Kiedy mówimy o przepisach budowlanych, pierwsze skojarzenia to niemal zawsze obowiązki, dokumenty i możliwe kary. Dla firmy istnieje jednak jeszcze jeden, znacznie mniej widoczny koszt: czas potrzebny na dostosowanie codziennej pracy za każdym razem, gdy zmienia się procedura, wymagane jest uzupełnienie dokumentacji albo trzeba szybko udowodnić, że określony obowiązek został wykonany.
Nowa wersja dokumentu, formalizacja zmiany, aktualizacja szkolenia lub informacja, która musi dotrzeć do kilku ekip, mogą wydawać się stosunkowo małymi zadaniami. Problem pojawia się wtedy, gdy każdy etap wymaga telefonów, spotkań, ponownego drukowania, przeszukiwania różnych folderów oraz angażowania osób, które przerywają własną pracę, aby odtworzyć przebieg zdarzeń.
W przypadku wielu firm budowlanych właśnie tutaj kryje się część utraconej marży. Nie zawsze w samym przepisie, lecz w sposobie, w jaki firma potrafi — lub nie potrafi — przełożyć go na uporządkowany proces operacyjny.
Przyjrzyjmy się więc 7 ukrytym kosztom, które mogą pojawić się w codziennym zarządzaniu, a przede wszystkim temu, co MŚP może konkretnie zrobić, aby je odzyskać.
Ukryty koszt nr 1 — Nieproduktywne godziny na aktualizowanie i odtwarzanie dokumentów
To pierwszy, a zarazem najłatwiejszy do zlekceważenia koszt.
Dokument trzeba zaktualizować. Ktoś musi znaleźć poprzednią wersję, sprawdzić zmiany, zaangażować zainteresowane osoby, zastąpić ewentualne nieaktualne kopie i upewnić się, że pracownicy na budowie otrzymali właściwą informację.
Żadna z tych czynności osobno nie wydaje się szczególnie kosztowna. Wystarczy jednak pomnożyć pół godziny lub godzinę przez kierownika kontraktu, kierownika budowy, dział techniczny, administrację i podwykonawców, aby zrozumieć, jak szybko koszt może wzrosnąć.
Problem narasta, gdy nie ma jednego oficjalnego źródła. Ta sama informacja jest wyszukiwana w poczcie elektronicznej, na komputerze w biurze, we wspólnym folderze albo w telefonie osoby, która ją otrzymała.
Pierwsza korekta jest prosta: dla każdej budowy musi być natychmiast jasne, gdzie znajduje się oficjalna wersja dokumentów operacyjnych.
Ukryty koszt nr 2 — Niewłaściwe wersje powodujące błędy i poprawki
Posiadanie dokumentu nie oznacza, że jest to dokument właściwy.
Dział techniczny aktualizuje rysunek, ale poprzednia kopia pozostaje w telefonie brygadzisty. Nowa instrukcja przychodzi e-mailem, podczas gdy dostawca nadal korzysta z załącznika otrzymanego kilka dni wcześniej.
Gdy tak się dzieje, koszt nie jest już wyłącznie administracyjny.
Może oznaczać materiały zamówione na podstawie nieaktualnych informacji, roboty wymagające poprawy, ekipę tracącą godziny albo cały etap, który trzeba przeplanować.
Dlatego kontrola wersji nie jest formalnością. To konkretny sposób kontroli kosztów.
Skuteczna zasada polega na utrzymywaniu jednej oficjalnej wersji, czytelnej historii zmian i jasno określonej odpowiedzialności za aktualizowanie dokumentu.
Ukryty koszt nr 3 — Angażowanie wielu osób w rozwiązanie problemu dotyczącego jednej osoby
Problem z dokumentacją lub przepisami rzadko dotyczy wyłącznie osoby, która musi go skorygować.
Wyobraźmy sobie, że dane roboty wymagają aktualizacji procedur lub dokumentacji bezpieczeństwa. Osoba odpowiedzialna musi sprawdzić sytuację, technik musi zmienić dokument, kierownik budowy musi otrzymać nowe wskazówki, a zainteresowane osoby trzeba poinformować.
Jeśli informacja nie jest uporządkowana, problem się rozszerza: spotkania trwają dłużej, pojawia się więcej telefonów, angażuje się więcej osób, a prace zostają wstrzymane, choć nie byłoby to konieczne.
To efekt mnożnikowy nieproduktywnych godzin.
Można go zmierzyć bardzo prostym obliczeniem:
Liczba przepracowanych godzin × liczba zaangażowanych osób × rzeczywisty koszt godziny.
