Numa empresa de construção, a diferença entre um dia que decorre conforme o planeado e um dia passado a resolver problemas depende muitas vezes de algo muito simples: ter a informação certa no momento certo.
Qual é a versão mais recente do desenho? Quem está hoje na obra? Uma alteração já foi aprovada? O orçamento da fase tem em conta a última modificação? O encarregado recebeu as mesmas informações do escritório?
Quando estas respostas estão distribuídas por e-mails, chamadas telefónicas, grupos de WhatsApp, folhas de Excel, documentos em papel e softwares que não comunicam entre si, o problema não é a falta de tecnologia. É a fragmentação.
É daqui que nasce o conceito de Construction Operating System (COS): não mais um programa a acrescentar às ferramentas já utilizadas pela empresa, mas um ambiente operacional onde obras, pessoas, documentos, comunicações e dados podem ser geridos de forma coerente.
Um software resolve uma atividade. Um Construction Operating System liga as atividades entre si.
E é precisamente esta diferença que torna interessante a comparação entre a gestão tradicional e a gestão integrada: não muda apenas a ferramenta utilizada, muda a forma como a informação atravessa a empresa.
Porque é que a gestão tradicional continua tão disseminada
Quando falamos de gestão tradicional, não estamos necessariamente a referir-nos a uma empresa pouco digitalizada. Muitas empresas já utilizam software de contabilidade, folhas de cálculo, arquivos na cloud, aplicações para registo de presenças, e-mail e ferramentas de mensagens.
A questão é que, muitas vezes, estas ferramentas funcionam separadamente.
O responsável pela empreitada tem o seu próprio Excel, a administração utiliza outro programa, os documentos são guardados em pastas partilhadas, o encarregado comunica por telefone e as fotografias chegam através de grupos de mensagens. Cada ferramenta pode funcionar bem por si só, mas é a passagem da informação de uma para outra que cria atrito.
Este modelo continua muito disseminado porque é conhecido. As pessoas sabem onde procurar um ficheiro, a quem telefonar para obter uma resposta e que procedimento seguir. Mudar significa dedicar tempo à formação, rever hábitos consolidados e enfrentar a migração de documentos e processos.
O problema surge quando a empresa cresce, as empreitadas aumentam ou várias pessoas têm de trabalhar simultaneamente com a mesma informação. Nessa altura, aquilo que antes parecia flexível pode transformar-se numa estrutura difícil de controlar.
Onde nasce o custo real da fragmentação
Na construção, os erros de informação raramente ficam confinados a um ecrã.
Uma alteração não comunicada atempadamente pode transformar-se num trabalho para refazer. Um documento técnico desatualizado pode atrasar uma equipa. Uma alteração aos custos registada apenas no ficheiro de uma pessoa pode tornar menos fiável o controlo da empreitada. Uma comunicação importante sobre segurança que não chega ao destinatário correto pode ter consequências muito mais graves do que algumas horas de trabalho perdidas.
A fragmentação gera, portanto, um custo que muitas vezes não aparece como uma única rubrica do balanço: minutos gastos à procura de documentos, chamadas para verificar informações, atividades duplicadas, erros de transcrição, aprovações que ficam pendentes e decisões tomadas com dados desatualizados.
Considerados isoladamente, parecem pequenos problemas. Multiplicados por pessoas, obras e meses de trabalho, tornam-se um problema organizacional.
O que é realmente um Construction Operating System
Um Construction Operating System não deve ser considerado simplesmente uma versão maior de um software de gestão de obras.
A diferença está no princípio em que é construído.
Num software tradicional, entra-se frequentemente para executar uma função específica: controlar uma atividade, carregar um documento, registar uma presença ou verificar um custo.
Num COS, estas informações fazem parte do mesmo ambiente operacional. A obra está ligada às suas fases, as fases às pessoas envolvidas, as pessoas às respetivas permissões, os documentos à empreitada correta e as comunicações ao contexto em que foram geradas.
O conceito de gestão estruturada da informação não nasceu naturalmente com os Construction Operating System. No setor da construção já existem referências internacionais importantes: a série de normas ISO dedicada ao Building Information Modelling e à gestão da informação, incluindo a ISO 19650, aborda precisamente temas como organização, digitalização, troca e gestão de dados ao longo do ciclo de vida dos ativos construídos.
Um COS leva uma lógica semelhante para o trabalho operacional diário da empresa: o valor não resulta apenas daquilo que cada função consegue fazer individualmente, mas daquilo que acontece quando as informações podem ser lidas dentro do mesmo contexto.
Isto permite à empresa reduzir os silos de informação e construir uma fonte operacional mais organizada, na qual quem tem autorização pode perceber o que está a acontecer sem ter de reconstruir constantemente a história da empreitada através de ferramentas diferentes.
