Na budowie dokument rzadko naprawdę znika. Znacznie częściej trafia w niewłaściwe miejsce.
Aktualny rysunek znajduje się w wiadomości e-mail od technika. Certyfikat dostawcy został wysłany przez WhatsApp. Protokół zapisano na komputerze w biurze. Kierownik budowy nadal ma na tablecie poprzednią wersję, a decyzja podjęta dwa dni wcześniej pozostała w rozmowie telefonicznej.
Dopóki wszystko przebiega bez niespodzianek, taki system może wydawać się wystarczający. Problem pojawia się, gdy trzeba szybko ustalić, która informacja jest aktualna, kto zatwierdził zmianę lub dlaczego określone prace wykonano w konkretny sposób.
Dlatego zarządzania dokumentami na budowie nie należy traktować jak zwykłego archiwizowania. To proces operacyjny obejmujący ludzi, odpowiedzialność, dostawców, etapy prac i decyzje.
Cel tego poradnika jest bardzo konkretny: stworzyć metodę, która ograniczy rozproszenie informacji, nie zamieniając budowy w biuro administracyjne.
Prawdziwy problem nie polega na tym, że dokumentów jest mało, lecz na tym, że znajdują się w zbyt wielu miejscach
Wiele firm zdigitalizowało już znaczną część swojej pracy.
Korzystają z chmury, poczty elektronicznej, oprogramowania administracyjnego, aplikacji do przesyłania wiadomości, smartfonów i tabletów.
Mimo to informacje nadal mogą być rozproszone.
Dzieje się tak, ponieważ digitalizacja dokumentu nie oznacza automatycznie jego uporządkowania.
Jeśli część plików znajduje się na Drive, część w wiadomościach e-mail, część w telefonie osoby odpowiedzialnej, a pozostałe w systemie zarządzania, problem rozproszenia pozostaje. Zmienił tylko format.
Pierwsze pytanie nie powinno więc brzmieć:
„Gdzie zapisujemy pliki?”
lecz:
„Gdzie powinna znajdować się oficjalna wersja informacji?”
Pierwszy decydujący krok: zmapowanie obiegu dokumentów
Przed zmianą oprogramowania warto zrozumieć, jak informacje są dziś przekazywane.
Wybierzcie aktywne zlecenie i dokumenty rzeczywiście wykorzystywane podczas pracy:
- rysunki i rewizje projektowe;
- protokoły i komunikaty operacyjne;
- POS i inna właściwa dokumentacja bezpieczeństwa;
- certyfikaty i karty materiałów;
- zamówienia i potwierdzenia dostaw;
- zmiany;
- raporty i zdjęcia z budowy.
Dla każdej kategorii spróbujcie odpowiedzieć na pięć pytań:
Kto tworzy dokument?
Kto go sprawdza?
Kto może go modyfikować?
Gdzie znajduje się oficjalna wersja?
Kogo należy poinformować o zmianie?
Jeśli w przypadku niektórych typów dokumentów odpowiedzi nie są jasne, właśnie wskazaliście miejsce, w którym powstaje część rozproszenia.
Aby lepiej poznać ten proces, możecie również zapoznać się z naszym praktycznym poradnikiem organizacji dokumentów na budowie.
Najważniejsza zasada: jedno oficjalne źródło
Nie oznacza to zakazu korzystania z WhatsApp.
Nie oznacza to zaprzestania wysyłania e-maili.
Nie oznacza też, że wszyscy muszą codziennie używać tego samego narzędzia do każdego zadania.
Oznacza natomiast, że wiadomo, gdzie znajduje się oficjalna informacja.
Rysunek można szybko wysłać na czacie, ale aktualna rewizja powinna mieć rozpoznawalne miejsce odniesienia.
Zdjęcie można wysłać technikowi, ale jeśli dokumentuje zmianę, powinno pozostać również powiązane ze zleceniem.
Zamówienie można uzgodnić telefonicznie, ale później musi być możliwe odtworzenie informacji o dostawcy, kwocie, osobie odpowiedzialnej i budowie.
Szybkie kanały mogą nadal istnieć. Problem zaczyna się wtedy, gdy stają się również oficjalnym archiwum.