Wynik nie musi być dokładny co do grosza. Trzeba uświadomić sobie, że dwugodzinne spotkanie z udziałem pięciu osób nie kosztuje „dwóch godzin”. To dziesięć łącznych godzin pracy.
Ukryty koszt nr 4 — Zarządzanie bezpieczeństwem w trybie awaryjnym zamiast procesowym
Bezpieczeństwo nie jest obszarem, w którym należy ograniczać działania, aby oszczędzać czas. Obowiązki wynikające z przepisów pozostają konkretną odpowiedzialnością firmy i zaangażowanych osób.
Centralnym odniesieniem prawnym w zakresie ochrony zdrowia i bezpieczeństwa w miejscu pracy jest D.Lgs. 81/2008 dostępny w serwisie Normattiva.
Ministero del Lavoro podsumowuje również obowiązki pracodawcy, w tym ocenę ryzyka, informowanie, szkolenia, DPI oraz aktualizowanie środków zapobiegawczych.
Ukryty koszt pojawia się wtedy, gdy te działania są realizowane wyłącznie w sytuacjach awaryjnych.
Nieodnaleziony dokument, aktualizacja, która nie dociera do zainteresowanych osób, lub szkolenie trudne do odtworzenia zmuszają organizację do przerywania innych zadań, aby ponownie zebrać informacje.
Zasoby INAIL poświęcone prewencji i bezpieczeństwu mogą być również wykorzystywane jako źródło techniczne do pogłębiania wiedzy o ryzykach, narzędziach i środkach zapobiegawczych.
Cyfryzacja nie zmniejsza obowiązków. Może jednak ograniczyć czas tracony na wyszukiwanie, przekazywanie i odtwarzanie informacji potrzebnych do ich realizacji.
Ukryty koszt nr 5 — Zbyt późne zarządzanie zmianami i waloryzacją cen
Kolejny delikatny obszar dotyczy zmian, kosztów i umów.
Gdy zmiana ekonomiczna zostaje sformalizowana zbyt późno, problem nie dotyczy wyłącznie jej wartości. Może przerodzić się w problem z przepływem gotówki.
Firma ponosi koszt, dokument pojawia się później, zatwierdzenie zostaje odłożone, a w międzyczasie nadal trzeba finansować roboty, personel i dostawców.
W przypadku zamówień publicznych kluczowe jest odwoływanie się do obowiązujących przepisów. D.Lgs. 36/2023 – Codice dei contratti pubblici reguluje między innymi klauzule waloryzacji cen.
Aby zrozumieć ogólny kierunek zmian kosztów, można sprawdzić wskaźniki kosztów budowy publikowane przez ISTAT.
Wskaźniki są zewnętrznym punktem odniesienia i oczywiście nie zastępują kosztorysów, zamówień, SAL ani rozliczeń końcowych konkretnego kontraktu.
Korzyść operacyjna pojawia się wtedy, gdy zmiana, dokument, powiązany etap i wpływ finansowy pozostają ze sobą połączone, zamiast funkcjonować w czterech różnych archiwach.
Ukryty koszt nr 6 — Ważne komunikaty, które nie pozostawiają śladu
Telefon i komunikatory są na budowie niezbędnymi narzędziami. Problemem nie jest samo ich używanie.
Problem pojawia się wtedy, gdy decyzja zmieniająca terminy, koszty, bezpieczeństwo lub sposób wykonania robót pozostaje wyłącznie w rozmowie.
Po kilku tygodniach ktoś będzie musiał odtworzyć:
- kto przekazał wskazówkę;
- kiedy ją przekazano;
- kto ją otrzymał;
- który dokument zaktualizowano;
- jaki wpływ miała na kontrakt.
Właśnie wtedy trzyminutowa rozmowa telefoniczna może zamienić się w wiele godzin pracy administracyjnej.
Rozwiązaniem nie jest eliminowanie szybkiej komunikacji. Należy ustalić, które decyzje muszą później zostać zarejestrowane w oficjalnym systemie kontraktu.
Ukryty koszt nr 7 — Brak wiedzy o tym, ile czasu naprawdę się traci
To prawdopodobnie najbardziej niebezpieczny koszt, ponieważ czyni niewidocznymi wszystkie pozostałe.
Jeśli firma nie mierzy czasu poświęcanego na poprawianie dokumentów, odtwarzanie informacji, udział w nadzwyczajnych spotkaniach i rozwiązywanie problemów wynikających z niewłaściwych wersji, każdy przypadek jest postrzegany jako odosobniony.
W rzeczywistości może to być proces powtarzający się co tydzień.
