Auf vielen Baustellen ist Papier noch nicht verschwunden. Und wahrscheinlich muss es auch nicht vollständig verschwinden.
Es gibt Dokumente, Verfahren und Situationen, in denen eine physische Kopie weiterhin nützlich oder erforderlich sein kann. Problematisch wird es, wenn das Drucken, Transportieren und Zurückbringen von Dokumenten zu einem festen Bestandteil der Arbeit wird, obwohl die Informationen einfacher digital abgerufen oder geteilt werden könnten.
Dasselbe gilt für Dienstreisen.
Eine notwendige technische Begehung ist keine Verschwendung. Ein Baustellenbesuch zur Kontrolle einer ausgeführten Arbeit sollte nicht allein deshalb durch einen Videoanruf ersetzt werden, um Kilometer zu sparen.
Etwas anderes ist es, Dutzende Kilometer zurückzulegen, um ein Dokument zu überbringen, eine Unterschrift einzuholen, Fotos ins Büro zu bringen oder jemanden über Informationen zu informieren, die digital hätten geteilt werden können.
Auf dieser Unterscheidung sollte eine gute Strategie für die Digitalisierung im Bauwesen beruhen: Papier und Wege nicht pauschal abschaffen, sondern diejenigen reduzieren, die keinen zusätzlichen Wert für die Arbeit schaffen.
Die versteckten Kosten liegen nicht im Blatt, sondern in allem, was darum herum geschieht
Der Preis des Papiers ist im Vergleich zu der Zeit, die für seine Bearbeitung benötigt wird, fast immer unerheblich.
Ein Dokument wird im Büro gedruckt, auf die Baustelle gebracht, geändert, fotografiert, zurückgebracht und anschließend archiviert.
Kommt zwischenzeitlich eine neue Version hinzu, kann der Prozess von vorn beginnen.
Der Ausdruck kostet nur wenige Cent. Die eigentliche operative Belastung entsteht durch die Tätigkeiten rundherum:
- Zeit für die Vorbereitung und Verteilung der Kopien;
- die Notwendigkeit, veraltete Versionen zu ersetzen;
- die Schwierigkeit festzustellen, welche Kopie aktuell ist;
- Fahrten zur Übergabe oder Abholung von Unterlagen;
- Zeit, um handschriftlich ausgefüllte Inhalte wieder digital zu erfassen.
Digitalisierung schafft vor allem dann einen Mehrwert, wenn sie einen oder mehrere dieser Schritte beseitigt.
Bevor Sie digitalisieren, verfolgen Sie den Weg eines Dokuments
Einer der häufigsten Fehler ist, direkt mit der Auswahl der Software zu beginnen.
Sinnvoller ist es, drei häufig verwendete Dokumente auszuwählen und ihren tatsächlichen Weg nachzuverfolgen.
Fragen Sie sich bei jedem Dokument:
- Wer erstellt es?
- Wo wird es gespeichert?
- Wer muss es einsehen?
- Wie oft wird es gedruckt?
- Wie werden Änderungen mitgeteilt?
- Wer muss es ins Büro zurückbringen?
- Wie oft werden dieselben Informationen erneut eingegeben?
Diese Übung hilft, das Dokument vom Prozess zu unterscheiden, der es umgibt.
Denn wer nur die Datei digitalisiert, ohne den Prozess zu verändern, riskiert eine elektronische Version desselben Problems.
Mit welchen Dokumenten sollte man beginnen?
Es ist nicht nötig, das gesamte Unternehmensarchiv innerhalb einer Woche zu digitalisieren.
Effektiver ist es, mit den Dokumenten zu beginnen, die den größten Austausch zwischen Büro und Baustelle verursachen.
Je nach Unternehmen können dies sein:
- technische Unterlagen, die vor Ort verwendet werden;
- Fotos zum Baufortschritt;
- technische Datenblätter;
- Protokolle und operative Notizen;
- Lieferunterlagen;
- Zertifikate;
- Unterlagen zu Unternehmen und Mitarbeitern;
- Sicherheitsdokumente, die für das jeweilige Projekt vorgesehen sind.
Für jede Kategorie sollte es eine eindeutig erkennbare offizielle Quelle geben.
Eine per Chat versendete Kopie kann nützlich sein, um jemanden schnell zu informieren. Sie sollte jedoch nicht automatisch zu einer neuen offiziellen Version werden.
Zu diesem Thema haben wir auch eine eigene Methode zur Organisation von Baustellendokumenten ausführlicher behandelt.
Nicht jede Dienstreise muss entfallen: Technische und informative Fahrten müssen unterschieden werden
Die Baustelle bleibt ein physischer Ort.
