O dia de trabalho em obra começa ainda muitas vezes com uma folha A4 na mão: o plano de trabalhos, um desenho atualizado, uma lista de materiais ou uma comunicação vinda do escritório. Depois, essa folha passa do técnico para o encarregado de obra, acaba na carrinha, é reimpressa após uma alteração e, alguns dias mais tarde, alguém tem de perceber se essa cópia ainda é válida.
É uma das razões pelas quais a digitalização da construção não deve ser vista simplesmente como a passagem do papel para o PDF. O verdadeiro objetivo é reduzir etapas desnecessárias: menos impressões, menos deslocações para entregar documentos, menos versões duplicadas e maior facilidade em fazer chegar a informação correta à pessoa que dela necessita. Para uma PME, a vantagem pode ser simultaneamente operacional, económica e ambiental.
O problema oculto: papel, versões erradas e deslocações que ninguém mede
Pensemos numa PME que gere várias obras em simultâneo. Cada documento aprovado é impresso para o escritório, entregue ao encarregado de obra e talvez também guardado numa pasta no local. Quando muda uma medida, uma especificação técnica ou uma alteração ao projeto, o circuito recomeça: novo e-mail, nova impressão, nova comunicação e, em alguns casos, uma pessoa que tem de transportar fisicamente a documentação atualizada.
O custo não é apenas o do papel e do toner. É preciso considerar o tempo das pessoas, as deslocações, o combustível, os telefonemas necessários para confirmar qual é a versão válida e, sobretudo, o risco de alguém continuar a trabalhar com informação desatualizada.
São atividades que raramente aparecem no balanço sob uma rubrica chamada “ineficiência documental”, mas que, repetidas durante meses e em várias obras, podem tornar-se uma parte significativa do trabalho administrativo e operacional.
A mudança decisiva: porque o digital e o sustentável estão a tornar-se o mesmo caminho
A transformação não diz respeito apenas às empresas individualmente. A Construction Transition Pathway da Comissão Europeia identifica precisamente a transição verde e digital como duas das linhas fundamentais para construir um ecossistema europeu da construção mais competitivo e resiliente.
Também no domínio da sustentabilidade existem referências cada vez mais estruturadas. Level(s), o quadro europeu para edifícios sustentáveis, promove uma abordagem baseada no ciclo de vida e na medição de aspetos como carbono, materiais, água, custos e valor do edifício.
Para uma PME, isto não significa transformar subitamente cada obra num projeto ESG complexo. Significa começar a recolher melhores dados e reduzir ineficiências muito concretas: impressões desnecessárias, deslocações evitáveis, duplicações e retrabalho.
A escolha eficaz: não mais uma aplicação, mas um ambiente operacional
Um dos erros mais frequentes na digitalização é adicionar uma nova ferramenta a todas as que já existem. Uma aplicação para os documentos, outra para as presenças, WhatsApp para as comunicações, Excel para o orçamento e ainda outro software para gerir as tarefas.
O risco é evidente: reduz-se o papel, mas aumenta a fragmentação digital.
É aqui que entra o conceito de Construction Operating System: um ambiente no qual obras, pessoas, fases, documentos, presenças e comunicações podem partilhar o mesmo contexto operacional.
A gestão estruturada da informação é também um tema reconhecido nas normas internacionais. A ISO 19650-1 aborda precisamente princípios como a organização, a troca, o registo e o versionamento da informação ao longo do ciclo de vida dos ativos construídos.
Método prático: começar com três mudanças, não com trinta funções
Uma PME não precisa de revolucionar tudo no primeiro dia. Pode começar por três mudanças muito simples.
Primeiro: colocar os documentos realmente utilizados no terreno num ambiente partilhado por obra, eliminando progressivamente as cópias desnecessárias.
Segundo: definir funções e permissões. O encarregado de obra deve poder ver o que é necessário no terreno, o gabinete técnico deve poder atualizar a documentação e os fornecedores ou subempreiteiros devem aceder apenas à informação necessária para o seu trabalho.
Terceiro: ligar as comunicações importantes ao contexto em que surgem. Uma alteração ao projeto não deve ficar apenas num chat: deve poder ser associada à obra, à fase e ao documento em causa.
A tecnologia vem depois. Primeiro vem o processo.
Exemplo concreto: a folha diária que deixa de viajar
Tomemos a lista diária de tarefas. Na gestão tradicional, é preparada no escritório, impressa e entregue ao responsável. Se durante o dia mudar uma prioridade, é feito um telefonema, enviada uma mensagem ou criada uma nova versão do documento.