Przez 30 dni wystarczy rejestrować cztery dane:
- godziny poświęcone na nadzwyczajne wersje lub poprawki dokumentów;
- godziny przeznaczone na nieplanowane spotkania i wyjaśnienia;
- poprawki wynikające z nieaktualnych informacji;
- dni opóźnień administracyjnych związanych z brakującymi lub niekompletnymi dokumentami.
Po miesiącu będziecie mieć punkt odniesienia.
A punkt odniesienia pozwala wreszcie zrozumieć, czy nowy proces odzyskuje marżę, czy tylko przenosi pracę z jednego zadania do drugiego.
Prawdziwy problem to nie przepisy, lecz koszt złego dostosowania
Warto dokonać rozróżnienia.
Przepisy, obowiązki związane z bezpieczeństwem i procedury nie są „nieefektywnością”, którą należy wyeliminować. Stanowią część odpowiedzialności firmy.
Usprawnić można wszystko, co dzieje się wokół realizacji obowiązku.
Trzykrotne szukanie tego samego dokumentu nie zwiększa bezpieczeństwa.
Drukowanie pięciu kopii wersji, która jutro może się zmienić, nie zwiększa zgodności.
Dzwonienie do czterech osób, aby ustalić, który dokument jest ważny, nie poprawia kontroli.
Na tym polega różnica między kosztem realizacji obowiązku a kosztem dezorganizacji.
Prosty wzór na przeliczenie problemu na euro
Aby zacząć wyceniać problem, nie potrzeba skomplikowanego modelu finansowego.
Możecie zastosować następujący wzór:
(Nadzwyczajne godziny zarządzania × rzeczywisty koszt godziny zaangażowanych osób) + ponowne wydruki + delegacje + ewentualne poprawki + koszty finansowe opóźnień.
Wynik nie musi przedstawiać idealnego kosztu, ale będzie znacznie bardziej użyteczny niż ogólne odczucie.
Co najważniejsze, pozwoli porównać sytuację przed wprowadzeniem nowego procesu i po nim.
Trzy skuteczne działania, które można podjąć już jutro rano
1. Sprawdźcie oficjalną wersję pięciu najważniejszych dokumentów na budowie.
Zapytajcie jednocześnie dział techniczny i kierownika budowy, gdzie się znajdują. Jeśli wskażą różne miejsca, właśnie zidentyfikowaliście problem.
2. Ustalcie zasadę wprowadzania zmian.
Każda ważna aktualizacja powinna zawierać co najmniej datę, osobę odpowiedzialną, dokument lub powiązaną czynność oraz osoby, które należy poinformować.
3. Zacznijcie mierzyć utracone godziny.
Przez miesiąc zapisujcie czas przeznaczony na wyszukiwanie, poprawki i nadzwyczajne spotkania spowodowane brakującymi lub nieaktualnymi informacjami.
To trzy proste działania, ale pozwalają przejść od stwierdzenia „mamy za dużo biurokracji” do konkretnego problemu, który można analizować i poprawiać.
Szkolenie: etap, który wiele firm lekceważy
Aktualizacja procedur lub odpowiedzialności nie powinna kończyć się na wysłaniu pliku PDF.
Ludzie muszą zrozumieć, co zmienia się w ich pracy.
Nie oznacza to koniecznie organizowania wielogodzinnych zajęć. Przy niektórych zmianach znacznie bardziej przydatne może być krótkie spotkanie z bezpośrednio zaangażowanymi osobami, konkretne przykłady i końcowe sprawdzenie zrozumienia.
Skuteczne szkolenie powinno przede wszystkim odpowiadać na trzy pytania:
- co się zmienia?
- co mam robić inaczej?
- gdzie od dziś znajdę prawidłową informację?
Jeśli odpowiedzi pozostają niejasne, procedura nadal będzie różnie interpretowana przez poszczególne ekipy.
Gdzie Construction Operating System może ograniczyć tarcia
Kiedy dokumenty, osoby, etapy, obecności i komunikacja funkcjonują w oddzielnych narzędziach, każda zmiana wymaga większej liczby kroków.
Z tego problemu powstała koncepcja Construction Operating System.
To nie tylko cyfrowe archiwum, lecz środowisko, w którym informacje można powiązać z kontekstem operacyjnym.
Wersja należy do dokumentu.
Dokument należy do kontraktu.
Kontrakt obejmuje etapy i osoby.
Osoby mają role i uprawnienia.
Gdy te elementy są połączone, przekazanie aktualizacji wymaga mniej ręcznego odtwarzania informacji.
Jak Edil-Up wpisuje się w ten proces
Edil-Up jest rozwijany właśnie zgodnie z tą logiką: tworzyć środowisko operacyjne, w którym budowy, etapy, współpracownicy, role i uprawnienia, dokumenty, obecności, budżety oraz komunikacja mogą stopniowo działać w jednym kontekście.
