Saber quién debería estar en la obra no es lo mismo que saber quién está realmente presente.
En una pequeña empresa puede bastar una llamada al jefe de equipo. Pero cuando aumentan las obras, los colaboradores, las empresas externas y las sustituciones de última hora, ese método empieza a mostrar sus límites.
Una persona es trasladada a otra obra. Un operario está ausente. Un equipo entra más tarde. Un responsable cambia el programa. La oficina descubre la nueva composición de la obra solo cuando tiene que reconstruir las horas.
La gestión de las presencias en obra se convierte entonces en algo más que un simple fichaje.
Sirve para crear una fotografía operativa fiable: quién está presente, en qué obra, con qué función y según qué organización de la jornada.
Este artículo propone un recorrido de 30 días para construir un método más ordenado sin intentar transformar toda la empresa en una semana.
Antes de empezar: no confundir tres problemas diferentes
Cuando una empresa dice que quiere “digitalizar las presencias”, en realidad puede estar intentando resolver problemas muy distintos.
Por ejemplo:
- saber rápidamente quién está presente en cada obra;
- reconstruir las horas trabajadas;
- coordinar la composición de los equipos;
- saber quién representa al referente operativo;
- reducir las correcciones manuales de administración;
- apoyar la planificación de la mano de obra.
Son objetivos relacionados, pero no equivalentes.
Y, sobre todo, el registro de presencia no reemplaza las obligaciones relativas a la salud y la seguridad.
El Ministerio de Trabajo recuerda que el empleador mantiene obligaciones específicas en materia de evaluación de riesgos, formación, vigilancia, EPI, vigilancia sanitaria y organización de la seguridad.
Saber que una persona figura como presente puede ser útil para la organización. No demuestra automáticamente que esa persona esté formada, autorizada o capacitada para realizar una determinada actividad.
Días 1–7: fotografiar cómo trabajáis hoy
La primera semana no sirve para instalar software. Sirve para entender qué sucede realmente.
Elegid una o dos obras representativas y registrad:
- número habitual de personas presentes;
- número de equipos;
- empresas implicadas;
- referente de cada equipo;
- forma actual de registrar las presencias;
- quién corrige los posibles errores;
- cómo se comunican ausencias y sustituciones;
- cuánto tiempo tarda la oficina en reconstruir la información.
No hace falta crear un informe perfecto. Hace falta obtener una línea de base.
Si hoy administración tarda cuarenta minutos en reconstruir una jornada, ese dato podrá compararse con el resultado después de introducir el nuevo método.
Es mucho más útil que decidir de antemano que “debemos ahorrar el 50 %”.
Elegir KPI que describan un problema real
Para el primer mes pueden bastar pocos indicadores:
- tiempo necesario para reconstruir las presencias;
- número de correcciones manuales;
- número de presencias faltantes o dudosas;
- número de sustituciones comunicadas tarde;
- tiempo necesario para conocer la composición del equipo.
Estos datos no miden la seguridad de la obra. Miden la calidad del proceso organizativo.
Equipo de Edil-Up
