Na budowie dokument rzadko naprawdę znika. Zazwyczaj trafia po prostu w niewłaściwe miejsce.
Aktualny rysunek znajduje się w wiadomości e-mail od technika. Certyfikat dostawcy został wysłany przez WhatsApp. Protokół zapisano na komputerze w biurze. Kierownik budowy nadal ma na tablecie poprzednią wersję, a decyzja podjęta dwa dni wcześniej pozostała tylko w rozmowie telefonicznej.
Dopóki wszystko przebiega bez niespodzianek, taki system może wydawać się wystarczający. Problem pojawia się wtedy, gdy trzeba szybko ustalić, która informacja jest aktualna, kto zatwierdził zmianę albo dlaczego określone prace wykonano w konkretny sposób.
Dlatego zarządzania dokumentami na budowie nie należy traktować jako zwykłego archiwizowania. To proces operacyjny obejmujący ludzi, odpowiedzialność, dostawców, etapy prac i decyzje.
Cel tego poradnika jest bardzo konkretny: zbudować metodę, która ograniczy rozproszenie informacji, nie zamieniając budowy w biuro administracyjne.
Prawdziwy problem nie polega na tym, że dokumentów jest mało, lecz na tym, że są w zbyt wielu miejscach
Wiele firm już zdigitalizowało znaczną część swojej pracy.
Korzystają z chmury, poczty elektronicznej, oprogramowania administracyjnego, komunikatorów, smartfonów i tabletów.
Mimo to informacje nadal mogą być rozproszone.
Dzieje się tak dlatego, że zdigitalizowanie dokumentu nie oznacza automatycznie jego uporządkowania.
Jeśli część plików znajduje się na Drive, część w wiadomościach e-mail, część w telefonie osoby odpowiedzialnej, a reszta w systemie zarządzania, problem rozproszenia pozostaje. Zmienił tylko format.
Pierwsze pytanie nie powinno więc brzmieć:
„Gdzie zapisujemy pliki?”
lecz:
„Gdzie ma znajdować się oficjalna wersja informacji?”
Pierwszy decydujący krok: zmapowanie obiegu dokumentów
Zanim zmienisz oprogramowanie, warto zrozumieć, jak obecnie przepływają informacje.
Wybierz aktywne zlecenie i wskaż dokumenty rzeczywiście wykorzystywane podczas pracy:
- rysunki i rewizje projektowe;
- protokoły i komunikaty operacyjne;
- POS i inna odpowiednia dokumentacja dotycząca bezpieczeństwa;
- certyfikaty i karty techniczne materiałów;
- zamówienia i potwierdzenia dostaw;
- zmiany;
- raporty i zdjęcia z budowy.
Dla każdej kategorii spróbuj odpowiedzieć na pięć pytań:
Kto tworzy dokument?
Kto go weryfikuje?
Kto może go zmieniać?
Gdzie znajduje się oficjalna wersja?
Kogo należy poinformować, gdy się zmieni?
Jeśli w przypadku niektórych typów dokumentów odpowiedzi nie są jasne, właśnie wskazaliście miejsce, w którym powstaje część rozproszenia.
Aby pogłębić ten temat, możesz również zajrzeć do naszego praktycznego poradnika organizacji dokumentów na budowie.
Najważniejsza zasada: jedno oficjalne źródło
Nie oznacza to zakazu korzystania z WhatsAppa.
Nie oznacza to rezygnacji z wysyłania e-maili.
Nie oznacza też, że wszyscy muszą codziennie używać tego samego narzędzia do każdego zadania.
Oznacza natomiast, że wiadomo, gdzie znajduje się oficjalna informacja.
Rysunek można szybko wysłać na czacie, ale obowiązująca rewizja powinna mieć rozpoznawalne miejsce odniesienia.
Zdjęcie można przesłać technikowi, ale jeśli dokumentuje zmianę, powinno również pozostać powiązane ze zleceniem.
Zamówienie można uzgodnić telefonicznie, ale dostawcę, kwotę, osobę odpowiedzialną i budowę trzeba później móc odtworzyć.
Szybkie kanały mogą nadal istnieć. Problem pojawia się wtedy, gdy stają się również oficjalnym archiwum.
