Introduzir um SaaS para a construção numa empresa não significa simplesmente criar novas contas e substituir algumas folhas de Excel. Significa mudar a forma como a informação, os documentos, as responsabilidades e as decisões atravessam a empresa.
E é precisamente aqui que muitos projetos de digitalização começam a complicar-se. O novo software é utilizado em conjunto com as ferramentas antigas, o encarregado de obra continua a trabalhar como antes, alguns dados são registados duas vezes e, ao fim de algumas semanas, a empresa fica com mais tecnologia, mas com os mesmos problemas.
Neste guia analisamos os erros mais comuns na adoção de um SaaS para a construção através de situações realistas de obra e, sobretudo, vemos o que deve ser corrigido concretamente. O objetivo não é explicar como deveria funcionar a digitalização em teoria, mas perceber o que pode ser feito já amanhã de manhã para a tornar realmente útil.
Erro n.º 1 — Adiar a adoção operacional: a falsa conveniência de “começar com calma”
Uma situação recorrente é esta: a empresa compra uma solução cloud, mas decide inicialmente utilizá-la apenas no escritório. Os orçamentos e documentos começam a entrar no novo sistema, enquanto a obra continua com Excel, papel, e-mail e mensagens.
A decisão parece prudente. Na realidade, pode criar duas empresas paralelas: a digital do escritório e a operacional da obra.
Ao fim de algumas semanas, o progresso real não coincide com a informação administrativa, as alterações são registadas em momentos diferentes e torna-se necessário comparar continuamente várias fontes para perceber o que aconteceu realmente.
A correção: não digitalizar tudo ao mesmo tempo, mas escolher desde o início um processo completo. Por exemplo: uma obra, as suas fases, os documentos principais e as pessoas envolvidas. É preferível digitalizar verdadeiramente um fluxo pequeno do que digitalizar parcialmente dez atividades diferentes.
Erro n.º 2 — Registos duplicados: o assassino silencioso da adoção
É provavelmente um dos erros mais frequentes.
A equipa regista as presenças na nova plataforma, mas continua também a preencher a folha antiga. O responsável atualiza o estado da fase no software, mas mantém o seu Excel “por segurança”. Os documentos são carregados online, mas continuam também a ser enviados por e-mail e WhatsApp.
O resultado é inevitável: mais cedo ou mais tarde, os dados não coincidem.
Nessa altura, em vez de reduzir o trabalho, a tecnologia duplica-o. A administração tem de perceber qual é o dado correto e os operadores começam a encarar a nova plataforma como uma obrigação adicional.
A correção: para cada informação importante deve existir uma fonte oficial. Se as presenças forem geridas digitalmente, esse deve passar a ser o dado de referência. Se a versão oficial de um documento está na obra, não deveria ser necessário pedir confirmação sempre através de outros canais.
Erro n.º 3 — Dar acesso a todos sem definir responsabilidades e permissões
Colaboração não significa permitir que qualquer pessoa altere qualquer informação.
Numa obra podem coexistir o responsável pela obra, o encarregado de obra, a administração, os projetistas, os subempreiteiros, os fornecedores e os consultores. Todos precisam de informação, mas não necessariamente da mesma informação e, sobretudo, das mesmas permissões.
Se as funções não forem definidas, podem surgir documentos duplicados, alterações não autorizadas ou simplesmente dúvidas sobre quem deveria tratar de uma atividade.
A correção: partir do princípio do acesso mínimo necessário. Quem precisa de consultar, consulta. Quem precisa de atualizar, atualiza. Quem precisa de aprovar, aprova.
O tema da gestão estruturada da informação é também central na série ISO 19650 dedicada à gestão da informação na construção, que aborda princípios como organização, partilha, registo e versionamento da informação ao longo do ciclo de vida de uma obra.
Erro n.º 4 — Separar completamente o progresso e o orçamento
Uma obra pode parecer estar de acordo com o programa e, simultaneamente, afastar-se do orçamento.
Acontece quando quem acompanha o progresso observa as atividades, enquanto quem controla os custos trabalha com informação diferente ou atualizada em momentos distintos.
Uma fase demora mais do que o previsto. São utilizadas mais horas de trabalho. Uma encomenda aumenta. Surge uma alteração. Se estas informações permanecerem desligadas, o problema pode tornar-se evidente apenas quando a fatura ou o apuramento final já tiverem chegado.
Quando um software de gestão de obras permite manter mais próximas as fases, o orçamento e o progresso, torna-se mais simples identificar antecipadamente os desvios.
A correção: introduzir pelo menos uma verificação semanal em que o estado dos trabalhos, as horas, as encomendas e as variações económicas sejam analisados em conjunto. Mesmo um controlo simples, mas constante, é mais útil do que uma análise extremamente detalhada feita quando o problema já se tornou evidente.
Erro n.º 5 — Documentos por todo o lado: quando já ninguém sabe qual é a versão correta
E-mails, Drives pessoais, pastas partilhadas, pens USB, WhatsApp, o ambiente de trabalho do escritório, o computador da obra.