A direção seguida pelo setor é também coerente com a estratégia europeia. A Construction Transition Pathway da Comissão Europeia identifica a transição digital como uma das etapas necessárias para tornar o ecossistema europeu da construção mais competitivo e resiliente, incluindo entre os temas centrais a partilha de dados, o BIM e a normalização.
Um exemplo concreto: chega uma alteração ao projeto
Imaginemos uma situação comum: durante uma empreitada é aprovada uma alteração que modifica parte das instalações e tem consequências tanto nos prazos como nos custos.
Num fluxo fragmentado, o projetista envia o documento por e-mail. O responsável pela empreitada reencaminha-o para as pessoas interessadas. O encarregado tem de perceber qual é a versão definitiva. O escritório atualiza o seu mapa financeiro e alguém tem de garantir que os subempreiteiros e as equipas receberam a indicação correta.
Se uma destas etapas chegar tarde, existe o risco de trabalhar com informações ultrapassadas.
Num ambiente operacional integrado, pelo contrário, a alteração pode ser ligada diretamente à empreitada e disponibilizada aos perfis envolvidos. O documento atualizado permanece associado ao projeto, as pessoas interessadas podem ser informadas e os efeitos na fase de trabalho ou no orçamento podem ser registados no mesmo contexto.
Não significa eliminar os imprevistos. Significa evitar que um imprevisto seja ampliado por uma má circulação da informação.
Do terreno ao escritório: a mesma informação deve ter a mesma história
Um dos problemas mais frequentes nas empresas é a distância informativa entre quem trabalha no terreno e quem toma decisões a partir do escritório.
O encarregado conhece o que está a acontecer fisicamente. O responsável pela empreitada tem de controlar prazos e atividades. A administração acompanha custos, documentos e prazos. A direção precisa de uma visão global.
São perspetivas diferentes sobre a mesma empreitada.
Um sistema bem organizado não obriga toda a gente a ver tudo. Faz exatamente o contrário: permite definir funções e permissões para que cada pessoa possa aceder às informações necessárias à execução do seu trabalho.
Desta forma, a digitalização não elimina responsabilidades, mas contribui para as tornar mais claras. Quem altera uma informação, quem tem de a aprovar e quem apenas a pode consultar passam a ser elementos do processo, e não conhecimentos informais confiados à memória das pessoas.
A vantagem estratégica: ver a empresa para além de uma única obra
O benefício de um COS não se limita à gestão diária da obra.
Quando as informações são recolhidas segundo uma lógica coerente, também a direção pode começar a observar a empresa de outra forma: que empreitadas estão a avançar conforme o planeado, onde se acumulam atrasos, que atividades exigem mais intervenções, onde se concentram custos ou ineficiências e que processos continuam a gerar problemas.
É a passagem da utilização do software como arquivo para a utilização do sistema como infraestrutura operacional.
A vertente estratégica nasce precisamente aqui: ter dados mais organizados não serve apenas para saber o que aconteceu ontem, mas para tomar melhores decisões sobre o que deve acontecer amanhã.
Os erros a evitar ao mudar de sistema
A tecnologia, por si só, não resolve uma organização desordenada.
Um dos erros mais frequentes consiste em comprar uma plataforma e tentar transferir para dentro dela os mesmos processos fragmentados utilizados anteriormente, sem questionar se podem ser simplificados.
Um segundo erro é manter indefinidamente dois sistemas em paralelo. Se o mesmo dado tiver de ser introduzido na nova plataforma e, simultaneamente, na antiga folha de Excel, os colaboradores irão sentir a digitalização como trabalho adicional, em vez de a verem como uma simplificação.
Existe ainda a questão da formação. Não são necessariamente precisos dias inteiros de teoria: muitas vezes é muito mais eficaz mostrar às pessoas como utilizar o sistema nas tarefas que realmente executam todos os dias.
Por fim, é importante definir desde o início quem pode ver, alterar ou aprovar determinadas informações e como devem ser geridos documentos, acessos e conservação de dados.
Para contextualizar melhor as avaliações económicas internas, pode ser útil comparar os dados da empresa com fontes oficiais, como os índices do ISTAT sobre os custos de construção e os índices do ISTAT para contratos públicos. São referências úteis para interpretar o contexto, mas não substituem o controlo detalhado de orçamentos, encomendas e custos reais de cada empreitada.
Como começar sem parar a empresa
A transição não tem necessariamente de começar em toda a empresa ao mesmo tempo.
Uma abordagem mais realista consiste em escolher uma empreitada-piloto e utilizá-la para perceber onde o novo método cria realmente valor.
