Uma obra raramente fica desorganizada de um dia para o outro.
Primeiro surgem pequenos sinais: um documento que ninguém consegue encontrar, duas versões diferentes do mesmo desenho, uma responsabilidade que passa de uma pessoa para outra, horas que é preciso reconstruir no final do mês ou uma decisão importante que ficou dentro de uma conversa.
Considerados isoladamente, parecem problemas normais do trabalho quotidiano. Quando começam, porém, a repetir-se em várias obras, podem indicar algo mais importante: o sistema utilizado para gerir a empresa está a atingir o seu limite.
É nesse momento que faz sentido avaliar um sistema único de gestão de obra, capaz de relacionar documentos, pessoas, fases, comunicações, presenças e informação operacional.
Não porque um software possa substituir a experiência, a responsabilidade ou os procedimentos. Mas porque pode reduzir os pontos em que a informação se perde.
Vejamos, então, 8 sinais de alerta que vale a pena reconhecer antes de se tornarem problemas mais dispendiosos.
1. Pergunta-se sempre: “Qual é a versão mais recente?”
É provavelmente o sinal mais fácil de reconhecer.
Desenhos, certificados, POS, autos e documentos técnicos circulam entre e-mails, conversas, pastas na cloud, computadores locais e cópias impressas.
O problema não é o documento não existir.
O problema é perceber qual é o válido.
Quando uma equipa utiliza uma versão anterior, as consequências podem ir de um simples telefonema de esclarecimento a retrabalhos, atrasos ou actividades que têm de ser novamente verificadas.
Sinal a observar: se, para saber qual o documento a utilizar, é preciso perguntar a uma pessoa específica, provavelmente falta uma fonte oficial partilhada.
Quem quiser aprofundar pode também consultar o nosso guia dedicado a software de gestão de obras e aos critérios úteis para comparar diferentes abordagens.
2. Ninguém sabe imediatamente quem deve decidir
Um segundo sinal surge quando uma decisão simples gera uma cadeia de telefonemas.
Quem autoriza a encomenda?
Quem verifica a documentação do subempreiteiro?
Quem deve aprovar a alteração?
Quem comunica à equipa que uma fase mudou?
Nas empresas muito pequenas, estas responsabilidades são frequentemente implícitas e podem funcionar perfeitamente.
Quando aumentam, porém, as pessoas e as obras, aquilo que antes era flexível pode tornar-se ambíguo.
Sinal a observar: se a frase “pensava que era outra pessoa a tratar disso” aparece frequentemente, os papéis e as responsabilidades operacionais precisam de ser clarificados.
Isto não significa alterar automaticamente as responsabilidades legais ou as delegações previstas na legislação. Significa organizar melhor o trabalho diário.
3. As decisões importantes ficam nas conversas
O WhatsApp e o telefone são ferramentas muito rápidas e continuarão a ser utilizados em obra.
O problema surge quando uma decisão que altera prazos, custos, documentos ou trabalhos fica exclusivamente aí.
Hoje todos se lembram do contexto.
Daqui a três meses, muito menos.
Uma comunicação importante deveria poder deixar um registo associado à obra ou à fase em causa.
Sinal a observar: se, para reconstruir uma decisão, é preciso percorrer semanas de mensagens ou perguntar quem estava presente no telefonema, o sistema de comunicação está a tornar-se demasiado fragmentado.
4. No final do mês é preciso reconstruir quem esteve presente
Folhas de papel, mensagens aos chefes de equipa, correcções posteriores e Excel podem funcionar enquanto os números são reduzidos.
Quando, porém, as presenças têm de ser continuamente reconstruídas, a empresa está a utilizar tempo administrativo para recuperar uma informação que nasce diariamente em obra.
O dado torna-se ainda mais útil quando não indica apenas que uma pessoa esteve presente, mas também:
- em que obra;
- com que equipa;
- com que função;
- durante que fase do trabalho.
Sinal a observar: se os chefes de equipa e a administração dedicam todas as semanas tempo a corrigir ou verificar as mesmas informações, vale a pena repensar o fluxo.
5. Uma não conformidade é encerrada, mas ninguém consegue reconstruir como
Imaginemos que surge um problema durante uma verificação.
Alguém tira uma fotografia.
O técnico telefona ao responsável.
A equipa intervém e corrige.
O problema foi realmente resolvido.
