Lorsqu’une entreprise calcule la marge d’un chantier, elle prend généralement en compte la main-d’œuvre, les matériaux, les locations, les fournitures, les sous-traitants et les frais généraux.
Il est beaucoup plus difficile d’attribuer une valeur aux heures consacrées à retrouver un document, corriger un enregistrement, reconstituer une modification, contrôler une échéance ou réorganiser une équipe parce qu’une information nécessaire est arrivée trop tard.
Les obligations de chantier ont naturellement un coût : la sécurité, la documentation, la gestion environnementale, les contrats et les contrôles font partie de l’activité de l’entreprise.
Le problème ne vient donc pas de la réglementation en elle-même.
Le coût caché apparaît lorsqu’une activité qui doit être réalisée de toute façon est gérée de manière fragmentée, en double ou seulement lorsqu’elle devient urgente.
Une demande qui pourrait prendre cinq minutes en prend quarante. Un contrôle planifiable devient une réunion d’urgence. Une modification connue sur le terrain arrive au bureau alors qu’une partie du coût a déjà été engagée.
Ce sont ces inefficacités, souvent invisibles dans le devis, qui peuvent absorber des heures et de la marge pendant l’exécution.
Première distinction : coût de l’obligation et coût de l’inefficacité
Si une vérification est obligatoire et prend deux heures, ces deux heures font partie du coût nécessaire à la bonne gestion de l’activité.
Si, avant la vérification, trois autres personnes consacrent au total deux heures supplémentaires à rechercher des documents que l’entreprise avait déjà produits, ce temps est de nature différente.
On peut donc distinguer :
Coût nécessaire → activité requise pour gérer correctement l’obligation.
Coût organisationnel évitable → recherches, duplications, attentes, renvois, corrections et reconstitutions générés par la manière dont l’information est gérée.
C’est sur le second groupe qu’une entreprise peut agir sans réduire son niveau de contrôle.
1. Rechercher un document que nous possédons déjà
Le document existe.
Il a été envoyé plusieurs mois auparavant, mais personne ne se souvient s’il se trouve dans l’e-mail du technicien, le dossier partagé, la messagerie du chantier ou l’ordinateur de l’administration.
Une chaîne très courante commence alors :
appel téléphonique → recherche → demande de renvoi → contrôle de la version → nouveau partage.
Le coût n’est pas le document.
C’est le nombre de personnes qui doivent interrompre leur travail pour le retrouver.
La situation s’aggrave lorsqu’il existe plusieurs versions du même fichier.
Pour réduire ce coût, il faut au minimum :
- une source officielle pour le chantier ;
- des catégories compréhensibles ;
- des révisions identifiables ;
- des autorisations cohérentes avec les rôles ;
- des responsabilités claires concernant les mises à jour.
Nous avons également approfondi ce problème dans le guide consacré à la gestion des documents et des responsabilités sur le chantier.
2. Gérer la sécurité uniquement lorsqu’une activité est sur le point de commencer
Une activité est programmée pour lundi.
Le vendredi après-midi, quelqu’un vérifie la documentation, découvre qu’une information manque et une course contre la montre commence entre l’entreprise, le technicien, le consultant et le responsable.
Le coût organisationnel ne vient pas de l’existence de l’obligation.
Il vient du fait que le contrôle intervient trop près du moment de l’exécution.
En Italie, la référence générale reste le D.Lgs. 81/2008.
Sur sa page institutionnelle mise à jour le 22 septembre 2026, le Ministère du Travail rappelle que les obligations de l’employeur comprennent notamment l’évaluation des risques, la formation et l’apprentissage, les EPI, la surveillance médicale lorsqu’elle est prévue, la supervision et d’autres activités organisationnelles.
Le logiciel ne remplace aucune de ces responsabilités.
Il peut toutefois aider l’entreprise à éviter que les documents et informations nécessaires ne soient recherchés au dernier moment.
3. Coordonner chaque nouvelle entreprise comme si c’était la première fois
Lorsqu’un nouveau sous-traitant intervient, une nouvelle chaîne d’e-mails commence souvent.
Qui est l’interlocuteur ? Quels documents sont nécessaires ? Où doivent-ils être déposés ? Qui doit les contrôler ? Quelles informations l’équipe doit-elle recevoir ?
Si ces questions sont résolues à partir de zéro à chaque fois, l’entreprise paie de manière répétée le même coût administratif.
Une procédure d’intégration simple devrait définir à l’avance :
- les interlocuteurs ;
- les documents requis ;
- le canal officiel ;
- les accès ;
- les rôles opérationnels ;
- les modalités de communication des modifications.
L’économie réalisée ne vient pas du fait de sauter les contrôles.
Elle vient du fait de ne pas devoir réinventer le processus chaque fois qu’une entreprise différente intervient.