Nazewnictwo i wersje: prosta zasada, która eliminuje poważne wątpliwości
Jednym z najprostszych sygnałów nieuporządkowanej dokumentacji są pliki takie jak:
definitivo.pdf
definitivo2.pdf
definitivo_nuovo_CORRETTO.pdf
Zdarza się to wszędzie, ale na budowie może stać się realnym problemem.
Prosta konwencja może obejmować:
kod zlecenia + typ dokumentu + data lub rewizja.
Nie trzeba tworzyć niezrozumiałych nazw. Zasada musi być na tyle prosta, aby można ją było stosować również wtedy, gdy ludzie pracują pod presją.
To samo dotyczy rewizji: musi być od razu jasne, która wersja jest aktualna, a które są przechowywane wyłącznie jako historia.
Odpowiedzialność: każdy ważny etap musi mieć właściciela
Dokument może angażować wiele osób, ale proces nadal musi mieć osobę odpowiedzialną.
Ktoś musi wiedzieć, że dane zadanie powinno posuwać się naprzód.
Na przykład:
- kto rejestruje zmianę;
- kto aktualizuje dotyczący jej dokument;
- kto zatwierdza zamówienie;
- kto sprawdza dokumentację dostawcy;
- kto zamyka niezgodność;
- kto powinien poinformować zespół.
Sformalizowanie tych ról nie oznacza tworzenia dodatkowej biurokracji.
Oznacza wyeliminowanie jednego z najbardziej kosztownych zdań w każdej organizacji:
„Myślałem, że zajmuje się tym ktoś inny”.
Temat ten jest ściśle związany z zarządzaniem dokumentami, odpowiedzialnością i etapami operacyjnymi na budowie.
Praktyczny przypadek: niezgodność zgłoszona e-mailem
Wyobraźmy sobie, że podczas wizji lokalnej wykryto problem z wykonanymi pracami.
Kierownik robót wysyła e-mail ze zdjęciami i instrukcjami.
Wiadomość trafia do biura, ale kierownika zespołu nie ma wśród odbiorców. Ktoś do niego dzwoni i wyjaśnia, co należy poprawić.
Zespół podejmuje działania.
Problem wydaje się rozwiązany.
Trzy tygodnie później trzeba jednak odtworzyć, kiedy wykonano korektę, kto ją sprawdził i jakie dowody zgromadzono.
Właśnie tutaj rozproszony obieg pokazuje swój koszt.
W uporządkowanym procesie zgłoszenie można powiązać ze zleceniem, przypisać osobie odpowiedzialnej, uzupełnić zdjęciami, a następnie zamknąć po weryfikacji.
Nie zawsze potrzebna jest skomplikowana procedura.
Ważne, aby problem, osoba odpowiedzialna, dowód i zamknięcie pozostały ze sobą powiązane.
Dostawcy: miejsce, w którym dokumentacja często wymyka się spod kontroli firmy
Zarządzanie staje się jeszcze bardziej delikatne, gdy pojawiają się podmioty zewnętrzne.
Dostawca korzysta z własnych narzędzi, procesów i organizacji.
Część tworzonej przez niego dokumentacji może jednak mieć kluczowe znaczenie dla Waszej budowy.
Certyfikaty.
Karty techniczne.
Potwierdzenia zamówień.
Terminy dostaw.
Dokumenty związane z dostawą.
Rozwiązaniem nie musi być zmuszanie każdego dostawcy do korzystania z całego systemu firmy.
Wystarczy określić konkretny punkt wymiany:
co ma zostać dostarczone, gdzie, przez kogo i do kiedy.
Cztery bardzo proste informacje mogą wyeliminować dziesiątki kolejnych zapytań.
Uprawnienia: współpraca nie oznacza pokazywania wszystkiego wszystkim
Im więcej podmiotów uczestniczy w realizacji zlecenia, tym ważniejsze staje się zarządzanie dostępem.
Dostawca powinien widzieć to, co jest potrzebne do realizacji dostawy.
Podwykonawca — to, co jest potrzebne do wykonania jego prac.
Kierownik budowy powinien mieć dostęp do informacji operacyjnych.
Technik i kierownictwo mogą mieć szerszy wgląd.
Udostępnianie i kontrola nie są pojęciami przeciwstawnymi.
Dobry system zwiększa dostęp do potrzebnych informacji, a jednocześnie ogranicza dostęp do tych, które nie są potrzebne.
