U građevinskoj tvrtki razlika između dana koji protječe prema planu i dana provedenog u rješavanju problema često ovisi o nečemu vrlo jednostavnom: o tome imamo li pravu informaciju u pravom trenutku.
Koja je posljednja verzija nacrta? Tko je danas prisutan na gradilištu? Je li izmjena već odobrena? Uključuje li proračun faze posljednju promjenu? Je li voditelj gradilišta dobio iste informacije kao ured?
Kada su odgovori na ta pitanja razasuti po e-pošti, telefonskim pozivima, grupama na WhatsAppu, Excelovim tablicama, papirnatim dokumentima i softverima koji međusobno ne komuniciraju, problem nije nedostatak tehnologije. Problem je fragmentacija.
Tako nastaje koncept Construction Operating Systema (COS-a): ne još jedan program koji treba dodati alatima koje tvrtka već koristi, nego operativno okruženje u kojem se gradilištima, ljudima, dokumentima, komunikacijom i podacima može upravljati na usklađen način.
Softver rješava jedan zadatak. Construction Operating System povezuje zadatke.
Upravo je ta razlika ono što usporedbu tradicionalnog i integriranog upravljanja čini zanimljivom: ne mijenja se samo korišteni alat, nego i način na koji informacije prolaze kroz tvrtku.
Zašto je tradicionalni način upravljanja i dalje toliko raširen
Kada govorimo o tradicionalnom upravljanju, ne mislimo nužno na tvrtku s niskom razinom digitalizacije. Mnoge tvrtke već koriste računovodstveni softver, proračunske tablice, pohranu u oblaku, aplikacije za evidenciju prisutnosti, e-poštu i alate za razmjenu poruka.
Problem je u tome što ti alati često rade odvojeno.
Voditelj projekta ima svoju Excelovu tablicu, administracija koristi drugi program, dokumenti se pohranjuju u zajedničke mape, voditelj gradilišta komunicira telefonom, a fotografije stižu putem grupa za razmjenu poruka. Svaki pojedinačni alat može dobro funkcionirati, ali trenje nastaje pri prijenosu informacija iz jednog alata u drugi.
Takav je model i dalje vrlo raširen jer je poznat. Ljudi znaju gdje potražiti datoteku, koga nazvati za odgovor i koji postupak slijediti. Promjena zahtijeva vrijeme za osposobljavanje, preispitivanje ustaljenih navika te migraciju dokumenata i procesa.
Problem postaje vidljiv kada tvrtka raste, broj projekata se povećava ili više ljudi mora istodobno raditi s istim informacijama. Tada se ono što je prije djelovalo fleksibilno može pretvoriti u sustav kojim je teško upravljati.
Gdje nastaje stvarni trošak fragmentacije
U građevinarstvu se posljedice pogrešaka u informacijama rijetko zadržavaju na zaslonu.
Izmjena koja nije pravodobno priopćena može dovesti do ponavljanja radova. Zastarjeli tehnički dokument može usporiti ekipu. Promjena troškova zabilježena samo u datoteci jedne osobe može učiniti praćenje projekta manje pouzdanim. Važna obavijest o sigurnosti koja ne stigne do odgovarajućeg primatelja može imati posljedice mnogo ozbiljnije od gubitka nekoliko radnih sati.
Fragmentacija zato stvara trošak koji se često ne pojavljuje kao zasebna stavka u bilanci: minute potrošene na traženje dokumenata, telefonski pozivi radi provjere informacija, udvostručeni zadaci, pogreške pri prepisivanju, odobrenja koja čekaju i odluke donesene na temelju neažurnih podataka.
Zasebno gledano, ti se problemi čine malima. No kada se ponavljaju među zaposlenicima, na gradilištima i tijekom više mjeseci rada, postaju organizacijski problem.
Što je zapravo Construction Operating System
Construction Operating System ne bi trebalo smatrati samo većom verzijom softvera za upravljanje gradilištem.
Razlika je u načelu na kojem je izgrađen.
U tradicionalni softver često se ulazi radi obavljanja određene funkcije: provjere zadatka, prijenosa dokumenta, evidentiranja prisutnosti ili provjere troška.