Com um fluxo digital, a mesma lista pode ser atualizada no projeto e consultada diretamente a partir do tablet ou do smartphone. O encarregado de obra vê a revisão, regista o progresso e pode anexar fotografias ou notas sem gerar uma nova cadeia de documentos.
A diferença parece pequena, mas o princípio é importante: a informação já não precisa de ser transportada fisicamente até ao local de trabalho. Deve estar disponível onde o trabalho acontece.
Benefício imediato: menos deslocações evitáveis
Uma parte das deslocações entre a sede e a obra é, naturalmente, indispensável. Visitas, coordenação, verificações e atividades técnicas exigem presença física.
Outras deslocações, pelo contrário, existem apenas porque é necessário levantar um documento, verificar uma assinatura ou porque uma informação não está disponível no terreno.
Reduzir estas viagens não significa apenas recuperar tempo. Tem também um significado ambiental. Segundo a European Environment Agency, o transporte rodoviário representava em 2023 cerca de 73% das emissões de gases com efeito de estufa do setor dos transportes na UE. Para uma única empresa, o contributo será naturalmente muito menor, mas medir os quilómetros operacionais evitados permite transformar uma melhoria organizacional num dado concreto.
Sustentabilidade concreta: medir antes de comunicar
Dizer “somos mais sustentáveis” vale pouco se não existir qualquer dado.
Uma PME pode, pelo contrário, começar com indicadores extremamente simples: número de impressões mensais, consumo de papel, quilómetros percorridos exclusivamente por processos e documentos, número de reimpressões causadas por revisões e quantidade de documentação distribuída digitalmente.
Ao fim de três ou seis meses, será possível comparar a nova situação com a baseline inicial. Só nesse momento a redução poderá fazer parte de um relatório ambiental ou de uma comunicação dirigida a clientes e donos de obra.
Esta abordagem é muito mais credível do que uma promessa genérica, porque transforma a sustentabilidade de um slogan num processo mensurável.
Os erros dispendiosos a evitar durante a digitalização
O primeiro erro é digitalizar exatamente aquilo que antes era feito em papel. Se um procedimento exigia seis passos desnecessários, transformá-los em seis ecrãs não resolve o problema.
O segundo é introduzir ferramentas demasiado complexas. O encarregado de obra deve ser envolvido desde o início: se recuperar um desenho a partir do tablet demora mais tempo do que telefonar para o escritório, continuará inevitavelmente a telefonar.
O terceiro é manter demasiadas fontes em simultâneo. Se a versão oficial existe na cloud, mas continua também a ser enviada por e-mail, WhatsApp e em papel, ao fim de algumas semanas regressará a mesma pergunta: “qual é a correta?”.
Por fim, não se devem descurar funções, permissões e segurança da informação. A série ISO 19650 inclui também uma abordagem específica à gestão segura da informação: a ISO 19650-5 aborda precisamente os princípios de security-minded information management.
Cálculo rápido: perceber amanhã quanto custa o processo atual
Para avaliar se a mudança faz sentido, não é necessário começar por um business case complexo.
Escolha uma semana típica e registe:
- quantas impressões são produzidas para as obras;
- quantas vezes um documento é reimpresso por ter sido atualizado;
- quantas deslocações são feitas principalmente por processos ou documentação;
- quanto tempo é utilizado para procurar a versão correta;
- quantos retrabalhos resultam de informação obsoleta ou incompleta.
Não é necessário atribuir imediatamente um valor monetário a cada dado. Só o facto de perceber quantas horas e quantas etapas são absorvidas pelo processo torna muito mais simples decidir onde intervir.
Onde entra concretamente a Edil-Up
A Edil-Up nasce com o objetivo de reduzir precisamente este tipo de fragmentação. A plataforma é desenvolvida como Construction Operating System, um ambiente no qual a gestão de obras, fases, documentos, colaboradores, presenças, comunicações e rede profissional podem trabalhar progressivamente em conjunto.
Na gestão diária, isto significa poder manter documentos e informação no contexto da obra, definir funções e permissões e permitir que as pessoas autorizadas acedam à informação necessária também a partir do terreno.
O objetivo não é eliminar o papel porque “o digital é melhor”. É eliminar as etapas em que o papel, os telefonemas, os e-mails e os ficheiros duplicados não acrescentam valor ao trabalho.
As empresas de construção podem assim começar por necessidades operacionais simples e alargar progressivamente o sistema, sem terem de digitalizar tudo ao mesmo tempo.
