Em muitos estaleiros, o papel ainda não desapareceu. E provavelmente nem terá de desaparecer completamente.
Existem documentos, procedimentos e situações em que uma cópia física pode continuar a ser útil ou necessária. O problema surge quando imprimir, transportar e devolver documentos se torna uma parte habitual do trabalho, mesmo quando a informação poderia ser consultada ou partilhada de forma mais simples.
O mesmo se aplica às deslocações.
Uma visita técnica necessária não é um desperdício. Uma visita à obra para verificar um trabalho não deveria ser substituída por uma videochamada apenas para reduzir quilómetros.
Diferente é percorrer dezenas de quilómetros para entregar um documento, recolher uma assinatura, levar fotografias para o escritório ou atualizar alguém sobre informação que poderia ter sido partilhada digitalmente.
É nesta distinção que deve assentar uma boa estratégia de digitalização da construção: não eliminar indiscriminadamente o papel e as deslocações, mas reduzir as que não acrescentam valor ao trabalho.
O custo oculto não é a folha: é tudo o que acontece à volta da folha
O preço do papel é quase sempre irrelevante quando comparado com o tempo utilizado para o gerir.
Um documento é impresso no escritório, levado para a obra, alterado, fotografado, trazido de volta e posteriormente arquivado.
Se entretanto chegar uma nova revisão, o processo pode recomeçar.
A impressão custa poucos cêntimos. São as actividades à sua volta que criam o verdadeiro peso operacional:
- tempo para preparar e distribuir as cópias;
- necessidade de substituir versões ultrapassadas;
- dificuldade em saber qual é a cópia actualizada;
- deslocações efectuadas para entregar ou recuperar documentação;
- tempo necessário para voltar a introduzir no digital aquilo que tinha sido preenchido à mão.
A digitalização cria valor sobretudo quando elimina uma ou mais destas etapas.
Antes de digitalizar, acompanhe o percurso de um documento
Um dos erros mais comuns é começar directamente pela escolha do software.
É mais útil escolher três documentos utilizados com frequência e acompanhar o seu percurso real.
Para cada um, pergunte:
- quem o cria;
- onde é guardado;
- quem tem de o consultar;
- quantas vezes é impresso;
- como são comunicadas as revisões;
- quem tem de o levar para o escritório;
- quantas vezes a mesma informação é novamente introduzida.
Este exercício permite distinguir o documento do processo que o envolve.
Digitalizar apenas o ficheiro sem alterar o processo corre o risco de produzir uma versão electrónica do mesmo problema.
Por que documentos convém começar
Não é necessário transformar todo o arquivo da empresa numa semana.
É mais eficaz começar pelos documentos que geram maior circulação entre o escritório e a obra.
Dependendo da empresa, podem ser:
- elementos técnicos utilizados no terreno;
- fotografias do progresso;
- fichas técnicas;
- autos e notas operacionais;
- documentos relativos aos fornecimentos;
- certificações;
- documentação relativa às empresas e aos colaboradores;
- documentação de segurança prevista para a empreitada específica.
Para cada categoria deveria existir uma fonte oficial identificável.
A cópia enviada por chat pode ser útil para avisar rapidamente alguém, mas não deveria tornar-se automaticamente uma nova versão oficial.
Sobre este tema, aprofundámos também um método específico para organizar os documentos de obra.
Nem todas as deslocações devem ser eliminadas: é preciso distinguir as técnicas das informativas
A obra continua a ser um local físico.
Por isso, uma estratégia digital credível não deve prometer gerir tudo à distância.
Muitas visitas são indispensáveis porque uma fotografia ou uma videochamada não permitem avaliar completamente uma situação.
Existem, contudo, deslocações muito diferentes.
Por exemplo:
- levar um documento do escritório para a obra;
- ir buscar fotografias ou relatórios;
- entregar uma revisão já disponível digitalmente;
- ir à obra apenas para conhecer o estado de uma fase;
- convocar uma reunião presencial exclusivamente para trocar informações já estruturadas.
São estas as deslocações que vale a pena observar.
O parâmetro correcto não é, portanto, “quantas viagens eliminámos?”, mas quantas viagens desnecessárias evitámos sem prejudicar a qualidade do controlo da obra?
Um cenário muito comum: o escritório tem a informação, a obra não
Imaginemos que chega ao escritório uma nova revisão de um documento às 16:30.
A equipa terá de a utilizar na manhã seguinte.
Num processo tradicional, alguém pode imprimi-la, prepará-la e entregá-la fisicamente ao responsável.
Num processo digital bem organizado, a nova versão é, pelo contrário, inserida na fonte oficial da obra e disponibilizada às pessoas autorizadas.
A diferença não consiste simplesmente em não utilizar papel.