4. Déchets et RENTRI : lorsqu’un changement réglementaire devient aussi un changement opérationnel
L’année 2026 offre un exemple très concret de la manière dont une mise à jour réglementaire peut modifier des procédures administratives déjà établies.
Le RENTRI – Registre électronique national pour la traçabilité des déchets a progressivement introduit de nouveaux flux numériques pour gérer les obligations liées à la traçabilité.
Le Décret directeur n° 210 du 31 juillet 2026 a mis à jour les instructions relatives au remplissage du registre chronologique de chargement et de déchargement ainsi que du formulaire d’identification des déchets.
Lorsqu’un flux de ce type évolue, le coût pour l’entreprise ne consiste pas seulement à « remplir un nouveau formulaire ».
Il faut mettre à jour les procédures, les responsabilités, la formation interne et les modalités de collecte des informations.
Tout traiter seulement lorsque le premier besoin apparaît augmente inévitablement le coût de la transition.
5. Révision des prix : avoir droit à un mécanisme ne signifie pas pouvoir le gérer sans données
Dans les travaux publics, l’année 2026 a introduit une évolution importante en matière de révision des prix.
Depuis avril 2026, l’ISTAT diffuse vingt indices mensuels de coût pour les Typologies homogènes de travaux – TOL, utilisés dans le cadre du régime prévu par l’article 60 du Code des marchés publics.
Les indices ont été adoptés par le décret directeur du ministère des Infrastructures et des Transports n° 743 du 30 mars 2026.
Pour l’entreprise, le principe opérationnel est important au-delà du mécanisme réglementaire particulier.
Si un travail, une fourniture ou une modification ne peuvent pas être reconstitués avec suffisamment de précision, toute analyse économique ultérieure devient également plus difficile.
Cette question est directement liée au suivi des coûts, des devis et du budget.
6. Une modification décidée sur le terrain qui arrive tardivement dans le budget
Un travail évolue.
L’équipe poursuit son travail car, sur le plan opérationnel, c’est la solution la plus simple.
L’information économique, en revanche, n’est mise à jour que plusieurs jours ou semaines plus tard.
À ce moment-là, les matériaux et les heures ont déjà été consommés.
Pour toute modification importante, il faudrait pouvoir reconstituer au moins :
- ce qui a changé ;
- qui a demandé la modification ;
- quand ;
- les travaux concernés ;
- l’impact possible sur les coûts et les délais ;
- l’éventuel processus d’approbation prévu par le contrat.
Il n’est pas nécessaire de transformer chaque modification mineure en procédure bureaucratique.
Mais une modification ayant un impact économique important ne devrait pas apparaître pour la première fois dans le décompte final.
7. Saisir quatre fois la même information
Le responsable note une information sur papier.
Il l’envoie ensuite par message.
Le bureau la reporte dans Excel.
Enfin, elle est saisie dans le logiciel de gestion.
Chaque étape ne prend que quelques minutes.
Multipliée par des dizaines d’informations et plusieurs chantiers, elle devient un processus important.
De plus, chaque réécriture introduit un risque :
- d’erreur ;
- d’omission ;
- de retard ;
- d’incohérence entre les systèmes.
L’une des questions les plus utiles lors de la numérisation est donc :
« Combien de fois saisissons-nous manuellement la même donnée ? »
Combien valent réellement ces heures ?
Je n’utiliserais pas de pourcentage standard valable pour toutes les entreprises.
La méthode la plus crédible consiste à mesurer son propre processus.
Pendant deux à quatre semaines, on peut enregistrer les principales inefficacités :
- recherches documentaires ;
- renvois ;
- corrections ;
- réunions organisées pour reconstituer des informations ;
- attentes générées par des informations manquantes ;
- saisie manuelle répétée des données ;
- déplacements effectués uniquement pour échanger des documents.
Une formule prudente peut être :
Coût de l’inefficacité = heures consacrées × coût pour l’entreprise des personnes concernées
On peut y ajouter, lorsqu’ils sont réellement engagés, les coûts des véhicules, des équipements immobilisés, des déplacements ou d’autres conséquences mesurables directement.
Si une interruption concerne quatre personnes, il ne faut pas mesurer uniquement la durée du problème.
Il faut prendre en compte le temps total absorbé par ces quatre personnes.
En 2026, la désorganisation coûte plus cher
Le cadre italien continue d’évoluer.
Outre les mises à jour concernant le RENTRI et la révision des prix, le décret ministériel n° 78 du 22 juin 2026 a été adopté en juin 2026. Il identifie les violations en matière de travail, de santé et de sécurité pertinentes pour l’accès à certains avantages réglementaires et contributifs.
L’objectif n’est pas de transformer chaque entreprise en cabinet juridique interne.
C’est exactement l’inverse.
Plus le cadre devient complexe, plus il est nécessaire de séparer l’interprétation réglementaire — qui relève des professionnels compétents — de l’organisation quotidienne des informations, que l’entreprise peut quant à elle améliorer directement.