Pode começar-se por identificar alguns problemas concretos: documentos difíceis de encontrar, comunicações que chegam tarde, aprovações pouco rastreáveis, controlo de presenças ou informações da empreitada distribuídas por demasiadas pessoas.
Depois definem-se as funções essenciais, importam-se os documentos realmente necessários e envolvem-se as pessoas que irão utilizar o sistema diariamente: responsável pela empreitada, encarregado, administração e, quando necessário, colaboradores externos.
Ao fim de algumas semanas, é possível avaliar indicadores muito simples: quanto tempo é necessário para encontrar um documento, quanto dura uma aprovação, quantas vezes é preciso voltar a pedir uma informação e quantas atividades são duplicadas.
É muito mais útil medir estes aspetos do que limitar-se a perguntar genericamente às pessoas se “gostam do novo software”.
As áreas em que um COS pode ter um impacto concreto
Cada empresa tem prioridades diferentes, mas algumas áreas tendem a beneficiar mais de um ambiente integrado.
A gestão documental é uma das primeiras: ter documentos associados à empreitada e acessíveis às pessoas autorizadas reduz a dependência de arquivos pessoais e anexos de e-mail.
A gestão das fases permite ligar a organização do trabalho ao estado real do projeto. O controlo do orçamento ajuda a manter custos e progresso no mesmo contexto operacional. O registo digital de presenças torna mais organizada a identificação das pessoas presentes na obra. As comunicações e conversas associadas ao trabalho ajudam a reduzir a dispersão da informação.
Também os aspetos ambientais podem ser organizados no mesmo ambiente, mantendo a documentação e as informações da empreitada mais fáceis de encontrar.
A vantagem, mais uma vez, não está em ter muitas funcionalidades. Está em evitar que cada funcionalidade se transforme num novo silo.
Um cenário realista: o que pode mudar numa empresa média
Imaginemos uma empresa média que gere várias obras em simultâneo e na qual o escritório técnico, a administração e as equipas operacionais utilizam ferramentas diferentes.
Antes da introdução de um ambiente integrado, uma alteração ao projeto é comunicada por e-mail, discutida por telefone e posteriormente registada nos documentos financeiros. As fotografias chegam através de mensagens, algumas informações ficam no telefone do responsável e o encarregado tem muitas vezes de pedir confirmação antes de avançar.
Ao levar estas atividades para o mesmo ambiente operacional, a empresa poderia associar documentos e comunicações à empreitada correta, disponibilizar às equipas as informações atualizadas e conservar um histórico mais organizado das decisões.
O resultado esperado não é “digitalizar tudo”, mas reduzir as passagens desnecessárias entre uma pessoa e outra e tornar mais difícil perder o contexto de uma decisão.
Quanto conta realmente o retorno do investimento
O custo de uma plataforma é fácil de ver. O custo da desorganização, muito menos.
Para avaliar corretamente o retorno de um Construction Operating System, não basta, por isso, comparar o preço da licença com o de outro software.
É preciso perguntar quantas horas são gastas todos os meses a reconstruir informações, procurar documentos, corrigir erros, atualizar manualmente várias ferramentas ou coordenar atividades que poderiam ser geridas dentro do mesmo fluxo.
Mesmo uma redução relativamente pequena destas ineficiências, repetida em várias pessoas e empreitadas, pode ter um impacto significativo no custo organizacional da empresa.
Por isso, o retorno deve ser medido através de indicadores concretos: tempo recuperado, retrabalho evitado, velocidade das aprovações, disponibilidade dos documentos e qualidade do controlo económico da empreitada.
Os índices dos custos de construção publicados pelo ISTAT também podem ser utilizados como referência externa para acompanhar a evolução dos custos, enquanto as avaliações operacionais devem partir sempre dos dados reais da empresa.
Conformidade e segurança: digitalizar não significa delegar a responsabilidade
Em matéria de segurança e conformidade, um sistema digital não substitui as obrigações, os procedimentos ou as responsabilidades previstos na legislação.
A questão é particularmente importante no setor da construção. A Agência Europeia para a Segurança e Saúde no Trabalho (EU-OSHA) considera a construção um dos setores mais expostos aos riscos profissionais e dedica orientações específicas à prevenção em obra.
Um Construction Operating System não torna, portanto, uma obra “segura” pelo simples facto de ser digital. Pode, contudo, ajudar a empresa a organizar melhor as informações e as evidências associadas às atividades realizadas.
Documentos de segurança, presenças, comunicações e atividades podem ser conservados de forma mais organizada e disponibilizados às pessoas autorizadas quando necessário.
A rastreabilidade torna-se, assim, um apoio à gestão: não elimina o risco nem substitui o controlo humano, mas reduz a probabilidade de informações importantes ficarem dispersas por arquivos pessoais e conversas difíceis de reconstituir.