Mas, algumas semanas depois, é preciso perceber:
- quando foi detectado;
- quem era responsável;
- que correcção foi executada;
- quem a verificou;
- que evidências ficaram.
Se estas respostas exigem uma nova investigação interna, falta um fluxo estruturado.
Sinal a observar: os problemas são resolvidos operacionalmente, mas perde-se o conhecimento gerado pela sua resolução.
6. O orçamento diz uma coisa e a obra conta outra
Outro sinal surge quando o controlo económico vive separado do trabalho real.
O orçamento é actualizado no escritório.
As horas são registadas noutro local.
As encomendas chegam por e-mail.
O progresso é comunicado por telefone.
Toda a informação existe, mas tem de ser reunida manualmente.
O risco é descobrir um desvio quando grande parte do custo já foi suportada.
Sinal a observar: se, para perceber por que razão uma fase está a custar mais do que o previsto, são necessários vários dias e várias pessoas, o orçamento ainda não está suficientemente ligado à operação.
Para aprofundar o tema, pode também consultar os recursos dedicados às empresas de construção e às ferramentas de gestão operacional.
7. A formação, os documentos e os requisitos só são verificados quando são necessários
Quando uma pessoa tem de executar uma actividade específica, a informação necessária deveria estar disponível sem iniciar uma pesquisa de cada vez.
Se certificados, documentação, funções ou informações relativas às pessoas envolvidas só são verificados quando se tornam urgentes, aumenta o trabalho reactivo.
No que diz respeito à saúde e segurança, o tema deve ser tratado com especial atenção.
O Ministério do Trabalho recorda, entre as obrigações do empregador, as relativas à avaliação de riscos, formação, treino, EPI, organização das emergências e correcta atribuição de tarefas.
Um sistema digital pode tornar parte da informação mais organizada e fácil de encontrar.
Não substitui, porém, as obrigações, as verificações ou as responsabilidades previstas na legislação.
8. A obra e o escritório parecem trabalhar em duas obras diferentes
Este é frequentemente o sinal definitivo.
Em obra, uma fase está atrasada.
No escritório, ainda aparece dentro dos prazos.
O director de obra conhece um problema com um fornecimento.
Quem gere o orçamento ainda não sabe.
Uma equipa já alterou o programa.
O planeamento oficial não foi actualizado.
Isto não significa que a obra e o escritório trabalhem mal.
Significa que existem demasiados passos manuais entre os dois.
Sinal a observar: se as reuniões servem sobretudo para sincronizar informações que já deveriam estar disponíveis, provavelmente é necessário um nível operacional comum.
O ponto de não retorno: quando mais ferramentas começam a criar mais trabalho
A digitalização não se resume ao número de softwares utilizados.
É possível ter uma aplicação para as presenças, outra para os documentos, Excel para o orçamento, WhatsApp para as comunicações e outro sistema para as tarefas.
Cada um pode funcionar perfeitamente.
Mas alguém tem, ainda assim, de transferir a informação de um sistema para outro.
Quando este trabalho de ligação ocupa uma parte significativa do dia, o problema já não é ter poucas ferramentas.
É ter demasiadas ferramentas que não partilham o mesmo contexto.
Três perguntas para perceber se chegou realmente o momento
Antes de comprar qualquer plataforma, faça um teste muito simples.
Primeira pergunta: quanto tempo demoramos a encontrar a informação essencial de uma obra?
Segunda pergunta: quantas vezes introduzimos ou comunicamos o mesmo dado em ferramentas diferentes?
Terceira pergunta: se amanhã faltasse a pessoa que melhor conhece essa obra, o resto da empresa conseguiria, ainda assim, reconstruir o que está a acontecer?
Se as respostas começarem a tornar-se problemáticas, existe uma necessidade organizacional real.
Nessa altura, o software vem depois.
O que fazer amanhã de manhã: teste de 30 minutos
Escolha uma obra activa.
Reúna três pessoas: alguém do escritório, o responsável pela obra e uma pessoa operacional em obra.
Tentem recuperar em conjunto:
- o último desenho válido;
- as pessoas presentes hoje;
- a última alteração importante;
- o principal problema operacional ainda em aberto;
- o estado da fase mais crítica;
- o seu eventual impacto económico.
Cronometre o tempo necessário e registe quantas ferramentas são abertas.
É uma fotografia muito mais útil do que qualquer apresentação comercial.
Sistema único não significa um software que faz tudo
Este ponto é importante.