O problema não é utilizar estas ferramentas. O problema surge quando todas podem tornar-se simultaneamente o arquivo oficial.
Imaginemos que, durante uma inspeção, é solicitado um certificado relativo a um material. O documento existe, mas ninguém sabe imediatamente onde o encontrar. Ou é recuperada uma versão anterior, enquanto a atualizada ficou na caixa de correio eletrónico de um colega.
A correção: definir um único ambiente oficial para os documentos da obra e estabelecer uma regra simples: o ficheiro enviado por chat ou e-mail pode servir eventualmente para o comunicar, mas a versão oficial permanece na área documental do projeto.
É a diferença entre “ter o documento” e “saber sempre onde está o documento correto”.
Erro n.º 6 — Deixar as comunicações operacionais fora do projeto
WhatsApp, telefone e e-mail são ferramentas extremamente rápidas. E é precisamente por isso que são utilizados continuamente na obra.
O problema surge quando uma decisão importante fica exclusivamente dentro de um destes canais.
Um fornecedor comunica uma alteração. O e-mail chega ao escritório, mas o encarregado de obra não o vê. Ou uma alteração é acordada num chat, mas quem atualiza o orçamento não participa nessa conversa.
A informação existe, mas não chega a todas as pessoas que dela precisam.
A correção: estabelecer quais as comunicações que devem entrar no fluxo oficial da obra. Não significa proibir o WhatsApp ou os telefonemas. Significa garantir que uma decisão que altere prazos, custos, documentos ou atividades deixe um registo no contexto correto.
O verdadeiro erro estratégico: pensar que o SaaS é apenas tecnologia
Muitos problemas de adoção têm a mesma origem: a empresa pensa que está a comprar uma ferramenta, quando, na realidade, está a alterar um processo.
A Comissão Europeia inclui precisamente a digitalização entre as linhas orientadoras da transformação do setor através da Construction Transition Pathway, que dedica atenção também à partilha de dados, ao BIM e à normalização.
Isto ajuda a compreender um ponto importante: digitalizar não significa simplesmente utilizar mais software.
Significa organizar melhor a forma como a informação é produzida, partilhada e utilizada.
Se esta parte faltar, até uma plataforma excelente corre o risco de se tornar apenas mais um ícone no ambiente de trabalho.
Três cenários concretos que mostram o que muda
Cenário 1: as presenças. Uma pequena empresa utiliza simultaneamente um registo em papel e uma folha digital. No final do mês, os dados não coincidem. A solução não é introduzir uma terceira ferramenta: é escolher qual o sistema que representa a fonte oficial e construir em torno dele o processo de verificação.
Cenário 2: documentos e permissões. Um empreiteiro geral trabalha com várias empresas externas. Em vez de dar o mesmo acesso a todos, distingue os perfis: quem consulta os documentos, quem pode carregá-los e quem pode aprová-los. A colaboração mantém-se aberta, mas o controlo não é perdido.
Cenário 3: orçamento e progresso. Um responsável de obra introduz, todas as sextas-feiras, um controlo rápido entre as fases concluídas, as horas utilizadas, as principais encomendas e as alterações. Não é um processo sofisticado, mas torna mais difícil chegar ao final do mês e descobrir desvios que poderiam ter sido identificados antes.
Ação imediata: as três coisas a fazer amanhã de manhã
Se a empresa já utiliza um SaaS para a construção, mas a adoção não está a funcionar como previsto, não é necessariamente preciso começar do zero.
1. Nomeiem um responsável pelo processo.
Não o “responsável pelo software”, mas a pessoa que decide que informações devem ser registadas e onde.
2. Façam uma formação prática de uma hora.
Utilizem três atividades reais: registar uma presença, carregar um documento e atualizar uma fase. Nada de apresentações com cinquenta diapositivos.
3. Introduzam um controlo semanal de 15 minutos.
Progresso, anomalias, documentos em falta e principais desvios. Se para fazer o controlo for necessário abrir cinco sistemas diferentes, já identificaram um dos problemas.
Onde um SaaS para a construção pode realmente prevenir erros
Um SaaS eficaz não elimina automaticamente os erros. Pode, no entanto, tornar alguns erros mais difíceis de cometer.
Um documento associado à obra é mais simples de recuperar. Uma função com permissões definidas reduz alterações não autorizadas. Um registo digital de presenças evita parte das reconciliações manuais. Uma comunicação associada à fase mantém o contexto. Um orçamento atualizado em conjunto com o progresso torna os desvios mais visíveis.
É precisamente isto que distingue um conjunto de aplicações de um Construction Operating System: não apenas muitas funcionalidades, mas funcionalidades que começam a trabalhar utilizando o mesmo contexto operacional.
Prioridade inteligente: digitalizar primeiro o problema que custa mais
Nem todas as empresas têm de começar pela mesma funcionalidade.
Se o problema são as horas gastas a reconstruir as presenças, comecem por aí.