Cenário no terreno: o encarregado de obra com o tablet
Imaginemos um encarregado de obra que, em vez de transportar várias cópias em papel, consulta no tablet os documentos necessários para a fase em curso. Se o técnico atualizar uma especificação, a nova versão fica disponível no projeto e a anterior continua identificada no histórico.
Quando surge uma não conformidade, o responsável pode registá-la, anexar fotografias e permitir que o escritório a verifique sem esperar pelo regresso à sede. O fornecedor pode receber apenas a documentação necessária para a sua intervenção.
A vantagem não é o tablet. A vantagem é que o terreno e o escritório estão finalmente a trabalhar sobre a mesma informação.
Documentos digitais, administração e segurança: atenção às responsabilidades
A digitalização pode facilitar a localização de documentos e informação, mas não substitui as obrigações legais nem as responsabilidades das pessoas envolvidas.
No que diz respeito à saúde e segurança, é portanto aconselhável consultar as indicações oficiais do Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali.
Um ambiente digital pode ajudar a manter documentos, presenças e comunicações mais organizados e acessíveis. Não torna automaticamente conforme um processo que não o seja e não substitui avaliações, formação, controlos ou obrigações previstos na legislação.
Checklist essencial: começar sem grandes investimentos
- Identificar as três atividades que geram mais impressões ou deslocações.
- Escolher uma única obra-piloto.
- Colocar online os documentos realmente utilizados no terreno.
- Definir uma regra única para versões e revisões.
- Estabelecer funções e permissões simples.
- Formar o encarregado de obra diretamente no tablet ou smartphone.
- Medir todos os meses impressões, quilómetros evitados e tempo recuperado.
Como transformar os resultados numa vantagem competitiva
Quando as melhorias são medidas, podem ser utilizadas também para além da obra.
Uma redução documentada das impressões, das deslocações administrativas ou dos retrabalhos pode entrar no reporting interno e apoiar a comunicação da empresa com clientes, parceiros e donos de obra.
A palavra importante é, no entanto, documentada. A sustentabilidade e a digitalização tornam-se elementos comercialmente credíveis quando, por detrás das declarações, existem dados comparáveis ao longo do tempo.
Custos de construção: porque a eficiência operacional é importante
Reduzir papel e deslocações não resolve naturalmente o problema dos custos de construção, mas contribui para eliminar pequenas ineficiências que se acumulam na gestão da empreitada.
Para observar o contexto geral dos preços, é possível consultar os índices de custos de construção publicados pelo ISTAT. São dados de referência macroeconómica e não substituem, naturalmente, orçamentos, propostas e custos reais de cada empresa.
Precisamente quando os materiais e a mão de obra estão sob pressão, recuperar ineficiências organizacionais torna-se ainda mais importante.
Porque este método é especialmente adequado às PME de construção
Uma PME dificilmente pode parar a atividade durante meses para implementar um novo sistema. Precisa de perceber rapidamente se algo funciona.
Por isso, o método mais eficaz é muitas vezes incremental: uma obra, poucos documentos, poucas pessoas e um problema concreto para eliminar.
Quando o processo funciona, é alargado.
Primeiro, documentos e revisões. Depois, comunicações. Em seguida, presenças, fases, orçamento e outras informações operacionais.
O digital deve crescer juntamente com a empresa, não obrigar a empresa a adaptar-se a um sistema desnecessariamente complexo.
Recursos de referência para aprofundar
- Comissão Europeia – Construction Transition Pathway
- Comissão Europeia – Level(s), quadro para edifícios sustentáveis
- ISO 19650-1 – gestão da informação na construção
- European Environment Agency – emissões e mobilidade europeia
- Ministero del Lavoro – obrigações em matéria de saúde e segurança
- ISTAT – índices de custos de construção
Conclusão operacional: o primeiro passo a dar amanhã
Amanhã de manhã, escolha uma obra e faça algo muito simples: conte quantas vezes, na última semana, alguém teve de imprimir, reimprimir, procurar ou transportar fisicamente um documento.
Depois, escolha uma dessas etapas e digitalize-a completamente, do escritório ao terreno.
Meça o que muda durante um mês.
A verdadeira digitalização da construção não começa quando compramos um software. Começa quando eliminamos uma etapa desnecessária do trabalho diário.
Para conhecer melhor o projeto e a visão em que a plataforma assenta, pode consultar o projeto Edil-Up ou comparar ferramentas e abordagens no guia dedicado ao software de gestão de obras.
Equipa da Edil-Up