrega-a para o seu computador e reencaminha-a para a equipa. Alguns dias mais tarde é feita outra alteração, mas comunicada apenas a algumas das pessoas envolvidas.
Nessa altura existem três ficheiros perfeitamente conservados.
O problema é perceber qual deve ser utilizado.
Este é o paradoxo da gestão documental moderna: podemos ter várias cópias do mesmo documento e, simultaneamente, menos certeza sobre qual é a informação correta.
Assim, a primeira regra não deveria ser “guardar tudo”, mas estabelecer onde se encontra a versão oficial.