Consiste no facto de o escritório e o terreno já não terem de se sincronizar fisicamente para partilhar a mesma informação.
Em 2026, o desafio já não é simplesmente “tornarmo-nos digitais”
O sector da construção já utiliza uma quantidade significativa de tecnologia.
O State of Digital Adoption in the Construction Industry 2026 da Deloitte Access Economics e da Autodesk analisa 954 empresas de construção e engenharia em seis mercados da Ásia-Pacífico.
Na amostra, 56% utiliza data analytics, 50% utiliza software de gestão da construção na cloud e 47% utiliza aplicações móveis.
Ao mesmo tempo, cerca de uma em cada quatro empresas continua a depender principalmente de sistemas em papel e menos de metade declara que as equipas no terreno dispõem predominantemente de acesso aos dados do projecto em tempo real.
Há ainda outro dado significativo: o número mediano de sistemas e point solutions utilizados pelas empresas consideradas desceu de onze para seis.
É uma melhoria, mas seis sistemas diferentes podem continuar a significar seis possíveis pontos onde procurar a informação.
O problema de 2026 não é, portanto, apenas digitalizar. É integrar melhor aquilo que já é digital.
Digitalização e produtividade: a tecnologia, por si só, não chega
O RICS Construction Productivity Report 2026, elaborado com base nas respostas de quase 3.000 profissionais em cinco regiões mundiais, oferece uma indicação particularmente útil.
As competências, o planeamento, a sequência dos trabalhos, a coordenação e a gestão da obra continuam a ser factores centrais da produtividade.
A RICS salienta ainda até que ponto a medição da produtividade continua fragmentada e como nenhuma intervenção isolada é considerada transformadora pela maioria dos profissionais.
A lição é igualmente importante para um projecto paperless.
Um tablet não torna automaticamente um processo eficiente.
Se uma pessoa tiver de introduzir o mesmo dado em três plataformas diferentes, a folha de papel desapareceu, mas a ineficiência permaneceu.
Gestão da informação: o digital funciona quando a informação permanece organizada
A série ISO 19650 aborda precisamente a gestão digital da informação no built environment.
Em 2026 está em desenvolvimento a segunda edição da ISO 19650-1, que inclui princípios relativos ao registo, controlo de versões, organização e disponibilidade da informação para os intervenientes envolvidos.
A norma não equivale a um software normal de gestão de obra e adoptar uma plataforma não significa aplicar automaticamente a ISO 19650.
O princípio é, contudo, útil também para uma PME: digitalizar um documento faz sentido sobretudo se melhorar a forma como é encontrado, compreendido e partilhado.
Menos papel e menos quilómetros podem ser medidos, mas sem inventar percentagens
A digitalização é frequentemente associada à sustentabilidade.
A ligação é plausível, mas deve ser medida.
Se uma empresa imprimir menos páginas, utiliza menos papel.
Se evitar uma deslocação que teria sido realizada exclusivamente para trocar informações, reduz também os quilómetros percorridos pelo veículo utilizado.
Para transformar estes efeitos em indicadores ambientais credíveis, é contudo necessário partir de dados efectivos.
Por exemplo:
- número de páginas impressas antes e depois;
- resmas de papel adquiridas;
- número de deslocações administrativas evitadas;
- quilómetros efectivamente não percorridos;
- tipo de veículo normalmente utilizado.
Só posteriormente estes dados podem ser transformados em estimativas ambientais através de metodologias documentadas.
Também a nível europeu, a abordagem à sustentabilidade dos edifícios está a deslocar-se cada vez mais para uma leitura de todo o ciclo de vida. Em 2026, a Comissão Europeia publicou novas orientações sobre o whole-life carbon, sublinhando a necessidade de considerar de forma integrada os materiais, a construção, a utilização, a renovação e o fim de vida.
Reduzir o papel não torna, por si só, um projecto “sustentável”. É uma pequena componente de um quadro muito mais amplo.
Cinco erros que podem transformar a digitalização em mais trabalho
1. Transformar cada folha num PDF sem alterar o processo
Se o documento digital continuar a passar manualmente por cinco pessoas, reduzimos o papel, mas não necessariamente o trabalho.
2. Utilizar uma nova aplicação para cada problema
Documentos numa aplicação, fotografias noutra, chats numa terceira e presenças noutro local podem criar uma obra totalmente digital e, simultaneamente, muito fragmentada.
3. Eliminar o papel mesmo onde continua a ser útil
Paperless não deve transformar-se num objectivo ideológico.
Se uma cópia física melhorar realmente uma determinada actividade ou for exigida pelo processo aplicável, mantê-la pode ser a decisão correcta.