Deshalb sollte eine glaubwürdige digitale Strategie nicht versprechen, alles aus der Ferne erledigen zu können.
Viele Baustellenbesichtigungen sind unverzichtbar, weil ein Foto oder ein Videoanruf eine Situation nicht vollständig beurteilen lässt.
Es gibt jedoch sehr unterschiedliche Arten von Wegen.
Zum Beispiel:
- ein Dokument vom Büro zur Baustelle bringen;
- Fotos oder Berichte abholen;
- eine Revision überbringen, die bereits digital verfügbar ist;
- zur Baustelle fahren, nur um den Stand eines Arbeitsschritts zu erfahren;
- ein persönliches Treffen ausschließlich zum Austausch bereits strukturierter Informationen einberufen.
Diese Dienstreisen sollten genauer betrachtet werden.
Die richtige Kennzahl lautet daher nicht „Wie viele Fahrten haben wir abgeschafft?“, sondern Wie viele nicht erforderliche Fahrten haben wir vermieden, ohne die Qualität der Baustellenkontrolle zu verschlechtern?
Ein sehr häufiges Szenario: Das Büro hat die Information, die Baustelle nicht
Stellen wir uns vor, dass um 16:30 Uhr eine neue Version eines Dokuments im Büro eintrifft.
Das Team muss sie am nächsten Morgen verwenden.
In einem traditionellen Prozess kann jemand sie ausdrucken, vorbereiten und der verantwortlichen Person physisch übergeben.
In einem gut organisierten digitalen Prozess wird die neue Version dagegen in der offiziellen Quelle der Baustelle hinterlegt und den autorisierten Personen zugänglich gemacht.
Der Unterschied besteht nicht einfach darin, kein Papier zu verwenden.
Es geht darum, dass Büro und Baustelle sich nicht mehr physisch abstimmen müssen, um dieselbe Information zu teilen.
2026 besteht die Herausforderung nicht mehr einfach darin, „digital zu werden“
Die Baubranche nutzt bereits eine beträchtliche Menge an Technologie.
State of Digital Adoption in the Construction Industry 2026 von Deloitte Access Economics und Autodesk analysiert 954 Bau- und Ingenieurunternehmen in sechs Märkten im asiatisch-pazifischen Raum.
In der Stichprobe nutzen 56 % Datenanalysen, 50 % cloudbasierte Software für das Baumanagement und 47 % mobile Anwendungen.
Gleichzeitig ist etwa jedes vierte Unternehmen weiterhin hauptsächlich von papierbasierten Systemen abhängig, und weniger als die Hälfte gibt an, dass die Teams vor Ort überwiegend in Echtzeit auf Projektdaten zugreifen können.
Eine weitere aussagekräftige Zahl: Die mittlere Anzahl der von den betrachteten Unternehmen eingesetzten Systeme und Point Solutions ist von elf auf sechs gesunken.
Das ist eine Verbesserung. Sechs verschiedene Systeme können jedoch weiterhin sechs mögliche Stellen bedeuten, an denen Informationen gesucht werden müssen.
Das Problem im Jahr 2026 besteht daher nicht nur in der Digitalisierung. Es geht um die bessere Integration dessen, was bereits digital ist.
Digitalisierung und Produktivität: Technologie allein reicht nicht aus
Der RICS Construction Productivity Report 2026, der auf den Antworten von fast 3.000 Fachleuten aus fünf Weltregionen basiert, liefert einen besonders nützlichen Hinweis.
Kompetenzen, Planung, Reihenfolge der Arbeiten, Koordination und Baustellenmanagement bleiben zentrale Produktivitätsfaktoren.
RICS weist außerdem darauf hin, dass die Produktivitätsmessung weiterhin fragmentiert ist und die Mehrheit der Fachleute keine einzelne Maßnahme als transformativ betrachtet.
Diese Erkenntnis ist auch für ein Paperless-Projekt wichtig.
Ein Tablet macht einen Prozess nicht automatisch effizient.
Wenn eine Person dieselben Daten in drei verschiedene Plattformen eingeben muss, ist das Blatt Papier verschwunden, die Ineffizienz aber geblieben.
Informationsmanagement: Digital funktioniert, wenn die Informationen organisiert bleiben
Die Reihe ISO 19650 befasst sich genau mit der digitalen Informationsverwaltung im gebauten Umfeld.
2026 wird die zweite Ausgabe der ISO 19650-1 entwickelt. Sie umfasst Grundsätze zur Registrierung, Versionierung, Organisation und Verfügbarkeit von Informationen für die beteiligten Akteure.
Die Norm ist nicht mit einer gewöhnlichen Baustellenmanagementsoftware gleichzusetzen, und die Einführung einer Plattform bedeutet nicht automatisch die Anwendung der ISO 19650.