Nazewnictwo i wersje: mała zasada, która pozwala uniknąć dużych wątpliwości
Jednym z najprostszych sygnałów bałaganu w dokumentacji jest znalezienie plików takich jak:
definitivo.pdf
definitivo2.pdf
definitivo_nuovo_CORRETTO.pdf
Zdarza się to wszędzie, ale na budowie może stać się realnym problemem.
Prosta konwencja może obejmować:
kod zlecenia + typ dokumentu + data lub rewizja.
Nie trzeba tworzyć niezrozumiałych nazw. Zasada powinna być na tyle prosta, aby można ją było stosować również wtedy, gdy ludzie pracują pod presją.
To samo dotyczy rewizji: musi być od razu jasne, która wersja jest obowiązująca, a które zostały zarchiwizowane jako historia.
Odpowiedzialność: każdy ważny etap musi mieć właściciela
Dokument może angażować wiele osób, ale proces nadal musi mieć osobę odpowiedzialną.
Ktoś musi wiedzieć, że dane zadanie powinno posuwać się naprzód.
Na przykład:
- kto rejestruje zmianę;
- kto aktualizuje właściwy dokument;
- kto zatwierdza zamówienie;
- kto sprawdza dokumentację dostawcy;
- kto zamyka niezgodność;
- kto ma poinformować brygadę.
Formalizacja tych ról nie oznacza tworzenia kolejnej biurokracji.
Oznacza wyeliminowanie jednego z najdroższych zdań w każdej organizacji:
„Myślałem, że zajmuje się tym ktoś inny”.
Temat ten jest ściśle związany z zarządzaniem dokumentami, odpowiedzialnością i etapami operacyjnymi na budowie.
Praktyczny przypadek: niezgodność, która przyszła e-mailem
Wyobraźmy sobie, że podczas oględzin stwierdzono problem z wykonanymi pracami.
Kierownik robót wysyła e-mail ze zdjęciami i wskazówkami.
Wiadomość trafia do biura, ale osoba odpowiedzialna za brygadę nie znajduje się wśród odbiorców. Ktoś dzwoni do niej i wyjaśnia, co należy poprawić.
Brygada podejmuje działania.
Problem wydaje się rozwiązany.
Trzy tygodnie później trzeba jednak odtworzyć, kiedy wykonano poprawkę, kto ją zweryfikował i jakie dowody zostały zebrane.
Właśnie wtedy rozproszony obieg pokazuje swój koszt.
W ustrukturyzowanym procesie zgłoszenie można powiązać ze zleceniem, przypisać osobie odpowiedzialnej, uzupełnić zdjęciami i ostatecznie zamknąć po weryfikacji.
Nie jest konieczna skomplikowana procedura.
Ważne, aby problem, osoba odpowiedzialna, dowód i zamknięcie pozostały ze sobą powiązane.
Dostawcy: miejsce, w którym dokumentacja często wymyka się spod kontroli firmy
Zarządzanie staje się jeszcze trudniejsze, gdy pojawiają się podmioty zewnętrzne.
Dostawca korzysta z własnych narzędzi, procesów i organizacji.
Jednak część tworzonej przez niego dokumentacji może mieć kluczowe znaczenie dla waszej budowy.
Certyfikaty.
Karty techniczne.
Potwierdzenia zamówień.
Terminy dostaw.
Dokumenty związane z dostawą.
Rozwiązaniem nie musi być zmuszanie każdego dostawcy do korzystania z całego systemu firmy.
Wystarczy określić precyzyjny punkt wymiany:
co ma zostać dostarczone, gdzie, przez kogo i do kiedy.
Cztery bardzo proste informacje mogą wyeliminować dziesiątki kolejnych próśb.
Uprawnienia: współpraca nie oznacza pokazywania wszystkiego wszystkim
Im więcej podmiotów uczestniczy w zleceniu, tym ważniejsze staje się zarządzanie dostępem.
Dostawca powinien widzieć to, czego potrzebuje do realizacji dostawy.
Podwykonawca — to, czego potrzebuje do wykonania swoich prac.
Kierownik budowy powinien mieć dostęp do informacji operacyjnych.
Technik i kierownictwo mogą mieć szerszy wgląd.
Udostępnianie i kontrola nie są pojęciami przeciwstawnymi.