4. Conceber tudo a partir do escritório
Um sistema perfeito num monitor pode tornar-se muito lento num smartphone utilizado com luvas, no exterior ou durante um trabalho.
5. Declarar poupanças sem ter medido a situação anterior
Sem uma linha de base, não é possível saber quanto mudou realmente.
Por isso, é conveniente registar os dados antes de iniciar o teste.
Um teste simples de 30 dias numa única obra
Para começar, escolheria uma obra activa e três processos que gerem muito papel ou muitas deslocações físicas.
Antes do início, registe durante uma semana:
- número de impressões relativas aos três processos;
- tempo necessário para localizar a informação;
- número de deslocações efectuadas exclusivamente para troca de informações;
- quilómetros percorridos;
- número de pedidos de reenvio ou esclarecimento.
Depois, centralize esses três processos e mantenha tudo o resto inalterado.
Após trinta dias, repita a mesma medição.
Esta abordagem permite compreender o resultado sem atribuir à digitalização melhorias que podem depender de outros factores.
Os indicadores mais úteis são muitas vezes os mais simples
Um primeiro painel de controlo poderia conter apenas:
- páginas impressas por obra;
- pedidos de reenvio de documentos;
- tempo médio para encontrar um ficheiro;
- deslocações informativas efectuadas;
- quilómetros associados a essas deslocações;
- número de ferramentas necessárias para concluir um processo normal.
Não é necessário transformar imediatamente todos os dados em euros ou CO₂.
Primeiro, convém verificar se o processo está realmente a mudar.
Onde a Edil-Up intervém no processo
A Edil-Up é desenvolvida como Construction Operating System com o objectivo de reduzir progressivamente a fragmentação entre as informações utilizadas pela empresa.
Na gestão de obras, documentos, fotografias, fases, colaboradores, funções e permissões, comunicações, orçamento de base e presenças podem ser geridos no mesmo ambiente operacional.
A app móvel Edil-Up permite ainda consultar e gerir parte da informação directamente no terreno, reduzindo a necessidade de fazer passar todos os pedidos pelo escritório.
Isto não significa que qualquer visita possa ser substituída por uma app ou que todos os documentos possam ser eliminados em formato de papel.
Significa, pelo contrário, dispor de um local partilhado onde as pessoas autorizadas possam consultar a informação operacional sem exigir continuamente cópias e reenvios.
A Edil-Up inclui ainda uma componente dedicada à sustentabilidade, com indicadores associados à redução do papel. O dado adquire significado sobretudo quando é utilizado em conjunto com uma medição real do processo da empresa.
Quem estiver a comparar várias soluções pode também consultar o guia sobre software para a gestão de obras e a comparação com as alternativas para a gestão de obras.
Checklist: que actividades podemos deixar de realizar fisicamente?
- Que documentos imprimimos todas as semanas?
- Quais são reimpressos quando muda uma revisão?
- Que informações são transcritas manualmente da obra para o escritório?
- Que deslocações são efectuadas apenas para entregar ou recuperar informação?
- Que reuniões exigem realmente presença física?
- Que dados são introduzidos mais do que uma vez?
- Que documentos têm, ainda assim, de permanecer disponíveis fisicamente?
- As pessoas no terreno conseguem consultar autonomamente aquilo de que necessitam?
Fontes internacionais de referência
- RICS — Construction Productivity Report 2026 , pesquisa sobre quase 3.000 profissionais da construção em cinco regiões mundiais.
- Deloitte Access Economics / Autodesk — State of Digital Adoption in the Construction Industry 2026 , análise da maturidade digital de 954 empresas de construção e engenharia.
- ISO/DIS 19650-1:2026 , segunda edição em desenvolvimento sobre os princípios da gestão da informação no built environment.
- European Commission — Life Cycle Approaches to Decarbonise European Buildings, 2026 , orientações sobre a redução do impacto ambiental dos edifícios ao longo de todo o ciclo de vida.
Conclusão: digitalizar bem significa eliminar etapas, não apenas papel
Reduzir o papel pode ser um bom resultado.
Reduzir deslocações desnecessárias pode ser ainda melhor.
Mas nenhum dos dois deve ser o objectivo final.
O objectivo é tornar mais simples o percurso da informação entre quem trabalha no terreno e quem coordena a empreitada.
Se um processo digital elimina uma impressão, mas acrescenta três etapas manuais, não melhorámos realmente o trabalho.
Se, pelo contrário, permite ao responsável encontrar o documento correcto na obra, evita uma deslocação feita apenas para o entregar e reduz uma nova introdução do mesmo dado, então a digitalização está a produzir um benefício concreto.
A melhor obra digital não é aquela sem papel. É aquela em que cada ferramenta, em papel ou digital, é utilizada apenas quando é realmente necessária.
Equipa da Edil-Up