Das Prinzip ist jedoch auch für ein KMU nützlich: Ein Dokument zu digitalisieren ist vor allem dann sinnvoll, wenn dadurch verbessert wird, wie es gefunden, verstanden und geteilt wird.
Weniger Papier und weniger Kilometer lassen sich messen – aber ohne erfundene Prozentwerte
Digitalisierung wird häufig mit Nachhaltigkeit verbunden.
Dieser Zusammenhang ist plausibel, muss aber gemessen werden.
Wenn ein Unternehmen weniger Seiten druckt, verbraucht es weniger Papier.
Wenn es eine Fahrt vermeidet, die ausschließlich zum Austausch von Informationen durchgeführt worden wäre, reduziert es auch die vom eingesetzten Fahrzeug zurückgelegten Kilometer.
Um diese Effekte in glaubwürdige Umweltkennzahlen zu übersetzen, muss man jedoch mit tatsächlichen Daten beginnen.
Zum Beispiel:
- Anzahl der gedruckten Seiten vorher und nachher;
- gekaufte Papierpakete;
- Anzahl vermiedener administrativer Dienstreisen;
- tatsächlich nicht zurückgelegte Kilometer;
- Art des normalerweise eingesetzten Fahrzeugs.
Erst anschließend können diese Daten mithilfe dokumentierter Methoden in Umweltschätzungen umgewandelt werden.
Auch auf europäischer Ebene verlagert sich der Ansatz zur Nachhaltigkeit von Gebäuden zunehmend auf die Betrachtung des gesamten Lebenszyklus. 2026 veröffentlichte die Europäische Kommission neue Leitlinien zum Whole-Life Carbon und betonte die Notwendigkeit, Materialien, Bau, Nutzung, Sanierung und Lebensende integriert zu betrachten.
Weniger Papier allein macht ein Projekt daher nicht „nachhaltig“. Es ist nur ein kleiner Bestandteil eines viel umfassenderen Bildes.
Fünf Fehler, durch die Digitalisierung zu zusätzlicher Arbeit werden kann
1. Jedes Blatt in ein PDF umwandeln, ohne den Prozess zu ändern
Wenn das digitale Dokument weiterhin manuell zwischen fünf Personen weitergegeben wird, haben wir zwar Papier reduziert, aber nicht unbedingt die Arbeit.
2. Für jedes Problem eine neue Anwendung einsetzen
Dokumente in einer App, Fotos in einer anderen, Chats in einer weiteren und die Anwesenheitsdaten an anderer Stelle können eine vollständig digitale und zugleich stark fragmentierte Baustelle schaffen.
3. Papier auch dort abschaffen, wo es weiterhin nützlich ist
Paperless sollte nicht zu einem ideologischen Ziel werden.
Wenn eine physische Kopie eine bestimmte Tätigkeit tatsächlich verbessert oder im jeweiligen Prozess erforderlich ist, kann es richtig sein, sie beizubehalten.
4. Alles vom Büro aus konzipieren
Ein System, das auf einem Monitor perfekt funktioniert, kann auf einem Smartphone sehr langsam werden, wenn es mit Handschuhen, im Freien oder während einer Arbeit genutzt wird.
5. Einsparungen behaupten, ohne die Ausgangssituation gemessen zu haben
Ohne eine Ausgangsbasis lässt sich nicht feststellen, wie viel sich tatsächlich verändert hat.
Daher sollten die Daten vor Beginn des Tests erfasst werden.
Ein einfacher 30-Tage-Test auf einer einzigen Baustelle
Für den Anfang würde ich eine aktive Baustelle und drei Prozesse auswählen, die viel Papier oder viele physische Wege verursachen.
Erfassen Sie vor dem Start eine Woche lang:
- Anzahl der Ausdrucke für die drei Prozesse;
- Zeit, die zum Auffinden der Informationen benötigt wird;
- Anzahl der Fahrten, die ausschließlich zum Informationsaustausch durchgeführt wurden;
- zurückgelegte Kilometer;
- Anzahl der Anfragen zum erneuten Senden oder zur Klärung.
Anschließend zentralisieren Sie diese drei Prozesse und lassen alles andere unverändert.
Wiederholen Sie nach dreißig Tagen dieselbe Messung.
Dieser Ansatz ermöglicht es, das Ergebnis zu verstehen, ohne Verbesserungen der Digitalisierung zuzuschreiben, die möglicherweise auf andere Faktoren zurückzuführen sind.