Que faire demain matin ?
Je ne commencerais pas par acheter immédiatement un nouveau logiciel.
Je choisirais un seul chantier et réaliserais l’exercice suivant.
1. Lister les obligations récurrentes
Pas toutes les normes existantes. Seulement les activités qui génèrent réellement du travail sur ce chantier.
2. Identifier qui détient l’information
Responsable, administration, technicien, consultant, fournisseur ou autre entreprise.
3. Compter les étapes
Combien d’e-mails, d’appels, de copies et de saisies répétées sont nécessaires ?
4. Mesurer le temps
Pendant au moins deux semaines, sans chercher encore à améliorer la donnée.
5. Éliminer une duplication
Une seule.
Par exemple, définir une source officielle pour une catégorie de documents ou empêcher que la même information soit réécrite dans trois fichiers différents.
Les KPI les plus utiles
- temps moyen nécessaire pour trouver un document ;
- nombre de demandes de renvoi ;
- nombre de données saisies manuellement plusieurs fois ;
- heures consacrées à reconstituer des informations ;
- échéances gérées dans l’urgence ;
- modifications opérationnelles pas encore valorisées ;
- déplacements effectués exclusivement pour échanger des documents ;
- délai moyen entre l’événement sur le terrain et la mise à jour du bureau.
Ces indicateurs ne disent pas si l’entreprise est conforme à la réglementation.
Ils indiquent quelle quantité de travail est absorbée par la manière dont l’entreprise gère les informations nécessaires à son activité.
L’intervention possible d’Edil-Up
Edil-Up ne remplace ni les consultants, ni les professionnels, ni les acteurs de la sécurité, ni les contrôles prévus par la réglementation.
Son rôle est organisationnel.
En tant que Construction Operating System, Edil-Up est développé pour réduire la fragmentation entre les informations qui appartiennent à un même chantier.
Dans la gestion des chantiers, l’entreprise peut organiser :
- les chantiers et les phases ;
- les collaborateurs ;
- les rôles et les autorisations ;
- les documents ;
- les communications ;
- les présences ;
- les informations économiques de base.
L’application mobile permet également de transférer une partie de ce flux sur le terrain.
L’avantage n’est pas d’« automatiser la réglementation ».
Il consiste à permettre aux personnes autorisées de trouver plus facilement les informations que l’entreprise possède déjà et à réduire le nombre d’environnements dans lesquels elles doivent les rechercher.
Pour comparer différents outils, vous pouvez également consulter le guide des logiciels de gestion de chantier.
Checklist : où vos heures disparaissent-elles ?
- Demandons-nous souvent des documents que nous avions déjà reçus ?
- Les échéances sont-elles gérées suffisamment à l’avance ?
- L’arrivée de chaque nouvelle entreprise génère-t-elle des procédures totalement nouvelles ?
- La même donnée est-elle saisie dans plusieurs systèmes ?
- Les modifications parviennent-elles rapidement aux personnes qui contrôlent les coûts ?
- Le terrain et le bureau utilisent-ils la même source ?
- Mesurons-nous le temps consacré aux recherches et aux reconstitutions ?
- Savons-nous distinguer un coût nécessaire d’une inefficacité organisationnelle ?
Sources officielles mises à jour
- Normattiva — D.Lgs. 81/2008 , référence générale italienne en matière de santé et de sécurité au travail.
- Ministère du Travail — Obligations de l’employeur en matière de santé et de sécurité , page institutionnelle mise à jour le 22 septembre 2026.
- RENTRI — Mise à jour du registre chronologique et du FIR, 2026 , décret directeur n° 210 du 31 juillet 2026.
- ISTAT — Indices de coût pour les Typologies homogènes de travaux, 2026 , nouveaux indices TOL pour la révision des prix des marchés publics de travaux.
- Ministère du Travail — Décret ministériel n° 78 du 22 juin 2026 , relatif aux violations en matière de travail, de santé et de sécurité pertinentes pour certains avantages réglementaires et contributifs.
Conclusion : la conformité coûte, le désordre coûte deux fois
Une entreprise du bâtiment ne peut pas supprimer les obligations qui lui incombent.
Elle peut cependant éviter de payer plusieurs fois pour gérer la même information.
Une première fois lorsqu’elle la produit.
Une seconde lorsqu’elle doit la retrouver, la renvoyer, la corriger ou la reconstituer.
C’est cette seconde partie qui n’apparaît souvent pas dans le devis et qui absorbe progressivement du temps opérationnel.
Pour l’identifier, les pourcentages génériques sont inutiles.
Il faut observer un chantier réel, mesurer les interruptions et comprendre quelles étapes peuvent être simplifiées sans réduire le contrôle, la sécurité ou la conformité.
La réglementation est une contrainte à respecter. Le chaos avec lequel nous choisissons de la gérer ne l’est pas.
L’équipe Edil-Up