U COS-u su te informacije dio istog operativnog okruženja. Gradilište je povezano sa svojim fazama, faze s uključenim osobama, osobe s pripadajućim ovlastima, dokumenti s odgovarajućim projektom, a komunikacija s kontekstom u kojem je nastala.
Koncept strukturiranog upravljanja informacijama nije nastao s Construction Operating Systemima. U građevinskom sektoru već postoje važni međunarodni referentni okviri: serija standarda ISO-a posvećena informacijskom modeliranju građevina i upravljanju informacijama, uključujući ISO 19650, bavi se upravo pitanjima kao što su organizacija, digitalizacija, razmjena i upravljanje podacima tijekom životnog ciklusa izgrađene imovine.
COS sličnu logiku primjenjuje na svakodnevni operativni rad tvrtke: vrijednost ne proizlazi samo iz onoga što svaka funkcija može obaviti zasebno, nego i iz onoga što se događa kada se informacije mogu pregledavati u istom kontekstu.
To tvrtki omogućuje smanjenje informacijskih silosa i stvaranje uređenijeg operativnog izvora u kojem ovlaštene osobe mogu razumjeti što se događa, bez potrebe da svaki put rekonstruiraju tijek projekta pomoću različitih alata.
Smjer u kojem se sektor razvija usklađen je i s europskom strategijom. Construction Transition Pathway Europske komisije ističe digitalnu tranziciju kao jedan od nužnih koraka za veću konkurentnost i otpornost europskog građevinskog ekosustava, a među ključnim temama navodi razmjenu podataka, BIM i standardizaciju.
Konkretan primjer: stiže projektna izmjena
Zamislimo čestu situaciju: tijekom projekta odobrena je izmjena kojom se mijenja dio instalacija, što utječe i na rokove i na troškove.
U fragmentiranom tijeku rada projektant šalje dokument e-poštom. Voditelj projekta prosljeđuje ga zainteresiranim osobama. Voditelj gradilišta mora utvrditi koja je verzija konačna. Ured ažurira svoju financijsku tablicu, a netko se mora pobrinuti da su podizvođači i ekipe dobili točnu uputu.
Ako bilo koji od tih koraka kasni, postoji rizik da će se radovi izvoditi na temelju zastarjelih informacija.
U integriranom operativnom okruženju izmjena se, naprotiv, može izravno povezati s projektom i učiniti dostupnom uključenim ulogama. Ažurirani dokument ostaje povezan s projektom, zainteresirane osobe mogu se obavijestiti, a učinci na fazu rada ili proračun mogu se evidentirati u istom kontekstu.
To ne znači da će nepredviđene situacije nestati. Znači da se njihov učinak neće povećavati zbog lošeg protoka informacija.
Od gradilišta do ureda: ista informacija mora imati istu povijest
Jedan od najčešćih problema u tvrtkama jest informacijski jaz između ljudi koji rade na terenu i onih koji donose odluke u uredu.
Voditelj gradilišta zna što se fizički događa. Voditelj projekta mora pratiti rokove i aktivnosti. Administracija prati troškove, dokumente i rokove. Upravi je potreban cjelovit pregled.
To su različiti pogledi na isti projekt.
Dobro organiziran sustav ne zahtijeva da svi vide sve. Upravo suprotno: omogućuje definiranje uloga i ovlasti kako bi svaka osoba mogla pristupiti informacijama potrebnima za svoj posao.
Digitalizacija tako ne uklanja odgovornosti, nego ih čini jasnijima. Tko mijenja informaciju, tko je mora odobriti i tko je može samo pregledavati postaju sastavni dijelovi procesa, a ne neformalna znanja prepuštena pamćenju pojedinaca.
Strateška prednost: sagledati tvrtku izvan pojedinačnog gradilišta
Prednosti COS-a ne ograničavaju se na svakodnevno upravljanje gradilištem.
Kada se informacije prikupljaju prema usklađenoj logici, uprava može početi promatrati tvrtku iz drugačije perspektive: koji projekti napreduju prema planu, gdje se gomilaju kašnjenja, koje aktivnosti zahtijevaju najviše intervencija, gdje se koncentriraju troškovi ili neučinkovitosti i koji procesi i dalje uzrokuju probleme.