Digitalizacja wszystkiego od razu to jeden z najgorszych błędów
Gdy firma postanawia uporządkować pracę, pojawia się pokusa natychmiastowego przeniesienia wszystkiego do internetu.
Tysiące dokumentów.
Wszystkie foldery.
Wszystkie budowy.
Wszyscy ludzie.
Nie zawsze jest to najlepszy wybór.
Jeśli początkowa struktura jest nieuporządkowana, masowy import stworzy równie chaotyczne archiwum cyfrowe.
Skuteczniej jest zacząć od jednego zlecenia i kilku kategorii rzeczywiście wykorzystywanych każdego dnia.
Gdy metoda działa, można ją rozszerzać.
Najpierw uporządkujcie proces. Dopiero potem skalujcie technologię.
Co naprawdę powinno robić oprogramowanie do zarządzania budową
Przy ocenie narzędzia łatwo kierować się liczbą funkcji.
Znacznie bardziej pomocne jest jednak pytanie:
„Które etapy naszej codziennej pracy eliminuje?”
Dobry system powinien ułatwiać:
- odnalezienie dokumentu;
- rozpoznanie aktualnej wersji;
- ustalenie osoby odpowiedzialnej;
- powiązanie pliku ze zleceniem;
- zarządzanie rolami i uprawnieniami;
- przekazanie informacji o zmianie;
- odtworzenie przebiegu wydarzeń.
Osoby porównujące narzędzia mogą również zapoznać się z naszym przeglądem oprogramowania do zarządzania budową.
Codzienna rutyna, która utrzymuje system przy życiu
Prawdziwym problemem wielu systemów dokumentowych jest to, że po kilku tygodniach nikt nie aktualizuje ich już regularnie.
Aby temu zapobiec, potrzebne są niewielkie rutyny.
Kierownik budowy nie powinien poświęcać dokumentacji godziny dziennie.
Może jednak szybko sprawdzić:
- ewentualne nowe dokumenty;
- otwarte zmiany;
- zgłoszenia, które nadal wymagają zamknięcia;
- najważniejsze zadania danego dnia;
- dokumentację oczekiwaną od dostawców lub podwykonawców.
Kilka minut każdego dnia może zapobiec wielu godzinom odtwarzania informacji po kilku tygodniach.
Pomiar poprawy: 5 KPI, które naprawdę mają sens
Aby sprawdzić, czy nowy proces działa, nie potrzeba ogromnego panelu informacyjnego.
W pierwszym miesiącu wystarczy pięć wskaźników:
- średni czas potrzebny na znalezienie ważnego dokumentu;
- liczba powtarzających się próśb o tę samą informację;
- błędy związane z nieaktualnymi wersjami;
- dokumenty od dostawców otrzymane po uzgodnionym terminie;
- czas potrzebny na odtworzenie zmiany lub decyzji.
Zmierzcie je przed zmianą procesu.
Następnie zmierzcie je ponownie po 30 lub 60 dniach.
Wtedy nie będziecie już ogólnie oceniać, czy „cyfryzacja działa”.
Będziecie mieć dane własnej firmy.
Bezpieczeństwo: większy porządek nie oznacza mniejszej odpowiedzialności
Lepsze zarządzanie dokumentacją może ułatwić znajdowanie informacji, wersji i osób odpowiedzialnych.
Nie zastępuje jednak obowiązków dotyczących zdrowia i bezpieczeństwa.
Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej podsumowuje obowiązki pracodawcy, w tym ocenę ryzyka, szkolenia, instruktaż, środki ochrony indywidualnej i działania prewencyjne.
Technologia może pomóc uporządkować obieg informacji.
Nie zastępuje ocen, kontroli, wyznaczonych specjalistów ani odpowiedzialności przewidzianej prawem.
Dokumenty i budżet: dlaczego te dwie kwestie są bardziej powiązane, niż się wydaje
Zmiana w dokumentacji może spowodować zmianę ekonomiczną.
Zmiana specyfikacji może zmienić dostawę.
Zmiana ilości może zmienić zamówienie.
Zmiana etapu może wpłynąć na terminy i nakład pracy.
Dlatego dokumentacja i kontrola kosztów nie powinny funkcjonować w całkowicie odrębnych światach.