Para as obrigações e responsabilidades, é naturalmente necessário consultar a legislação em vigor. O Ministério do Trabalho e das Políticas Sociais disponibiliza uma visão geral oficial das obrigações do empregador em matéria de saúde e segurança, com as respetivas referências ao D.Lgs. 81/2008.
Uma checklist simples para começar
- Escolher uma empreitada-piloto.
- Identificar os três ou quatro problemas de informação que geram mais perdas de tempo.
- Definir funções e permissões para o responsável pela empreitada, o encarregado, a administração e os colaboradores.
- Importar apenas os documentos realmente necessários para começar.
- Formar os utilizadores nas atividades que irão executar concretamente.
- Evitar, sempre que possível, manter durante meses processos duplicados entre o sistema antigo e o novo.
- Medir os tempos de localização dos documentos, as aprovações, os retrabalhos e as etapas manuais.
Como este modelo é aplicado na Edil-Up
A Edil-Up nasce precisamente da vontade de reunir várias atividades da empresa de construção no mesmo ambiente.
A plataforma integra a gestão de obras e fases, documentos, colaboradores, funções e permissões, orçamento, presenças com cartão digital, chat de obra e uma rede profissional dedicada ao setor.
O objetivo não é simplesmente concentrar muitas funcionalidades numa única interface, mas reduzir a distância entre o que acontece na obra e o que é gerido no escritório.
Para uma empresa, isto significa poder trabalhar na empreitada mantendo, no mesmo contexto operacional, as pessoas, os documentos, as comunicações e as informações necessárias à gestão diária.
Quem estiver a avaliar a digitalização da sua empresa pode conhecer melhor as funcionalidades dedicadas às empresas de construção ou comparar abordagens diferentes através das nossas análises sobre as alternativas para a gestão de obras.
O ponto decisivo continua a ser o fator humano
Mesmo o Construction Operating System mais completo falha se for visto pelas pessoas como uma obrigação adicional.
Por isso, a mudança deve começar pelos problemas reais de quem trabalha.
Um encarregado não precisa de “mais digitalização”: precisa de encontrar rapidamente o documento correto. Um responsável pela empreitada não quer introduzir mais dados: quer perceber primeiro se alguma coisa está a sair do controlo. A administração não procura mais um arquivo: quer receber informações mais organizadas.
Quando a tecnologia resolve estes problemas, a adoção torna-se natural. Quando, pelo contrário, acrescenta etapas, palavras-passe e procedimentos sem eliminar nada do que existia antes, é inevitavelmente vista como um peso.
É, por isso, fundamental envolver desde o início quem irá utilizar realmente a plataforma e construir o novo processo em conjunto com as pessoas que conhecem o trabalho diário.
Fontes úteis para avaliações económicas, digitais e regulamentares
Ao analisar custos, transformação digital e obrigações da empresa, é aconselhável complementar os dados internos com fontes institucionais e normas reconhecidas.
Os índices publicados pelo ISTAT podem oferecer uma referência para observar a evolução dos custos de construção e os mecanismos de revisão de preços nos contratos públicos. A Comissão Europeia oferece, por sua vez, uma visão mais ampla sobre a transformação digital do ecossistema da construção, enquanto as normas ISO dedicadas à gestão da informação constituem uma referência internacional para a organização e a troca de informações no setor.
Em matéria de saúde e segurança, a referência deve continuar a ser a legislação em vigor e as orientações das autoridades competentes, a começar pelo Ministério do Trabalho e pelos recursos europeus dedicados à prevenção.
A tecnologia pode ajudar a organizar estas informações. Não pode substituir a competência técnica, administrativa ou regulamentar necessária para as interpretar corretamente.
Então, vale realmente a pena passar para um Construction Operating System?
A resposta depende menos do número de funcionalidades presentes no software e muito mais do que a empresa perde atualmente devido à fragmentação.
Se os documentos, as pessoas, as comunicações, os custos e as atividades já forem geridos através de um fluxo organizado e partilhado, o benefício pode ser limitado.
Se, pelo contrário, uma parte importante do dia ainda for dedicada a procurar informações, pedir confirmações, transferir manualmente dados de uma ferramenta para outra e reconstruir o que aconteceu, a passagem para um ambiente integrado pode ter um valor muito concreto.
A verdadeira mudança não consiste em substituir o papel por um ecrã.
Consiste em garantir que a informação introduzida uma vez continua a ser útil ao longo de todo o processo.
É esta, mais do que qualquer funcionalidade individual, a lógica subjacente a um Construction Operating System.
Se quiser perceber como esta abordagem pode funcionar na gestão diária da sua empresa, pode experimentar a Edil-Up gratuitamente durante 10 dias.
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Equipa da Edil-Up