To je prijelaz sa softvera kao arhive na sustav kao operativnu infrastrukturu.
Strateška vrijednost nastaje upravo tu: uredniji podaci ne služe samo tome da saznamo što se dogodilo jučer, nego i da donosimo bolje odluke o tome što treba učiniti sutra.
Pogreške koje treba izbjegavati pri promjeni sustava
Sama tehnologija ne može riješiti neorganizirano poslovanje.
Jedna je od najčešćih pogrešaka kupnja platforme i pokušaj prijenosa istih fragmentiranih procesa koji su se ranije koristili, bez razmatranja mogu li se pojednostavniti.
Druga je pogreška neograničeno održavanje dvaju paralelnih sustava. Ako se isti podatak mora unositi u novu platformu i istodobno u staru Excelovu tablicu, zaposlenici će digitalizaciju doživjeti kao dodatni posao, a ne kao pojednostavnjenje.
Tu je i pitanje osposobljavanja. Nisu nužni cjelodnevni teorijski tečajevi: često je mnogo učinkovitije pokazati ljudima kako koristiti sustav za zadatke koje uistinu obavljaju svaki dan.
Naposljetku, važno je od početka definirati tko može pregledavati, mijenjati ili odobravati određene informacije te kako treba upravljati dokumentima, pristupima i čuvanjem podataka.
Za bolji kontekst pri internim procjenama troškova korisno je usporediti podatke tvrtke sa službenim izvorima, kao što su ISTAT-ovi indeksi troškova izgradnje i ISTAT-ovi indeksi za javne ugovore. Oni su korisna referenca za razumijevanje konteksta, ali ne zamjenjuju detaljnu provjeru ponuda, narudžbi i obračuna pojedinačnog projekta.
Kako započeti bez zaustavljanja poslovanja
Tranzicija ne mora nužno istodobno obuhvatiti cijelu tvrtku.
Realističniji je pristup odabrati pilot-projekt i iskoristiti ga kako bi se utvrdilo gdje nova metoda doista stvara vrijednost.
Može se početi utvrđivanjem nekoliko konkretnih problema: dokumente je teško pronaći, komunikacija kasni, odobrenja se slabo prate, evidencija prisutnosti nije uređena ili su informacije o projektu razasute među previše ljudi.
Zatim se definiraju ključne uloge, uvoze samo uistinu potrebni dokumenti i uključuju osobe koje će sustav svakodnevno koristiti: voditelj projekta, voditelj gradilišta, administracija i, prema potrebi, vanjski suradnici.
Nakon nekoliko tjedana mogu se procijeniti vrlo jednostavni pokazatelji: koliko je vremena potrebno za pronalaženje dokumenta, koliko traje odobrenje, koliko se puta informacija mora ponovno zatražiti i koliko se zadataka udvostručuje.
Mnogo je korisnije mjeriti te aspekte nego ljude samo općenito pitati „sviđa li im se novi softver”.
Područja u kojima COS može imati konkretan učinak
Svaka tvrtka ima drukčije prioritete, no neka područja obično imaju veće koristi od integriranog okruženja.
Upravljanje dokumentima jedno je od prvih: povezivanje dokumenata s projektom i omogućavanje pristupa ovlaštenim osobama smanjuje ovisnost o osobnim arhivama i privicima e-pošte.
Upravljanje fazama omogućuje povezivanje organizacije rada sa stvarnim stanjem projekta. Praćenje proračuna pomaže da troškovi i napredak ostanu u istom operativnom kontekstu. Digitalna evidencija prisutnosti čini urednijim bilježenje osoba na gradilištu. Komunikacija i razgovori povezani s poslom pomažu smanjiti raspršenost informacija.
I aspekti povezani s okolišem mogu se organizirati u istom okruženju, uz lakše pronalaženje dokumentacije i informacija o projektu.
Prednost, ponovno, nije u velikom broju funkcija. Prednost je u tome da se spriječi pretvaranje svake funkcije u novi informacijski silos.
Realističan scenarij: što se može promijeniti u srednje velikoj tvrtki
Zamislimo srednje veliku tvrtku koja istodobno upravlja s više gradilišta, a tehnički ured, administracija i operativne ekipe koriste različite alate.