Dobry system zwiększa udostępnianie potrzebnych informacji, a jednocześnie ogranicza dostęp do tych, które nie są potrzebne.
Cyfryzacja wszystkiego od razu to jeden z najgorszych błędów
Gdy firma postanawia uporządkować pracę, pojawia się pokusa natychmiastowego przeniesienia wszystkiego do internetu.
Tysiące dokumentów.
Wszystkie foldery.
Wszystkie budowy.
Wszyscy ludzie.
Nie zawsze jest to najlepszy wybór.
Jeśli początkowa struktura jest nieuporządkowana, masowy import stworzy równie nieuporządkowane archiwum cyfrowe.
Skuteczniej jest zacząć od jednego zlecenia i kilku kategorii rzeczywiście wykorzystywanych każdego dnia.
Gdy metoda działa, można ją rozszerzać.
Najpierw uporządkuj proces. Potem skaluj technologię.
Co naprawdę powinno robić oprogramowanie do zarządzania budową
Przy ocenie narzędzia łatwo kierować się liczbą funkcji.
Znacznie bardziej pomocne jest jednak inne pytanie:
„Które etapy naszej codziennej pracy eliminuje?”
Dobry system powinien ułatwiać:
- znalezienie dokumentu;
- rozpoznanie obowiązującej wersji;
- ustalenie osoby odpowiedzialnej;
- powiązanie pliku ze zleceniem;
- zarządzanie rolami i uprawnieniami;
- przekazanie informacji o zmianie;
- odtworzenie przebiegu zdarzeń.
Osoby porównujące narzędzia mogą zapoznać się z naszym przeglądem oprogramowania do zarządzania budową.
Codzienna rutyna, która podtrzymuje działanie systemu
Prawdziwy problem wielu systemów dokumentowych polega na tym, że po kilku tygodniach nikt już regularnie ich nie aktualizuje.
Aby temu zapobiec, potrzebne są krótkie rutyny.
Kierownik budowy nie powinien poświęcać dokumentacji godziny dziennie.
Może jednak szybko sprawdzić:
- nowe dokumenty;
- otwarte zmiany;
- zgłoszenia, które nadal wymagają zamknięcia;
- najważniejsze zadania danego dnia;
- dokumentację oczekiwaną od dostawców lub podwykonawców.
Kilka minut poświęconych każdego dnia może zapobiec wielogodzinnemu odtwarzaniu informacji po kilku tygodniach.
Pomiar poprawy: 5 KPI, które naprawdę mają sens
Aby sprawdzić, czy nowy proces działa, nie potrzeba ogromnego panelu.
W pierwszym miesiącu wystarczy pięć wskaźników:
- średni czas potrzebny na znalezienie ważnego dokumentu;
- liczba powtarzających się próśb o tę samą informację;
- błędy związane z nieaktualnymi wersjami;
- dokumenty od dostawców otrzymane po uzgodnionym terminie;
- czas potrzebny na odtworzenie zmiany lub decyzji.
Zmierz je przed zmianą procesu.
Następnie zmierz je ponownie po 30 lub 60 dniach.
Wtedy nie będziecie już ogólnie oceniać, czy „cyfryzacja działa”.
Będziecie mieć dane własnej firmy.
Bezpieczeństwo: większy porządek nie oznacza mniejszej odpowiedzialności
Lepsze zarządzanie dokumentacją może ułatwić znalezienie informacji, wersji i osób odpowiedzialnych.
Nie zastępuje jednak obowiązków w zakresie zdrowia i bezpieczeństwa.
Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej podsumowuje obowiązki pracodawcy, w tym ocenę ryzyka, szkolenia, instruktaż, środki ochrony indywidualnej i działania prewencyjne.
Technologia może pomóc uporządkować przepływ informacji.
Nie zastępuje ocen, kontroli, wyznaczonych specjalistów ani odpowiedzialności przewidzianej prawem.
Dokumenty i budżet: dlaczego te dwie kwestie są bardziej powiązane, niż się wydaje
Zmiana w dokumentacji może spowodować zmianę kosztów.
Zmiana specyfikacji może zmienić dostawę.
Zmiana ilości może zmienić zamówienie.
Zmiana etapu może wpłynąć na terminy i robociznę.
Dlatego dokumentacja i kontrola finansowa nie powinny funkcjonować w całkowicie odrębnych światach.