Celem nie jest przekształcenie Edil-Up w doradcę ds. przepisów ani zastąpienie specjalistów, koordynatorów czy osób odpowiedzialnych za bezpieczeństwo.
Cel jest bardziej operacyjny: uprościć zarządzanie informacjami generowanymi przez te procesy.
Jeśli dokument zostanie zaktualizowany, łatwiej będzie zidentyfikować jego właściwą wersję. Jeśli ktoś ma otrzymać komunikat, kontekst powinien być już dostępny. Jeśli osoba odpowiedzialna musi sprawdzić kontrakt, nie powinna odtwarzać go za pomocą pięciu różnych narzędzi.
Więcej o tej wizji można dowiedzieć się, poznając projekt Edil-Up.
Konkretny 90-dniowy plan odzyskania efektywności
Dni 1–30: pomiar.
Zmapujcie najważniejsze dokumenty, ustalcie, gdzie są przechowywane, i rejestrujcie godziny poświęcone na wersje, wyszukiwanie, wyjaśnienia oraz zadania nadzwyczajne.
Dni 31–60: upraszczanie.
W miarę możliwości usuńcie równoległe archiwa, określcie odpowiedzialność, ustanówcie oficjalny system dokumentów i zmian oraz przeszkolcie ludzi z nowych etapów.
Dni 61–90: cyfryzacja tego, co działa.
Dopiero wtedy rozszerzcie proces o automatyzacje, powiadomienia i narzędzia cyfrowe. Oprogramowanie powinno utrwalać skuteczniejszą metodę, a nie cyfryzować wcześniejszy chaos.
Po upływie 90 dni porównajcie te same wskaźniki co na początku.
Czas wyszukiwania dokumentów.
Nadzwyczajne godziny koordynacji.
Błędy wersji.
Poprawki.
Opóźnienia administracyjne.
To właśnie tutaj mierzy się rzeczywisty odzysk.
Lista kontrolna przeciw ukrytym kosztom
- Jedna oficjalna wersja każdego krytycznego dokumentu.
- Możliwa do zidentyfikowania data i osoba odpowiedzialna za każdą wersję.
- Określone role i uprawnienia dla osób przeglądających, zmieniających i zatwierdzających.
- Istotna komunikacja zarejestrowana w kontekście kontraktu.
- Pomiar nadzwyczajnych godzin zarządzania przez co najmniej 30 dni.
- Zmiany i wpływ finansowy powiązane z projektem.
- Szkolenie powiązane z rzeczywiście objętymi działaniami.
- Okresowa kontrola oficjalnych źródeł przepisów.
Wiarygodne źródła, które warto dodać do zakładek
W kwestiach przepisów budowlanych, bezpieczeństwa i kosztów najlepiej zawsze zaczynać od źródeł oficjalnych:
- Normattiva – D.Lgs. 81/2008, zdrowie i bezpieczeństwo w pracy;
- Ministero del Lavoro – obowiązki pracodawcy;
- INAIL – prewencja i bezpieczeństwo pracy;
- Normattiva – D.Lgs. 36/2023, Codice dei contratti pubblici;
- ISTAT – wskaźniki kosztów budowy.
Odniesienia te oczywiście nie zastępują analizy techników, konsultantów ani specjalistów wyznaczonych do konkretnej sytuacji, ale pozwalają rozpocząć pracę od źródeł instytucjonalnych, a nie od niezweryfikowanych interpretacji.
Podsumowanie: marżę można odzyskać także przez eliminację zbędnej pracy
Firma nie może wyeliminować obowiązków wynikających z przepisów.
Może jednak wyeliminować znaczną część zbędnej pracy, która często powstaje wokół tych obowiązków.
Mniej zduplikowanych dokumentów.
Mniej czasu traconego na ustalanie, która wersja jest ważna.
Mniej spotkań zwoływanych wyłącznie po to, aby odtworzyć informacje.
Mniej zmian ekonomicznych pozostawionych bez powiązania z postępem prac.
Mniej ważnych decyzji rozproszonych między telefonami i czatami.
Właśnie tutaj cyfryzacja zaczyna realnie wpływać na marżowość.
Przepisy są wymogiem. Efektywność, z jaką firma potrafi nimi zarządzać, może stać się przewagą konkurencyjną.
Aby porównać narzędzia i podejścia, można również zajrzeć do przewodnika po oprogramowaniu do zarządzania budową oraz do zestawienia alternatyw dla zarządzania budową.
Zespół Edil-Up