Prije uvođenja integriranog okruženja, projektna izmjena priopćava se e-poštom, raspravlja telefonom i naknadno unosi u financijske dokumente. Fotografije stižu putem poruka, neke informacije ostaju na telefonu voditelja, a voditelj gradilišta često mora zatražiti potvrdu prije nego što nastavi.
Prebacivanjem tih aktivnosti u isto operativno okruženje, tvrtka bi mogla povezati dokumente i komunikaciju s odgovarajućim projektom, ekipama učiniti dostupnima ažurirane informacije i čuvati uredniju povijest odluka.
Očekivani rezultat nije „digitalizirati sve”, nego smanjiti nepotrebne prijenose između ljudi i otežati gubitak konteksta neke odluke.
Koliko je povrat ulaganja doista važan
Trošak platforme lako je uočiti. Trošak neorganiziranosti mnogo je teže.
Za ispravnu procjenu povrata ulaganja u Construction Operating System nije dovoljno usporediti cijenu licence s cijenom nekog drugog softvera.
Treba se zapitati koliko se sati svakog mjeseca troši na rekonstruiranje informacija, traženje dokumenata, ispravljanje pogrešaka, ručno ažuriranje više alata ili koordinaciju aktivnosti koje bi se mogle voditi unutar istog tijeka rada.
Čak i relativno malo smanjenje tih neučinkovitosti, ponovljeno među većim brojem ljudi i projekata, može znatno utjecati na organizacijske troškove tvrtke.
Zato povrat ulaganja treba mjeriti konkretnim pokazateljima: ušteđenim vremenom, izbjegnutim ponovnim radovima, brzinom odobravanja, dostupnošću dokumenata i kvalitetom financijskog praćenja projekta.
ISTAT-ovi indeksi troškova izgradnje mogu poslužiti i kao vanjska referenca za praćenje kretanja troškova, dok se operativne procjene uvijek trebaju temeljiti na stvarnim podacima tvrtke.
Usklađenost i sigurnost: digitalizacija ne znači prepuštanje odgovornosti
U području sigurnosti i usklađenosti, digitalni sustav ne zamjenjuje obveze, postupke ni odgovornosti propisane zakonodavstvom.
To je osobito važno u građevinskom sektoru. Europska agencija za sigurnost i zdravlje na radu (EU-OSHA) građevinarstvo smatra jednim od sektora koji su najizloženiji rizicima na radu te daje posebne smjernice za prevenciju na gradilištima.
Construction Operating System zato ne čini gradilište „sigurnim” samo zato što je digitalno. Ipak, može pomoći tvrtki da bolje organizira informacije i dokaze povezane s obavljenim aktivnostima.
Sigurnosni dokumenti, evidencija prisutnosti, komunikacija i aktivnosti mogu se urednije pohraniti i, prema potrebi, učiniti dostupnima ovlaštenim osobama.
Sljedivost tako postaje potpora upravljanju: ne uklanja rizik i ne zamjenjuje ljudski nadzor, ali smanjuje vjerojatnost da važne informacije ostanu raspršene po osobnim arhivama i razgovorima koje je teško rekonstruirati.
Za obveze i odgovornosti, naravno, i dalje se treba pozivati na važeće zakonodavstvo. Ministarstvo rada i socijalnih politika objavljuje službeni pregled obveza poslodavca u području zdravlja i sigurnosti, s pripadajućim upućivanjima na D.Lgs. 81/2008.
Jednostavan kontrolni popis za početak
- Odabrati pilot-projekt.
- Utvrdити tri ili četiri problema s informacijama koji uzrokuju najveći gubitak vremena.
- Definirati uloge i ovlasti voditelja projekta, voditelja gradilišta, administracije i suradnika.
- Za početak uvesti samo dokumente koji su uistinu potrebni.
- Osposobiti korisnike za aktivnosti koje će konkretno obavljati.
- Kad god je moguće, izbjeći višemjesečno održavanje udvostručenih procesa u starom i novom sustavu.
- Mjeriti vrijeme potrebno za pronalaženje dokumenata, trajanje odobrenja, ponovljene radove i ručne prijenose podataka.
