Saber quién debería estar en la obra no es lo mismo que saber quién está realmente presente.
En una pequeña empresa puede alcanzar con una llamada al jefe de cuadrilla. Pero cuando aumentan las obras, los colaboradores, las empresas externas y las reemplazos de último momento, ese método empieza a mostrar sus límites.
Una persona es trasladada a otra obra. Un operario está ausente. Una cuadrilla entra más tarde. Un responsable cambia el programa. La oficina descubre la nueva composición de la obra recién cuando tiene que reconstruir las horas.
La gestión de las presencias en obra se convierte entonces en algo más que un simple fichaje.
Sirve para crear una fotografía operativa confiable: quién está presente, en qué obra, con qué función y según qué organización de la jornada.
Este artículo propone un recorrido de 30 días para construir un método más ordenado sin intentar transformar toda la empresa en una semana.
Antes de empezar: no confundir tres problemas diferentes
Cuando una empresa dice que quiere “digitalizar las presencias”, en realidad puede estar intentando resolver problemas muy distintos.
Por ejemplo:
- saber rápidamente quién está presente en cada obra;
- reconstruir las horas trabajadas;
- coordinar la composición de las cuadrillas;
- saber quién representa al referente operativo;
- reducir las correcciones manuales de administración;
- apoyar la planificación de la mano de obra.
Son objetivos relacionados, pero no equivalentes.
Y, sobre todo, el registro de presencia no reemplaza las obligaciones relativas a la salud y la seguridad.
El Ministerio de Trabajo recuerda que el empleador mantiene obligaciones específicas en materia de evaluación de riesgos, capacitación, supervisión, EPP, vigilancia sanitaria y organización de la seguridad.
Saber que una persona figura como presente puede ser útil para la organización. No demuestra automáticamente que esa persona esté capacitada, autorizada o apta para realizar una determinada actividad.
Días 1–7: fotografiar cómo trabajan hoy
La primera semana no sirve para instalar software.
Sirve para entender qué sucede realmente.
Elijan una o dos obras representativas y registren:
- cantidad habitual de personas presentes;
- cantidad de cuadrillas;
- empresas involucradas;
- referente de cada cuadrilla;
- modalidad actual de registro de presencias;
- quién corrige los posibles errores;
- cómo se comunican ausencias y reemplazos;
- cuánto tiempo necesita la oficina para reconstruir la información.
No hace falta crear un informe perfecto.
Hace falta obtener una línea de base.
Si hoy administración tarda cuarenta minutos en reconstruir una jornada, ese dato podrá compararse con el resultado después de introducir el nuevo método.
Es mucho más útil que decidir de antemano que “tenemos que ahorrar el 50 %”.
Elegir KPI que describan un problema real
Para el primer mes pueden bastar pocos indicadores:
- tiempo necesario para reconstruir las presencias;
- cantidad de correcciones manuales;
- cantidad de presencias faltantes o dudosas;
- cantidad de reemplazos comunicados tarde;
- tiempo necesario para conocer la composición de la cuadrilla.
Estos datos no miden la seguridad de la obra.
Miden la calidad del proceso organizativo.
Equipo de Edil-Up