Die nützlichsten Kennzahlen sind oft die einfachsten
Ein erstes Dashboard könnte lediglich Folgendes enthalten:
- gedruckte Seiten pro Baustelle;
- Anfragen zum erneuten Senden von Dokumenten;
- durchschnittliche Zeit zum Auffinden einer Datei;
- durchgeführte Informationsfahrten;
- mit diesen Fahrten verbundene Kilometer;
- Anzahl der Werkzeuge, die für einen normalen Prozess benötigt werden.
Es ist nicht erforderlich, jeden Wert sofort in Euro oder CO₂ umzurechnen.
Zuerst sollte geprüft werden, ob sich der Prozess tatsächlich verändert.
Wo Edil-Up in den Prozess eingreift
Edil-Up wird als Construction Operating System entwickelt, mit dem Ziel, die Fragmentierung der vom Unternehmen genutzten Informationen schrittweise zu reduzieren.
Im Bereich Baustellenmanagement können Dokumente, Fotos, Bauphasen, Mitarbeiter, Rollen und Berechtigungen, Kommunikation, Basisbudgets und Anwesenheiten in derselben operativen Umgebung verwaltet werden.
Mit der mobilen Edil-Up-App lassen sich außerdem bestimmte Informationen direkt vor Ort abrufen und verwalten. Dadurch muss nicht jede Anfrage über das Büro laufen.
Das bedeutet nicht, dass jede Baustellenbesichtigung durch eine App ersetzt werden kann oder dass jedes Dokument in Papierform abgeschafft werden sollte.
Es bedeutet vielmehr, einen gemeinsamen Ort zu haben, an dem autorisierte Personen operative Informationen abrufen können, ohne ständig Kopien und erneute Zusendungen zu benötigen.
Edil-Up umfasst außerdem einen Bereich für Nachhaltigkeit mit Kennzahlen zur Reduzierung des Papierverbrauchs. Aussagekräftig werden diese Daten vor allem dann, wenn sie zusammen mit einer realen Messung des Unternehmensprozesses genutzt werden.
Wer mehrere Lösungen vergleicht, kann sich außerdem den Leitfaden zu Software für das Baustellenmanagement und den Vergleich mit Alternativen für das Baustellenmanagement ansehen.
Checkliste: Welche Tätigkeiten können wir nicht mehr physisch ausführen?
- Welche Dokumente drucken wir jede Woche?
- Welche werden bei einer Änderung der Version erneut gedruckt?
- Welche Informationen werden manuell von der Baustelle ins Büro übertragen?
- Welche Fahrten dienen ausschließlich der Übergabe oder Abholung von Informationen?
- Welche Besprechungen erfordern tatsächlich eine physische Anwesenheit?
- Welche Daten werden mehr als einmal eingegeben?
- Welche Dokumente müssen trotzdem physisch verfügbar bleiben?
- Können die Personen vor Ort selbstständig auf die benötigten Informationen zugreifen?
Internationale Referenzquellen
- RICS — Construction Productivity Report 2026 , eine Studie unter fast 3.000 Baufachleuten in fünf Weltregionen.
- Deloitte Access Economics / Autodesk — State of Digital Adoption in the Construction Industry 2026 , eine Analyse der digitalen Reife von 954 Bau- und Ingenieurunternehmen.
- ISO/DIS 19650-1:2026 , eine in Entwicklung befindliche zweite Ausgabe zu den Grundsätzen des Informationsmanagements im gebauten Umfeld.
- European Commission — Life Cycle Approaches to Decarbonise European Buildings, 2026 , Leitlinien zur Verringerung der Umweltwirkung von Gebäuden über ihren gesamten Lebenszyklus.
Fazit: Gute Digitalisierung beseitigt Arbeitsschritte, nicht nur Papier
Weniger Papier kann ein gutes Ergebnis sein.
Weniger unnötige Fahrten können ein noch besseres Ergebnis sein.
Keines von beidem sollte jedoch das endgültige Ziel sein.
Das Ziel ist, den Weg der Informationen zwischen den Menschen vor Ort und denjenigen, die das Projekt koordinieren, einfacher zu machen.
Wenn ein digitaler Prozess einen Ausdruck einspart, aber drei manuelle Schritte hinzufügt, haben wir die Arbeit nicht wirklich verbessert.
Wenn er es der verantwortlichen Person dagegen ermöglicht, das richtige Dokument auf der Baustelle zu finden, eine Fahrt zu vermeiden, die nur für dessen Übergabe erfolgt wäre, und die erneute Eingabe derselben Daten reduziert, erzeugt die Digitalisierung einen konkreten Nutzen.
Die beste digitale Baustelle ist nicht die ohne Papier. Es ist die Baustelle, auf der jedes Werkzeug – ob analog oder digital – nur dann eingesetzt wird, wenn es wirklich gebraucht wird.
Das Edil-Up-Team