Kako se ovaj model primjenjuje u Edil-Upu
Edil-Up nastao je upravo iz želje da se različite aktivnosti građevinske tvrtke objedine u istom okruženju.
Platforma objedinjuje upravljanje gradilištima i fazama, dokumentima, suradnicima, ulogama i ovlastima, proračunom, evidencijom prisutnosti putem digitalne iskaznice, razgovorima na gradilištu i profesionalnom mrežom namijenjenom sektoru.
Cilj nije samo objediniti mnoge funkcije u jednom sučelju, nego smanjiti udaljenost između onoga što se događa na gradilištu i onoga čime se upravlja iz ureda.
Za tvrtku to znači da projektom može upravljati tako da ljudi, dokumenti, komunikacija i informacije potrebne za svakodnevno poslovanje ostanu u istom operativnom kontekstu.
Tvrtke koje razmatraju digitalizaciju mogu detaljnije proučiti funkcije namijenjene građevinskim tvrtkama ili usporediti različite pristupe kroz naše analize alternativa za upravljanje gradilištem.
Odlučujući čimbenik ipak ostaje ljudski faktor
Čak će i najpotpuniji Construction Operating System podbaciti ako ga ljudi doživljavaju kao dodatnu obvezu.
Zato promjena mora početi od stvarnih problema ljudi koji obavljaju posao.
Voditelju gradilišta ne treba „više digitalizacije”: treba brzo pronaći ispravan dokument. Voditelj projekta ne želi unositi više podataka: želi ranije uočiti da nešto izmiče kontroli. Administraciji ne treba još jedna arhiva: želi dobivati urednije informacije.
Kada tehnologija rješava te probleme, prihvaćanje dolazi prirodno. Kada, naprotiv, uvodi dodatne korake, lozinke i postupke, a ne uklanja ništa od onoga što je postojalo prije, neizbježno se doživljava kao teret.
Stoga je ključno od početka uključiti one koji će platformu doista koristiti i izgraditi novi proces zajedno s ljudima koji poznaju svakodnevni posao.
Korisni izvori za ekonomske, digitalne i regulatorne procjene
Pri analizi troškova, digitalne transformacije i obveza tvrtke, uz interne podatke valja koristiti i institucionalne izvore te priznate standarde.
Indeksi koje objavljuje ISTAT mogu poslužiti kao referenca za praćenje kretanja troškova izgradnje i mehanizama revizije cijena u javnim ugovorima. Europska komisija pruža širu perspektivu digitalne transformacije građevinskog ekosustava, dok standardi ISO-a posvećeni upravljanju informacijama predstavljaju međunarodni referentni okvir za organizaciju i razmjenu informacija u sektoru.
Kad je riječ o zdravlju i sigurnosti, mjerodavni ostaju važeći propisi i smjernice nadležnih tijela, počevši od Ministarstva rada i europskih izvora posvećenih prevenciji.
Tehnologija može pomoći u organizaciji tih informacija. Ne može zamijeniti tehničko, administrativno ili pravno znanje potrebno za njihovo ispravno tumačenje.
Isplati li se doista prijeći na Construction Operating System?
Odgovor manje ovisi o broju funkcija u softveru, a mnogo više o tome koliko tvrtka danas gubi zbog fragmentacije.
Ako se dokumentima, ljudima, komunikacijom, troškovima i aktivnostima već upravlja urednim i zajedničkim tijekom rada, korist može biti ograničena.
Ako se, naprotiv, znatan dio radnog dana i dalje troši na traženje informacija, traženje potvrda, ručni prijenos podataka iz jednog alata u drugi i rekonstruiranje događaja, prelazak na integrirano okruženje može donijeti vrlo konkretnu vrijednost.
Prava promjena nije zamjena papira zaslonom.
Riječ je o tome da se informacija unesena jednom može nastaviti koristiti tijekom cijelog procesa.
To je, više od bilo koje pojedinačne funkcije, logika na kojoj se temelji Construction Operating System.
Želite li vidjeti kako ovaj pristup može funkcionirati u svakodnevnom upravljanju vašom tvrtkom, Edil-Up možete isprobati besplatno tijekom 10 dana.
Isprobajte Edil-Up besplatno tijekom 10 dana
Tim Edil-Upa