Aby ocenić ogólną sytuację sektora, do danych firmy można dodać wskaźniki kosztów budowy publikowane przez ISTAT.
Są to dane kontekstowe i oczywiście nie zastępują budżetu ani rozliczeń pojedynczego zlecenia.
Kiedy zarządzanie dokumentacją staje się Construction Operating System
Centralizacja dokumentów rozwiązuje tylko część problemu.
Budowa nie składa się jednak wyłącznie z dokumentów.
Są na niej ludzie.
Etapy.
Obecności.
Komunikacja.
Koszty.
Dostawcy.
Stąd bierze się koncepcja Construction Operating System: środowiska, w którym te informacje zaczynają dzielić ten sam kontekst.
Dokument należy do zlecenia.
Zlecenie składa się z etapów.
Etapy angażują ludzi.
Ludzie mają role.
Zmiana może mieć konsekwencje operacyjne i finansowe.
Wartość powstaje wtedy, gdy te informacje przestają funkcjonować jak wyspy.
Jak Edil-Up wpisuje się w ten proces
Edil-Up jest rozwijany właśnie zgodnie z tą logiką.
Celem jest stopniowe połączenie budów, etapów, współpracowników, dokumentów, ról i uprawnień, obecności, komunikacji oraz informacji finansowych w jednym środowisku operacyjnym.
Dla firm budowlanych korzyścią nie powinno być posiadanie kolejnej aplikacji.
Powinno być dokładnie odwrotnie:
mniej kroków potrzebnych do dotarcia do właściwej informacji.
Osoby analizujące różne modele mogą również sprawdzić alternatywy w zarządzaniu budową.
Szybki plan: uporządkowanie pracy w cztery tygodnie
Tydzień 1 — Zrób zdjęcie sytuacji.
Wybierz budowę i zmapuj, gdzie obecnie znajdują się najważniejsze dokumenty. Na razie niczego nie zmieniaj.
Tydzień 2 — Podejmij decyzję.
Ustal oficjalne źródło, nazewnictwo, odpowiedzialność oraz minimalne zasady dotyczące wersji i aktualizacji.
Tydzień 3 — Przetestuj.
Zastosuj metodę tylko na tej budowie i zaangażuj co najmniej jednego ważnego dostawcę lub podwykonawcę.
Tydzień 4 — Zmierz.
Porównaj czas wyszukiwania, błędy wersji, powtarzające się prośby i brakujące dokumenty ze stanem początkowym.
Jeśli proces działa, rozszerz go.
Jeśli nie działa, popraw go przed wdrożeniem na innych budowach.
Lista kontrolna przeciw rozproszeniu
- Dla najważniejszych dokumentów istnieje jedno oficjalne źródło.
- Każda istotna rewizja jest możliwa do zidentyfikowania.
- Każdy ważny przepływ ma osobę odpowiedzialną.
- Decyzje zmieniające terminy, koszty lub prace pozostawiają ślad.
- Zamówienia są powiązane z właściwym zleceniem.
- Dostawcy wiedzą, gdzie przekazywać dokumentację.
- Uprawnienia są zgodne z rolami.
- Osoby na budowie mogą szybko uzyskać potrzebne informacje.
- Decyzję można odtworzyć nawet wtedy, gdy osoba, która ją podjęła, jest niedostępna.
Podsumowanie: mniej czasu na szukanie, więcej czasu na budowanie
Zarządzania dokumentacją nie należy oceniać na podstawie liczby plików przesłanych do chmury.
Należy je oceniać na podstawie tego, jak szybko dana osoba może znaleźć właściwą informację i zrozumieć, co ma zrobić.
Który dokument jest obowiązujący?
Kto odpowiada?
Co zostało zatwierdzone?
Który dostawca jest zaangażowany?
Który etap ulega zmianie?
Jakie konsekwencje może mieć ta decyzja?
Gdy odpowiedzi na te pytania są dostępne bez konieczności każdorazowego odtwarzania przebiegu prac, zarządzanie dokumentacją przestaje być zadaniem administracyjnym i staje się częścią sposobu funkcjonowania budowy.
Rezultatem nie są po prostu lepiej uporządkowane dokumenty. Rezultatem jest lepsza praca osób, które muszą z nich korzystać.
Zespół Edil-Up