Aby śledzić ogólną sytuację w sektorze, można zestawić dane firmy z indeksami kosztów budowy publikowanymi przez ISTAT.
Są to wskaźniki kontekstowe i oczywiście nie zastępują budżetu ani rozliczeń konkretnego zlecenia.
Kiedy zarządzanie dokumentacją staje się Construction Operating System
Centralizacja dokumentów rozwiązuje część problemu.
Budowa nie składa się jednak wyłącznie z dokumentów.
Są na niej ludzie.
Etapy.
Obecność.
Komunikacja.
Koszty.
Dostawcy.
Stąd bierze się koncepcja Construction Operating System: środowiska, w którym te informacje zaczynają korzystać z tego samego kontekstu.
Dokument należy do zlecenia.
Zlecenie obejmuje etapy.
Etapy angażują ludzi.
Ludzie mają role.
Zmiana może mieć konsekwencje operacyjne i ekonomiczne.
Wartość powstaje wtedy, gdy te informacje przestają funkcjonować jak wyspy.
Jak Edil-Up wpisuje się w ten proces
Edil-Up jest rozwijany właśnie zgodnie z tą logiką.
Celem jest stopniowe połączenie budów, etapów, współpracowników, dokumentów, ról i uprawnień, obecności, komunikacji oraz informacji ekonomicznych w jednym środowisku operacyjnym.
Dla firm budowlanych korzyścią nie powinno być posiadanie kolejnej aplikacji.
Powinno być dokładnie odwrotnie:
mniej kroków potrzebnych do dotarcia do właściwej informacji.
Osoby rozważające różne modele mogą również zapoznać się z alternatywami dla zarządzania budową.
Szybki plan: uporządkowanie pracy w cztery tygodnie
Tydzień 1 — Zobrazować.
Wybierzcie budowę i zmapujcie, gdzie obecnie znajdują się główne dokumenty. Na razie niczego nie zmieniajcie.
Tydzień 2 — Zdecydować.
Ustalcie oficjalne źródło, nazewnictwo, odpowiedzialność oraz minimalne zasady dotyczące wersji i aktualizacji.
Tydzień 3 — Przetestować.
Zastosujcie metodę tylko na tej budowie i zaangażujcie co najmniej jednego ważnego dostawcę lub podwykonawcę.
Tydzień 4 — Zmierzyć.
Porównajcie czas wyszukiwania, błędy wersji, powtarzające się zapytania i brakujące dokumenty ze stanem początkowym.
Jeśli proces działa, rozszerzcie go.
Jeśli nie działa, poprawcie go przed wdrożeniem na innych budowach.
Lista kontrolna przeciw rozproszeniu
- Dla głównych dokumentów istnieje jedno oficjalne źródło.
- Każdą istotną rewizję można zidentyfikować.
- Każdy ważny obieg ma osobę odpowiedzialną.
- Decyzje zmieniające terminy, koszty lub prace pozostawiają ślad.
- Zamówienia są powiązane z właściwym zleceniem.
- Dostawcy wiedzą, gdzie dostarczać dokumentację.
- Uprawnienia są zgodne z rolami.
- Osoby na budowie mogą szybko uzyskać potrzebne informacje.
- Decyzję można odtworzyć nawet wtedy, gdy osoba, która ją podjęła, jest niedostępna.
Podsumowanie: mniej czasu na szukanie, więcej czasu na budowanie
Zarządzania dokumentacją nie należy oceniać na podstawie liczby plików przesłanych do chmury.
Należy je oceniać na podstawie tego, jak szybko człowiek może znaleźć właściwą informację i zrozumieć, co ma zrobić.
Który dokument jest aktualny?
Kto odpowiada?
Co zostało zatwierdzone?
Który dostawca jest zaangażowany?
Który etap ulega zmianie?
Jakie konsekwencje może mieć ta decyzja?
Gdy odpowiedzi na te pytania są dostępne bez konieczności każdorazowego odtwarzania przebiegu prac, zarządzanie dokumentacją przestaje być zadaniem administracyjnym i staje się częścią sposobu funkcjonowania budowy.
Rezultatem nie są po prostu bardziej uporządkowane dokumenty. To lepsza praca osób, które muszą z nich korzystać.
Zespół Edil-Up