Se continuam a utilizar desenhos desatualizados, tratem primeiro da gestão documental.
Se as obras chegam ao final do mês com margens difíceis de explicar, concentrem-se na ligação entre o orçamento e o progresso.
Se trabalham com muitos subempreiteiros, as funções, as permissões e as comunicações poderão ser a prioridade.
Uma pergunta ajuda mais do que qualquer checklist: “Que problema nos faz perder mais tempo ou dinheiro todas as semanas?”
Esse deve ser o primeiro problema a digitalizar.
Erro n.º 7 — Personalizar tudo antes de começar
A possibilidade de configurar um software é útil. A sobreconfiguração, pelo contrário, pode tornar-se um obstáculo.
Campos personalizados, estados, categorias, procedimentos e exceções são criados antes de a equipa sequer ter utilizado o sistema durante uma semana.
O resultado é muitas vezes um processo perfeito no papel e demasiado complicado no terreno.
A correção: começar pelo indispensável. Obras, pessoas, documentos, fases e poucas regras. Ao fim de algumas semanas, serão os utilizadores reais a mostrar que personalizações são realmente necessárias.
Primeiro, utilização. Depois, feedback. Por fim, configuração.
Checklist essencial para um início controlado
- Definir quem é responsável pela adoção operacional.
- Escolher uma única obra-piloto.
- Estabelecer uma fonte oficial para cada dado importante.
- Definir funções e permissões antes de convidar utilizadores externos.
- Centralizar os documentos essenciais da obra.
- Eliminar progressivamente os registos duplicados.
- Formar as pessoas nas atividades reais que terão de realizar.
- Controlar uma vez por semana o progresso, as anomalias e os dados em falta.
- Adicionar novas funcionalidades apenas quando o núcleo inicial for utilizado corretamente.
Segurança e SaaS: digitalizar não transfere responsabilidades
Gerir digitalmente documentos, pessoas e comunicações pode tornar a informação mais facilmente acessível, mas um software não substitui as obrigações previstas em matéria de saúde e segurança.
O Ministério do Trabalho e das Políticas Sociais recorda, entre outros aspetos, as obrigações relativas à avaliação de riscos, formação, instruções, EPI e organização das medidas de prevenção.
A tecnologia pode apoiar a organização e a localização da informação. A responsabilidade, contudo, continua a caber às figuras previstas na legislação.
Custos e orçamento: utilizar fontes oficiais sem confundir os dados
Quando uma empresa analisa a evolução económica das obras, é útil distinguir entre os seus próprios dados operacionais e o contexto geral do mercado.
Para este último, podem ser consultados os índices de custos de construção publicados pelo ISTAT, utilizando-os como referência externa e não como substituto de orçamentos, encomendas e apuramentos finais da empresa.
A vantagem de um sistema operativo bem organizado é precisamente poder comparar mais facilmente o contexto externo com aquilo que está realmente a acontecer nas próprias obras.
Como a Edil-Up se integra neste percurso
Edil-Up nasce da vontade de reduzir a fragmentação entre as ferramentas utilizadas diariamente pelas empresas de construção.
A plataforma é desenvolvida como um Construction Operating System: obras, fases, colaboradores, funções e permissões, documentos, presenças, orçamentos e comunicações podem progressivamente coexistir no mesmo ambiente operacional.
Isto não elimina a necessidade de processos empresariais claros. Pelo contrário: torna-os ainda mais importantes.
A vantagem é reduzir os pontos em que uma informação pode ser duplicada, esquecida ou desligada do contexto em que é necessária.
Quem estiver a avaliar diferentes ferramentas pode aprofundar a nossa análise sobre software de gestão de obras ou consultar as alternativas para a gestão de obras.
Recursos de referência para aprofundar
- Comissão Europeia – Construction Transition Pathway e transformação digital da construção
- ISO 19650-1 – princípios de gestão da informação na construção
- ISO 19650-2 – processo de gestão da informação na fase de entrega
- Ministério do Trabalho – obrigações do empregador em matéria de saúde e segurança
- ISTAT – índices de custos de construção
Conclusão: transformar os erros num processo melhor
Os erros mais dispendiosos na adoção de um SaaS para a construção raramente resultam do botão errado.
Surgem muito mais frequentemente de responsabilidades indefinidas, registos duplicados, ferramentas paralelas, documentos dispersos e processos demasiado complicados.
Por isso, a solução não é necessariamente comprar mais tecnologia.
É fazer com que a tecnologia já disponível se torne a forma mais simples de trabalhar.
Amanhã de manhã podem começar com três ações: escolher um responsável, identificar uma única fonte oficial para as informações mais importantes e dedicar uma hora a simular com a equipa três atividades reais.
Se, ao fim de algumas semanas, forem necessários menos telefonemas, menos reconciliações e menos tempo para perceber onde está uma informação, a digitalização está a funcionar.
Se, pelo contrário, o novo software tiver simplesmente acrescentado mais um ecrã aos procedimentos antigos, já sabem o que devem corrigir.
Equipa da Edil-Up