Um sistema único não tem necessariamente de substituir todas as ferramentas especializadas utilizadas pela empresa.
Pode, em vez disso, tornar-se o nível operacional em que a informação fundamental partilha um contexto comum.
A obra.
As pessoas.
As fases.
Os documentos.
As comunicações.
A informação económica principal.
É precisamente desta necessidade que nasce o conceito de Construction Operating System.
O que procurar concretamente num sistema de gestão de obra
O número de funcionalidades é menos importante do que a capacidade de eliminar etapas.
Ao avaliar uma solução, pergunte a si próprio se permite:
- organizar várias obras sem criar arquivos diferentes;
- gerir pessoas, equipas, funções e permissões;
- manter os documentos no contexto da obra;
- tornar identificáveis as actualizações e as versões;
- associar as comunicações ao trabalho a que dizem respeito;
- gerir presenças e informação operacional a partir da obra;
- comparar progressivamente actividades e informação económica;
- continuar a trabalhar de forma simples também a partir de um smartphone ou tablet.
Para comparar diferentes abordagens, pode também consultar as alternativas para a gestão de obras.
Segurança: um sistema ajuda a organização, não substitui a prevenção
A segurança merece uma distinção clara.
Ter documentos mais organizados, presenças mais fáceis de consultar e responsabilidades operacionais visíveis pode apoiar a organização.
Mas a segurança da obra depende da avaliação de riscos, de medidas técnicas e organizacionais, de formação, treino, equipamentos, EPI, supervisão e das restantes actividades previstas na legislação.
O sistema deve, por isso, ajudar as pessoas que têm responsabilidades.
Não substituí-las.
Como a Edil-Up interpreta o sistema único
Edil-Up é desenvolvida precisamente a partir da fragmentação que caracteriza muitas empresas do sector.
O objectivo é construir um Construction Operating System no qual obras, fases, colaboradores, funções e permissões, documentos, presenças, comunicações e informação operacional possam partilhar progressivamente o mesmo contexto.
Isto não significa que todas as empresas tenham de utilizar tudo imediatamente.
Uma empresa pode começar pelas obras e pelos documentos.
Outra, pelas presenças.
Outra ainda, pela colaboração entre a obra e o escritório.
Para as empresas de construção, o resultado a procurar não é ter mais funcionalidades.
É ter menos pontos em que a informação se possa perder.
Plano de adopção sem bloquear a obra
Primeira fase: um só projecto.
Escolha uma obra-piloto.
Segunda fase: três problemas.
Por exemplo, documentos, presenças e comunicações.
Terceira fase: poucas pessoas.
Envolva quem irá utilizar realmente o processo: escritório, responsável e equipa.
Quarta fase: medir.
Tempo necessário para encontrar informação, número de correcções, pedidos de esclarecimento e etapas manuais.
Quinta fase: alargar apenas o que funciona.
A mudança deve reduzir o trabalho, não criar trabalho novo.
Checklist: quantos sinais reconhece na sua empresa?
- Circulam várias versões dos mesmos documentos.
- As responsabilidades operacionais têm de ser esclarecidas por telefone.
- As decisões importantes ficam nas conversas.
- As presenças exigem correcções frequentes.
- As não conformidades e os problemas são difíceis de reconstruir ao longo do tempo.
- O orçamento e o progresso são actualizados em momentos diferentes.
- Os documentos e as informações sobre as pessoas só são procurados quando se tornam urgentes.
- A obra e o escritório trabalham frequentemente com informações diferentes.
Reconhecer um sinal não significa necessariamente que seja preciso mudar de sistema.
Quando vários sinais se tornam habituais, porém, vale a pena medir o seu custo.
Conclusão: não espere pelo problema que torna evidente aquilo que já era visível
Muitas empresas começam a repensar a sua gestão depois de um episódio específico.
Um documento errado.
Uma reclamação.
Um custo descoberto demasiado tarde.
Uma responsabilidade pouco clara.
Mas, quase sempre, os sinais tinham surgido muito antes.
O objectivo de um sistema único não deveria, por isso, ser simplesmente “digitalizar a obra”.
Deveria ser algo muito mais concreto:
garantir que a pessoa certa encontra a informação certa no momento em que tem de tomar uma decisão.
Quando isto exige continuamente telefonemas, pesquisas e reconstruções, provavelmente já surgiu o sinal mais importante.
Equipa da Edil-Up